Kontakte verwalten

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  • Mit Hilfe von Adressbüchern können in Thunderbird Kontakte mit Namen, E-Mail-Adressen und weiteren Angaben verwaltet werden. Diese Kontakte stehen beim Verfassen neuer Nachrichten zur Verfügung.

    Persönliches Adressbuch & Gesammelte Adressen

    Die beiden Adressbücher "Persönliches Adressbuch" und "Gesammelte Adressen" sind in Thunderbird von Anfang an vorhanden. Im persönlichen Adressbuch werden Kontakte standardmäßig hinzugefügt, wenn man diese manuell speichern möchte. Im Gegensatz dazu werden in "Gesammelte Adressen" automatisch alle E-Mail-Adressen gespeichert, an die man eine E-Mail gesendet hat - dabei ist es egal, ob man dies per "Antworten", "Weiterleiten" oder normales "Verfassen" gemacht hat. Aus den gesammelten Adressen kann man sich im Laufe der Zeit die gewünschten Adressen heraussuchen und in das persönliche Adressbuch (oder auch ein anderes, selbst erstelltes) einpflegen. Zusätzlich helfen auch die gesammelten Adressen beim Eintippen von E-Mail-Adressen in das Empfänger-Feld ("An:" bzw. "CC:" oder "BCC:") im Verfassen-Fenster, um dort passende Vorschläge anzuzeigen (siehe: Adressen-Autovervollständigung).

    Einstellung, ob Adressen automatisch gesammelt werden

    Die Einstellung, ob und in welchem Adressbuch Adressen beim Senden automatisch gesammelt werden sollen, findet man unter Menu-Button> Einstellungen > Verfassen > Adressieren:

    Kontakt beim Lesen einer E-Mail hinzufügen

    Im Bereich der Kopfzeilen (Englisch: Header) wird der Absender der Nachricht und der Empfänger (in der Regel Sie) angezeigt (es können aber auch mehrere Empfänger sein, wenn diese per "CC" vom Absender eingetragen wurden). Thunderbird zeigt rechts neben dem Absender und den Empfängern ein Stern-Symbol. Der Stern ist jeweils grau-weiß , wenn die E-Mail-Adresse noch nicht in einem der Adressbücher vorhanden ist. Sobald eine E-Mail-Adresse schon in irgendeinem Adressbuch in Thunderbird gespeichert wurde, wird der Stern gelb dargestellt.

    Ein einfacher Klick auf das grau-weiße Stern-Symbol fügt die E-Mail-Adresse als neuen Kontakt in das persönliche Adressbuch hinzu. Falls der E-Mail-Adresse ein Name der Person zugeordnet ist, wird dieser zusammen mit der E-Mail-Adresse in diesem Kontakt gespeichert. Das Stern-Symbol wechselt von grau zu gelb . Den gespeicherten Kontakt kann man dann später in Ruhe "pflegen" und mit weiteren Daten wie Post-Adresse, Geburtsdatum, Foto etc. ergänzen.

    Macht man statt des einfachen Klicks einen Doppelklick auf das grau-weiße Stern-Symbol , so öffnet sich direkt der im Folgenden beschriebene Dialog zum Bearbeiten des Kontakts.

    Hinweis

    Wird nur noch der Name (oder genauer gesagt der "Anzeigename") des Kontakts gezeigt, aber die E-Mail-Adresse sieht man nicht mehr? Dies ist eine Option, die Thunderbird für bekannte (also in einem Adressbuch gespeicherte) Kontakte anbietet. Man kann diese Option unter Menu-Button> Einstellungen > Ansicht > Erweitert ein- und ausschalten.


