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FAQ:Abwesenheitsnotiz

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Kann ich bei Thunderbird eine Abwesenheitsnotiz einrichten, die jeder erhält, der mir während meiner Abwesenheit eine E-Mail schickt?

Sie sind eine Zeit lang nicht erreichbar, da Sie beispielsweise in Urlaub fahren. Ihre E-Mails können Sie daher längere Zeit nicht beantworten, was gerade auch im geschäftlichen Bereich unangenehm sein kann. Daher möchten Sie, dass die Absender eine automatische Abwesenheitsnotiz mit einer kurzen Information erhalten, ab wann Sie wieder erreichbar sind. Natürlich könnte auch eine andere/weitere Information in dieser Abwesenheitsnotiz stehen.


Inhaltsverzeichnis


Grundsätzliches

Der Computer muss ständig eingeschaltet sein

Die Funktion, eine Abwesenheitsnotiz zu senden, erfordert, dass der Computer dauerhaft eingeschaltet sein muss. Nur dann können E-Mails empfangen werden und als Reaktion darauf kann die Abwesenheitsnotiz gesendet werden. Da fast niemand seinen Computer ständig angeschaltet lässt, bietet kaum eine E-Mail-Anwendung eine direkte Möglichkeit für diese Funktion.

Hinweis:
Eine Ausnahme kann das Programm "Microsoft Outlook" sein. Outlook selbst hat aber letztlich nichts mit dem Senden der Abwesenheitsnotiz zu tun. Vielmehr wird mit Hilfe von Outlook die Funktion auf dem sogenannten Exchange-Server (z. B. in Ihrem Firmennetzwerk) aktiviert, der immer eingeschaltet ist und dann die Abwesenheitsnotizen für Sie versendet.


Abwesenheitsnotiz - sinnvoll oder nicht?

Es lässt sich darüber streiten, ob eine automatisierte Abwesenheitsnotiz wirklich sinnvoll ist. Ein paar Punkte zu Pro und Kontra seien hier genannt.

Pro:

  • Niemand fühlt sich übergangen/vergessen, wenn er keine zeitnahe (persönliche) Antwort erhält.
  • Niemand braucht sich Sorgen zu machen, dass seine Nachricht an Sie verloren gegangen sei.
  • Allgemeine Information über Ihren Abwesenheitsstatus für Ihre Kontakte

Kontra:

  • Auch Spam wird beantwortet - dies führt evtl. zu noch mehr Spam.
  • Jeder erhält die Informationen über Ihre Abwesenheit (vielleicht auch potentielle Einbrecher?).
  • Es kann quasi ein Ping-Pong-Effekt entstehen, wenn Ihre Abwesenheitsnotiz nicht zugestellt werden kann. Dabei kann es (theoretisch) zu einem unendlichen Hin und Her zwischen Ihrer Abwesenheitsnotiz und einer Fehlermeldung (oder auch Abwesenheitsnotiz) Ihres Gegenübers kommen. Wenn Sie Pech haben, ist Ihr Postfach dann innerhalb von Minuten komplett voll und Sie können keine weiteren E-Mails mehr erhalten.

Wenn Sie unbedingt eine Abwesenheitsnotiz einrichten möchten, ist es empfehlenswert, dass Sie eine Abwesenheitsnotiz eher über Ihren E-Mail-Provider versenden lassen.

Abwesenheitsnotiz mit Hilfe einer Vorlage + eines Filters in Thunderbird

Ihr Computer ist während Ihrer Abwesenheit doch ständig eingeschaltet und Thunderbird auch dauerhaft geöffnet? Dann können Sie mit Hilfe einer Vorlage und eines Filters die Funktion ermöglichen.

Erstellen Sie als Erstes bitte eine Vorlage

Dazu erzeugen Sie per Klick auf Verfassen eine neue Nachricht.

