Ich möchte eine geschäftliche Mail wie einen Brief schreiben, der beim Empfänger auf A4 genauso aus dem Drucker kommt wie bei mir.
Hallo Ruhezone,
nach meinem subjektiven Verständnis ist Letzteres nicht möglich bzw. funktioniert bestenfalls zufällig. Allein der Kopf (Angabe von Absender, Betreff, vielleicht noch Datum/Uhrzeit und ggf. allen Empfängern) ist bereits bei jedem Mailprogramm etwas anders, ebenso sind die Einstellungen und Vorlieben für die Darstellung von Zitaten (bei Antworten) sehr verschieden - von individuellen Einstellungen für Randbreiten, Schriftgrößen für die Kopfangaben usw. mal ganz abgesehen.
Hinzu kommt je nach Mailprogramm noch eine prominente Angabe des "Ausdruckers" auf der ersten Seite - wenn meine Kollegin und ich beispielweise im gleichen Mailverteiler dieselbe Mail erhalten (jeweils eigener Account) und mit demselben Outlook auf demselben Drucker ausdrucken (vielleicht sogar abwechselnd auf demselben PC angemeldet), steht oben drüber bei ihr ihr Name, bei mir meiner.
Wie du völlig richtig erwähntest, arbeiten "normale Textverarbeitungen" mit festen Papierformaten, bei uns für Briefe i.d.R. A4 und hinterm großen Teich Letter beispielsweise. Diese Informaton ist im Dokument enthalten und mit Bezug darauf werden die Seiten dann auch gerendert - der Seitenrand definiert den verbleibenden Platz für den Text.
Font und Schriftgröße (nebst Schriftausprägung, Einzug, Laufweite, Kerning, Hoch-/Tiefstellung usw.) als Folgegrößen bestimmen dann die pro Zeile möglichen Buchstaben und Zeilenhöhen und Absatzabstände usw. bestimmen die Zahl der Zeilen ..... wenn du bei Standardschriften bleibst und nicht fürs CI auf Hausschriften setzt, bleiben die Abweichungen immerhin gering bis vernachlässigbar. Ziemlich gleich sieht es eigentlich nur aus, wenn "eng verwandte" Druckermodelle bei dir und dem Empfänger genutzt werden und auch die Versionen der Textverarbeitung nicht allzu verschieden ausfallen.
Bei einer E-Mails gibst du m.W. kein Papierformat und auch keine Randbreiten mit, keine Höhe von Kopf- und Fußzeilen, du hast kein Lineal mit Tabs, usw. usw. usw. Ich meine sogar, dass ggf. Hintergrundbilder (sog. Briefpapier) bei Word seitenfüllend gedruckt werden kann (von den nicht bedruckbaren Rändern je nach Druckermodell mal abgesehen) und bei Mails (zumindest Outlook bietet sowas überhaupt an) nur innerhalb der für den Ausdruck (!) gewählten Seitenränder. Dabei bin ich mir aber nicht sicher.
Ein weiterer wesentlicher Unterschied ist auch das Konzept der Antwort (oder Weiterleitung) an sich - beim normalen Geschäftsbrief ist die Antwort - vom inhaltlichen Bezug abgesehen - ein vollständig eigenständiges Dokument, sogar ein komplett eigenständiger Vorgang und praktisch immer ein Medienbruch, und muss nicht einmal im selben Datenformat gespeichert werden: Du schreibst deine Briefe z.B. mit Word und speicherst sie als DOC oder DOCX-Datei, ich meine Antworten vielleicht mit Writer (Speichern als ODT); ebenso könntest du oder ich eine alte Schreibmaschine nutzen oder ein Fax schicken.
Ich nehme mal an, dass E-Mail vom Konzept her nicht mal zum Ausdruck vorgesehen war bzw. dass das völlig nachrangig war.
Bereits ein Word- oder Writer-Dokument ist nicht wirklich layoutsicher, wenn die Schriften nicht eingebunden werden oder noch besser der ganze Inhalt nicht gleich als seitenfüllende Bilddatei enthalten ist. Für eine Mail trifft das noch viel weniger zu, da wie gesagt einheitliches Layout beim Ausdruck wohl nie auf der Agenda stand.
Wenn du sichergehen willst, dass der Ausdruck beim Empfänger möglichst genauso aussieht wie bei dir - und du auf E-Mail setzt - dann musst du deinen Ausdruck wohl einscannen (-> PDF) oder aus deinem Brief direkt ein PDF erzeugen und dieses mailen.
E-Mail war/ist m.E. nicht als Ersatz normaler Briefe gedacht und kann das technisch wohl auch garnicht leisten. Es ist eine Ergänzung und ggf. eine Alternative, aber nicht 1:1 als Ersatz tauglich.
MfG
Drachen