    Kontakt beim Lesen einer E-Mail bearbeiten

    Mit Hilfe des oben gezeigten Stern-Symbols kann man den zugehörigen Adressbuch-Eintrag (also den Kontakt) auch direkt bearbeiten. Wenn der Stern schon gelb ist, macht man einen einfachen Klick auf den Stern, damit der Dialog sich öffnet. Wenn der Stern noch grau-weiß ist, kann man statt des einfachen Klicks einen Doppelklick auf das grau-weiße Stern-Symbol setzen. Dann öffnet sich direkt der Dialog zum Bearbeiten des Kontakts:

    Der Dialog bietet eine kleine Auswahl an Möglichkeiten, die oft schon ausreichend ist, um den Kontakt als reinen E-Mail-Kontakt zu bearbeiten/speichern (also ohne weitere Angaben wie Postadresse oder Geburtsdatum etc.). Man sieht, dass die E-Mail-Adresse bereits übernommen wurde. Falls der E-Mail-Adresse in der gelesenen Nachricht auch ein Name zugeordnet war, so ist diese im Eingabefeld bei Name: auch schon eingetragen - man kann diesen Namen hier bearbeiten (Punkt 1). Bei Adressbuch: (Punkt 2) kann man auswählen, in welchem der bereits vorhandenen Adressbücher der Kontakt gespeichert werden soll (standardmäßig wird "Persönliches Adressbuch" genutzt). Soll die E-Mail-Adresse bzw. der Kontakt gar nicht in einem Adressbuch gespeichert werden, kann man Löschen anklicken (Punkt 4). Die Schaltfläche Details bearbeiten (Punkt 3) öffnet den kompletten Dialog, den man auch im Adressbuch-Fenster zur Verfügung hat, um den Kontakt und alle weiteren Daten wie Postadresse, Foto, Geburtstag etc. umfassend zu bearbeiten. Wenn der Name und das gewünschte Adressbuch korrekt sind, bestätigt man mit Fertig.

    Das Adressbuch-Fenster

    Das "Adressbuch" in Thunderbird ist streng genommen nicht nur ein Adressbuch, sondern eine Verwaltung von beliebig vielen Adressbüchern innerhalb Thunderbirds. Das zugehörige Adressbuch-Fenster kann man auf verschiedene Arten öffnen. Am schnellsten geht es per Kurzbefehl (also Tastaturkürzel) Strg + Umschalt + B - das geht sowohl aus dem Hauptfenster als auch aus dem Verfassen-Fenster heraus. Stattdessen kann man auch über das Menü bzw. die Menü-Schaltfläche Menu-Button> Extras > Adressbuch das Fenster öffnen. Alternativ gibt es für die Symbolleiste des Hauptfensters auch eine spezielle Schaltfläche Adressbuch, die man der Symbolleiste hinzufügen kann (Siehe: Symbolleisten anpassen).

    Das Adressbuch-Fenster zeigt auf der linken Seite die Liste der vorhandenen Adressbücher (Punkt 1), rechts im oberen Bereich (Punkt 2) ist die Liste der Kontakte innerhalb des gewählten Adressbuchs (oder wie im Bild die Liste übergreifend für alle Adressbücher) zu sehen. Der rechte untere Bereich (Punkt 3) zeigt dann die Details zu dem ausgewählten einzelnen Kontakt - je mehr Daten für den Kontakt eingepflegt und gespeichert wurden, desto mehr wird hier gezeigt. Wenn man einen Teil des Namens oder der E-Mail-Adresse eines gesuchten Kontakts in das Eingabefeld (Punkt 4) rechts oben in der Symbolleiste eintippt, wird die Liste der gezeigten Kontakte auf die Suchergebnisse reduziert. Für die Liste der Kontakte kann man unterschiedliche Spalten anzeigen lassen. Das Auswahlmenü für die Spalten befindet sich an dem kleinen Spalten-Symbol (Punkt 5).

    Die Elemente/Bereiche des Adressbuch-Fensters lassen sich über das Menü Ansicht > Symbolleisten und Ansicht > Fensterlayout teilweise ein- und ausblenden.

    Hinweis

    Die Anzeige von Namen, Vornamen und Reihenfolge der aufgelisteten Kontakte lässt sich durch einige Optionen verändern. Diese Optionen findet man im Adressbuch-Fenster im Menü Ansicht > Namen anzeigen und Ansicht > Sortieren nach.


    Ein weiteres Adressbuch erstellen

    Um ein neues, zusätzliches Adressbuch anzulegen, wählt man im Menü Datei > Neu > Adressbuch. Es öffnet sich ein kleines Dialogfeld, in dem man den gewünschten Namen des Adressbuchs eingeben muss. Anschließend erscheint das Adressbuch links in der Liste der Adressbücher (Bild oben, Punkt 1).