  1. In dieser Nachricht wählen Sie ganz oben bei Von: den korrekten Absender (also Ihre eigene korrekte E-Mail-Adresse, die verwendet werden soll) aus.
  2. Bei An: tragen Sie nichts(!) ein. Also keinen Empfänger angeben.
  3. Bei Betreff: können Sie passenderweise "Abwesenheitsnotiz" eintragen.
  4. Die eigentliche Nachricht/Abwesenheitsnotiz können Sie dann nach Ihren Bedürfnissen formulieren.
  5. Wenn Sie so weit fertig sind, müssen Sie diese Nachricht als Vorlage speichern. Dies geht z. B. über Datei > Speichern als > Vorlage

Hinweis:
Platzhalter (Variablen) der Art %Datum% können Sie standardmäßig in der Vorlage nicht verwenden. Dies ist aber mit dem Add-on Quicktext möglich, das hier nicht näher beschrieben wird.

Den passenden Filter erstellen

Rufen Sie in Thunderbird bitte Extras > Filter... auf. Der Filter-Dialog öffnet sich. Ganz oben in dem Dialogfeld bei Filter für: wählen Sie bitte das E-Mail-Konto aus, für das die Abwesenheitsnotiz erstellt werden soll. Dann klicken Sie rechts im Dialogfeld auf Neu.... Nun öffnet sich der Dialog zum Erstellen eines Filters. Den Filter definieren Sie folgendermaßen:

  1. Bei Filter-Name: können Sie auch wieder "Abwesenheitsnotiz" verwenden.
  2. Darunter wählen Sie Keine Bedingungen aus. Somit wird jede E-Mail inkl. Spam beantwortet!
  3. Unten bei Auszuführende Aktionen: wählen Sie bitte "Antworte mit Vorlage:" und die passende (vorher erstellte) Vorlage "Abwesenheitsnotiz" aus.

Das Dialogfeld können Sie nun mit OK bestätigen. Im "Filter"-Dialogfeld muss nun der neu erstellte Filter aufgelistet werden. Überzeugen Sie sich, dass der Filter dort dann aktiviert (angehakt) ist, wenn er tatsächlich verwendet werden soll. Das "Filter"-Dialogfeld können Sie nun auch schließen.

Denken Sie daran: Der Computer muss dann angeschaltet, Thunderbird geöffnet und der Filter aktiviert sein, wenn die Abwesenheitsnotiz zur Anwendung kommen soll. Vergessen Sie nicht, den Abwesenheitsfilter nach Ihrer Rückkehr wieder zu deaktivieren.

Abwesenheitsnotiz mit Hilfe Ihres E-Mail-Providers

Die E-Mail-Server Ihres E-Mail-Providers sind rund um die Uhr eingeschaltet. Daher ist dies die sinnvollere Stelle, um eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. In der Regel bietet jeder E-Mail-Provider über seine Website einen Zugriff auf Ihr Postfach. Dort kann man dann auch die Funktion der Abwesenheitsnachricht aktivieren und einen passenden Text eingeben. Da dies bei jedem Anbieter etwas unterschiedlich funktioniert, können wir hier keine pauschale Anleitung geben. Sie finden im Folgenden aber den Weg/Pfad zur Abwesenheitsschaltung einiger Provider:

  • GMX: nach dem Login, links: E-Mail > Optionen > Abwesenheit
  • Freenet Mail: nach dem Login: Einstellungen > Senden & Empfangen > Abwesenheit
  • Web.de Freemail: nach dem Login, links: Einstellungen, dann oben: Eingang > automatische Antwort
  • Google Mail: nach dem Login, oben: Einstellungen > Allgemein > Abwesenheitsnotiz


Siehe auch


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FAQ: Dieser Artikel gehört zu den "Häufig gestellten Fragen" (FAQ). Die Seite Fragen & Antworten bietet eine Übersicht aller FAQ-Artikel. Außerdem ist die MozillaZine Knowledge Base (Englisch) immer einen Blick wert.


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