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Sie sind eine Zeit lang nicht erreichbar, da Sie beispielsweise in Urlaub fahren. Ihre E-Mails können Sie daher längere Zeit nicht beantworten, was gerade auch im geschäftlichen Bereich unangenehm sein kann. Deshalb möchten Sie, dass die Absender eine automatische "Abwesenheitsnotiz" mit einer kurzen Information erhalten, ab wann Sie wieder erreichbar sind. Natürlich könnte auch eine andere/weitere Information in dieser Abwesenheitsnotiz stehen.
1 Abwesenheitsnotiz - sinnvoll oder nicht?
Es lässt sich darüber streiten, ob eine automatisierte Abwesenheitsnotiz wirklich sinnvoll ist:
Pro:
- Niemand fühlt sich übergangen oder vergessen, wenn er keine zeitnahe (persönliche) Antwort erhält.
- Niemand braucht sich Sorgen zu machen, dass seine Nachricht an Sie verloren gegangen sei.
- Allgemeine Information über Ihren Abwesenheitsstatus für Ihre Kontakte
Kontra:
- Auch Spam wird beantwortet - dies führt evtl. zu noch mehr Spam.
- Jeder erhält die Informationen über Ihre Abwesenheit (vielleicht auch potentielle Einbrecher?).
- Es kann quasi ein Ping-Pong-Effekt entstehen, wenn Ihre Abwesenheitsnotiz nicht zugestellt werden kann. Dabei kann es (theoretisch) zu einem unendlichen Hin und Her zwischen Ihrer Abwesenheitsnotiz und einer Fehlermeldung (oder auch Abwesenheitsnotiz) Ihres Gegenübers kommen. Wenn Sie Pech haben, ist Ihr Postfach dann innerhalb von Minuten komplett voll und Sie können keine weiteren E-Mails mehr erhalten.
Wenn Sie unbedingt eine Abwesenheitsnotiz einrichten möchten, ist es empfehlenswert, dass Sie eine Abwesenheitsnotiz eher über Ihren E-Mail-Provider versenden lassen.
2 Abwesenheitsnotiz mit Hilfe einer Vorlage + eines Filters in Thunderbird
2.1 Der Computer muss ständig eingeschaltet sein
Die Funktion, eine Abwesenheitsnotiz zu senden, erfordert, dass der Computer dauerhaft eingeschaltet sein muss. Nur dann können E-Mails empfangen werden und als Reaktion darauf kann die Abwesenheitsnotiz gesendet werden. Da fast niemand seinen Computer ständig angeschaltet lässt, bietet kaum eine E-Mail-Anwendung eine direkte Möglichkeit für diese Funktion. Eine Ausnahme kann das Programm "Microsoft Outlook" sein. Outlook selbst hat aber letztlich nichts mit dem Senden der Abwesenheitsnotiz zu tun. Vielmehr wird mit Hilfe von Outlook die Funktion auf dem sogenannten Exchange-Server (beispielsweise in Ihrem Firmennetzwerk) aktiviert, der immer eingeschaltet ist und dann die Abwesenheitsnotizen für Sie versendet.
2.2 Die Vorlage für die Abwesenheitsnotiz erstellen
Dazu erzeugen Sie per Klick auf Verfassen eine neue Nachricht.
- In dieser Nachricht wählen Sie ganz oben bei Von: den korrekten Absender (also Ihre eigene korrekte E-Mail-Adresse, die verwendet werden soll) aus.
- Bei An: tragen Sie nichts(!) ein. Also keinen Empfänger angeben.
- Bei Betreff: können Sie passenderweise "Abwesenheitsnotiz" eintragen.
- Die eigentliche Nachricht bzw. Abwesenheitsnotiz können Sie dann nach Ihren Bedürfnissen formulieren.
- Wenn Sie so weit fertig sind, müssen Sie diese Nachricht als Vorlage speichern. Dies geht z. B. über das Menü Datei ➔ Speichern als ➔ Vorlage
Platzhalter (Variablen) der Art %Datum% können Sie standardmäßig in der Vorlage nicht verwenden. Dies ist aber mit dem Add-on Quicktext möglich, das hier nicht näher beschrieben wird.
2.3 Den notwendigen Filter erstellen
Rufen Sie in Thunderbird bitte den Menüpunkt Extras ➔ Filter... auf. Der Filter-Dialog öffnet sich. Ganz oben in dem Dialogfeld bei Filter für: wählen Sie das E-Mail-Konto aus, für das die Abwesenheitsnotiz erstellt werden soll. Dann klicken Sie rechts im Dialogfeld auf Neu.... Nun öffnet sich der Dialog zum Erstellen eines Filters. Den Filter definieren Sie folgendermaßen:
- Bei Filter-Name: können Sie auch wieder "Abwesenheitsnotiz" verwenden.
- Bei Filter anwenden bei: aktivieren Sie (nur) die Option Nachrichtenabruf und wählen daneben die für Sie passende Option "Nach Junk-Erkennung ausführen" oder "Vor Junk-Erkennung ausführen".
- Darunter wählen Sie Keine Bedingungen aus. Somit wird jede E-Mail (evtl. inkl. Spam) beantwortet!
- Unten bei Auszuführende Aktionen: wählen Sie bitte Antworte mit Vorlage: und die passende (vorher erstellte) Vorlage "Abwesenheitsnotiz" aus.
Das Dialogfeld bestätigen Sie anschließend mit OK. Im "Filter"-Dialogfeld muss nun der neu erstellte Filter aufgelistet werden. Überzeugen Sie sich, dass der Filter dort dann aktiviert (angehakt) ist, wenn er tatsächlich verwendet werden soll. Das "Filter"-Dialogfeld können Sie jetzt schließen.
Der Computer muss dann in Ihrer Abwesenheit angeschaltet (nicht im Energiesparmodus!) sein, Thunderbird muss geöffnet sein und der Filter muss aktiviert sein, wenn die Abwesenheitsnotiz zur Anwendung kommen soll.
Vergessen Sie nicht, den Abwesenheitsfilter nach Ihrer Rückkehr wieder zu deaktivieren.
3 Abwesenheitsnotiz mit Hilfe Ihres E-Mail-Providers
Die E-Mail-Server Ihres E-Mail-Providers sind rund um die Uhr eingeschaltet. Daher ist dies die sinnvollere Stelle, um eine Abwesenheitsnotiz zu erstellen. In der Regel bietet jeder E-Mail-Provider über seine Website einen Zugriff auf Ihr Postfach. Dort kann man dann auch die Funktion der Abwesenheitsnachricht aktivieren und einen passenden Text eingeben. Da dies bei jedem Anbieter etwas unterschiedlich funktioniert, können wir hier keine pauschale Anleitung geben. Sie finden im Folgenden aber den Weg/Pfad zur Abwesenheitsschaltung einiger Provider:
- GMX - Hilfeseite zur Abwesenheitsnotiz
- Freenet Mail - Hilfeseite zur Abwesenheitsnotiz
- Web.de Freemail - Hilfeseite zur Abwesenheitsnotiz
- Google Mail - Hilfeseite zur Abwesenheitsnotiz
4 Siehe auch
- Abwesenheitsnotiz (support.mozilla.org)