    Einen Kontakt hinzufügen & bearbeiten

    Wenn man innerhalb des Adressbuch-Fensters einen neuen Kontakt erstellen möchte, wählt man im Menü Datei > Neu > Kontakt... oder man klickt in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Neuer Kontakt.

    Um einen bestehenden Kontakt zu bearbeiten, macht man am einfachsten einen Doppelklick auf den Kontakt in der Liste (Bild oben, Punkt 2) oder wählt den Kontakt aus und geht über das Menü Bearbeiten > Eigenschaften (Kurzbefehl Strg + I).

    Das Dialogfeld beim Erstellen eines neuen Kontakts bietet oben die Möglichkeit, das gewünschte Adressbuch auszuwählen (folgendes Bild, Punkt 1 - Hinzufügen zu:), in dem der neue Kontakt erstellt werden soll, falls man nicht schon vorher das korrekte Adressbuch ausgewählt/markiert hat. Dies ist der einzige Unterschied zum Dialog, der beim späteren Bearbeiten der Eigenschaften erscheint.

    Minimal sollte man den Namen und die E-Mail-Adresse für einen Kontakt eingeben. Beim Tippen im Feld Vorname und/oder Name erzeugt Thunderbird automatisch einen passenden "Anzeigenamen". Man kann den "Anzeigenamen" aber auch manuell ändern. Dieser "Anzeigename" wird an verschiedenen Stellen im Programm teilweise statt der E-Mail-Adresse oder in Kombination mit der E-Mail-Adresse verwendet/gezeigt.

    Hinweis

    Der Absender einer E-Mail benutzt für eine Person und deren E-Mail-Adresse oft einen anderen Namen als der Empfänger. Beispiel: Die Mutter des Absender ist für ihn "Mutti", für den Empfänger ist es aber die relativ fremde "Frau Mustermann". Schickt der Absender nun eine E-Mail, wird im Nachrichtenkopf (Englisch: Header) die E-Mail-Adresse in Kombination mit "Mutti" eingetragen. Mit "Mutti" kann der Empfänger aber wenig anfangen, da es nicht seine Mutter ist. Genau dann kommt der hier verwendete "Anzeigename" aus dem Kontakt ins Spiel. Für die E-Mail-Adresse von "Mutti" wird hier beim Empfänger in Thunderbird dann beispielsweise "Frau Mustermann" angezeigt. Dies kann man mit der Option (Punkt 2) erzwingen, sodass "Mutti" in der Anzeige mit "Frau Mustermann" quasi "überschrieben" wird.


    Wenn bekannt ist, dass die Person, deren E-Mail-Adresse in diesem Kontakt verwendet wird, es bevorzugt, nur "Reintext"-Nachrichten oder liebend gerne "HTML"-Nachrichten zu erhalten, kann man bei Bevorzugt folgendes Nachrichten-Format: (Punkt 3) von "Unbekannt" zu der gewünschten Option wechseln. Dies führt dann später beim Verfassen und Senden von Nachrichten dazu, dass der Wunsch automatisch berücksichtigt wird.

    Der Dialog zum Bearbeiten eines Kontakts bietet zahlreiche Eingabemöglichkeiten. Diese sind auf mehrere Tabs verteilt. Die Anzahl der E-Mail-Adressen ist pro Kontakt auf zwei Adressen begrenzt. Hat eine Person noch mehr E-Mail-Adressen, so müssen dafür zusätzliche, separate Kontakte in Thunderbird angelegt werden.

    Einfache Suche nach Kontakten bzw. Adressen

    Das Adressbuch-Fenster bietet rechts oben in der Symbolleiste ein Eingabefeld, in das man einen Teil des Namens oder der E-Mail-Adresse eines gesuchten Kontakts eintippen kann. Die Liste der gezeigten Kontakte wird schon beim Tippen auf die Suchergebnisse reduziert. Falls das Eingabefeld fehlt, kann man es wieder in die Symbolleiste des Adressbuch-Fensters hinzufügen (Siehe: Symbolleisten anpassen).

    Erweiterte Suche nach Kontakten bzw. Adressen

    Im Adressbuch-Fenster kann man über das Menü Bearbeiten > Adressen suchen... einen umfangreichen Suchen-Dialog aufrufen. Dort kann man differenziert Suchkriterien eingeben, um bestimmte Kontakte aus einer vielleicht vorhandenen Vielzahl an Kontakten herauszufinden.

    LDAP-Verzeichnisserver

    Neben Thunderbirds eigenen, lokalen Adressbüchern kann man auch Adressen von LDAP-Verzeichnis-Servern in Thunderbird einbinden (man könnte es auch als "abonnieren" bezeichnen). Verwendet wird LDAP oftmals in Firmen oder an Universitäten, um Adressbücher global zugänglich zu machen, wobei diese Adressbücher in der Regel nicht öffentlich sind, sondern durch Benutzername und Passwort geschützt werden und die Datenübertragung auch verschlüsselt erfolgen kann.

    LDAP-Verzeichnis hinzufügen

    Über das Menü Datei > Neu > LDAP-Verzeichnis... öffnet man den Dialog, um ein LDAP-Adressbuch in Thunderbird einzufügen. Der Dialog ist in mehrere Tabs aufgeteilt. Im ersten Tab "Allgemein" muss man die korrekten Daten eingeben, die man vom Administrator des LDAP-Servers erhalten hat. Universitäten oder die IT-Abteilungen großer Unternehmen bieten dafür oft auch genaue, bebilderte Anleitungen an. Im Tab "Offline" kann man dafür sorgen, dass eine lokale Kopie vom LDAP-Server geladen wird und zur Verfügung steht, falls die Verbindung zum LDAP-Server anschließend zeitweise nicht vorhanden ist - die Verbindung zum Server muss aber vorher erstmal erfolgreich hergestellt werden und das Passwort im Verlauf eingegeben sein. Im Tab "Erweitert" legt man fest, wie viele Adressen oder Suchergebnisse aus dem LDAP-Verzeichnis maximal angezeigt werden sollen und ob auf dem LDAP-Server auch Unterverzeichnisse durchsucht werden sollen. Sinnvolle Einstellungen erhält man auch hierfür am besten vom Administrator des LDAP-Servers.

    Wenn die Eingaben oben korrekt sind, bestätigt man mit OK und ist zurück im Adressbuch-Fenster des Thunderbird. Sobald danach das erste Mal von Thunderbird im LDAP-Verzeichnis gesucht wird, erhält man bei Bedarf auch die Eingabeaufforderung für das zugehörige Passwort. Man kann für eine erste Suche beispielsweise einfach "Test" rechts oben in das Suchfeld des Adressbuch-Fensters eingeben.

    Hat man das korrekte Passwort eingegeben und mit OK bestätigt, werden die passenden Suchergebnisse aus dem LDAP-Adressbuch angezeigt.

    LDAP-Verzeichnisserver auch bei der Adress-Autovervollständigung nutzen

    Den LDAP-Verzeichnisserver kann man in Thunderbirds Einstellungen-Dialog auch für diese Funktion aktivieren. Dazu geht man in Thunderbirds Hauptfenster über Menu-Button> Einstellungen > Verfassen > Adressieren und aktiviert die im Bild rot markierte Option und wählt das zuvor angelegte LDAP-Verzeichnis aus dem Auswahlmenü aus. Die Schaltfläche Bearbeiten... führt letztlich wieder zu den Einstellungen des LDAP-Servers, was hier aber eigentlich nicht weiter notwendig ist.


    Verteiler-Listen

    Eine Verteiler-Liste erstellen & bearbeiten

    Um eine Verteiler-Liste zu erstellen, geht man im Adressbuch-Fenster über das Menü Datei > Neu > Verteiler-Liste.... Alternativ kann man auch auf die Schaltfläche Neue Liste in der Symbolleiste des Adressbuch-Fensters klicken. Es öffnet sich der unten abgebildete Dialog, in dem man Folgendes eingibt:

    Bei Hinzufügen zu: (Punkt 1) wählt man ein Adressbuch aus, in dem die Verteiler-Liste angelegt werden soll.

    Achtung

    Es macht einen Unterschied, ob sich Kontakte im gleichen Adressbuch wie die angelegte Verteiler-Liste befinden oder ob die Kontakte aus anderen Adressbüchern hinzugefügt werden:
    • Kontakte aus dem identischen Adressbuch werden nur als eine Art "Verweis" in der Verteiler-Liste behandelt. Bearbeitet man einen solchen Kontakt, wird er folglich synchron sowohl in der Verteiler-Liste als auch im Adressbuch selbst verändert.
    • Kontakte, die aus einem anderen Adressbuch in die Verteiler-Liste eingefügt werden, werden nicht automatisch mit verändert, wenn man diese später bearbeitet. Sie sind dann also "asynchron".


    Bei Listenname, Listen-Spitzname (nur optional) und Beschreibung (Punkte 2, 3 und 4) kann man etwas Beliebiges, Sinnvolles eingeben, womit man später arbeiten möchte.

    Im großen Eingabefeld (Punkt 5) kann man E-Mail-Adressen eingeben. Diese lassen sich aber auch anschließend bequem per "Drag & Drop" im Adressbuch-Fenster in die Verteiler-Liste ziehen. Wenn man dennoch hier direkt E-Mail-Adressen von Hand eingibt, ist es nicht notwendig, dass diese bereits in einem der Adressbücher vorhanden sind. Falls die Adressen aber sogar dem identischen Adressbuch angehören, hilft die Auto-Vervollständigung beim Tippen. Wenn zu einer eingegebenen Adresse noch kein dazugehöriger Kontakt existiert, wird durch die Eingabe automatisch einer im übergeordneten Adressbuch dieser Verteiler-Liste angelegt. Dabei werden aber zunächst nur Namen und E-Mail-Adressen in den neuen Kontakten gespeichert. Weitere Daten wie Spitzname, Adresse, Telefonnummer etc. können später separat in die entsprechenden Kontakte eingegeben werden.

    Sobald das Dialogfeld für die neue Verteiler-Liste mit OK geschlossen wird, erscheint diese links unter dem übergeordneten Adressbuch (also wie eine Art Unterordner). Es lassen sich nun jederzeit weitere Adressen bzw. Kontakte per Drag & Drop in die Verteiler-Liste ziehen. Wichtig ist, dass man die Kontakte auf die Verteiler-Liste im linken Bereich zieht - nicht rechts oben, wo sie auch gezeigt wird (dort zeigt aber auch der Mauszeiger mit einem Symbol, dass der Versuch nicht funktioniert).

    Verteiler-Listen verwenden

    Aus dem Adressbuch-Fenster heraus kann man eine neue Nachricht verfassen, die an eine Verteiler-Liste gesendet werden soll. Dazu wählt man im linken Bereich des Adressbuch-Fensters die gewünschte Verteiler-Liste aus und klickt auf die Schaltfläche Verfassen oben in der Symbolleiste. Alternativ kann man auch die Verteiler-Liste auswählen und wählt im Menü Datei > Neu > Nachricht.

    Wichtig

    Beim Verfassen und vor allem vor dem Senden einer Nachricht an eine Verteiler-Liste sollte man ein paar Dinge unbedingt beachten. Daher sollte man an dieser Stelle bitte folgenden Artikel lesen: E-Mails an Verteiler-Listen senden.


    Kontakte mit anderen Diensten synchronisieren

    Thunderbird selbst kann Kontakte bisher nicht mit anderen Diensten oder mit mobilen Geräten wie Smartphones synchronisieren. Es gibt aber Add-ons, die dies für einzelne Dienste/Anbieter ermöglichen. Zusätzliche, externe Programme sind zwar auch eine Möglichkeit, bieten aber keine ständige, automatische Synchronisation im Hintergrund an.

    Google Kontakte

    Für die Synchronisation mit den Google-Kontakten gibt es verschiedene Add-ons. Das beliebteste Add-on "Google Contacts" ist zur Zeit nicht mit Googles API für das Login kompatibel - es funktioniert also nicht.


    iCloud und iTunes

    Bisher ist leider keine direkte Möglichkeit bekannt.

    Siehe auch



    Weblinks



    Beteiligte Autoren

    Graba, JakobVoss, Thunder

    Weitere Quellen: HafenCity Universität Hamburg (Beispiel für LDAP)

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