Thunderbird reagiert oft verzögert und hängt sich teilweise auf, da wir so viele Mails haben

Guten Tag Simon,

und willkommen im Forum!
Der Thunderbird speichert seine Mails in so genannten mbox-Dateien (die dann als "Mailordner" dargestellt werden). Jede dieser mbox-Dateien darf allerhöchstens 4GB groß sein, empfohlen werden allerdings nur ein paar 100 MB. DAS ist die einzige, mir bekannte Größenbeschränkung!
Die Anzahl der mbox-Dateien (also der Mailordner) ist meines Wissens nicht begrenzt. Zumindest nicht im Rahmen des Sinnvollen. (E-Mailprovider, speziellen die "günstigen" können da natürlich Beschränkungen auferlegen!)
=> Das bedeutet, dass du "beliebig viele" dieser "Mailordner" anlegen kannst. Dadurch wird auch nicht die Reaktionsgeschwindigkeit des TB vergrößert.

Zitat

Die alten Daten sind zwar archivierten, aber nicht gelöscht. Löschen dürfen wir sie auch nicht.

Das ist natürlich totaler Blödsinn! Wenn du eine E-Mail (oder andere Daten) archivierst (auch innerhalb des TB in einem Archivordner), dann wird sie an der Quelle, also im Posteingang gelöscht. Sie ist ja im Archiv gespeichert. Wozu zwei mal am gleichen Ort, zumal du genau deswegen mit den mbox-Dateien an deren Grenzen stößt!
Du musst (!) also die archivierten und woanders gespeicherten Mails unbedingt aus dem Posteingang löschen und (ganz wichtig!) den Posteingang regelmäßig komprimieren. Erst durch dieses Komprimieren (eine TB-Funktion und nicht etwa ZIP & Co.) werden die als gelöscht markierten E-Mails physisch gelöscht.
Und noch einmal: du musst löschen und komprimieren, sonst kommt unausweichlich der Kollaps, und dann hast du wirklich ein Problem!

Meine Empfehlung ist also, eine gut durchdachte Ordnerhirarchie (lokal und auf dem IMAP-Server) mit vielen Ordner und Unterordnern. Zumindest so vielen, wie dein Mailprovider zulässt (diesen fragen!). Lokal dürftest du ja wohl keinerlei Begrenzungen (Anzahl der Ordner) haben. So kannst du "ganz wichtige", aktuelle Mails auf dem IMAP-Server belassen (dadurch Zugriff von mehreren E-Mailclients!). Also zumindest so viele, wie der Provider an "Mailordnern" zulässt. Weniger wichtige Mails verschiebst du in die in den "Lokalen Ordnern" angelegte Ordnerhirarchie. Damit kannst du ein evtl. beschränktes IMAP-Konto ("Billigheimer") entlasten. Allerdings sind diese Mails dann nur noch von diesem Rechner zu sehen.
=> Nur damit hast du alle E-Mails ständig zur Verfügung!

Aber ich gehe jede Wette ein, dass du niemals wirklich alle E-Mails ständig und sofort benötigst! In den meisten Fällen geht es doch nur darum, dass (geschäftliche) Mails entsprechend der gesetzlichen Bestimmungen jederzeit für unsere Freunde vom Finanzamt zur Verfügung stehen müssen. Oder mal ein uralter Vorgang hervorgekramt werden muss.

Lösung dafür:
Du installierst das Add-on "ImportExportTools". Mit diesem Tool kannst du einzelne aber auch ganze Ordner von Mails auf einem Rutsch im standardisierten Format ".eml" an jeden beliebigen Platz außerhalb des Thunderbird exportieren. (Diese sollten selbstverständlich im Rahmen der regelmäßigen Sicherungsläufe genau so wie das komplette Thunderbird-Userprofil auf ein externes Medium gesichert werden. "Tägliches Backup"!) Nach dem erfolgreichen Export (und der Kontrolle, ob auch alles funiktioniert!) kannst du diese Mails im TB löschen und die mbox komprimieren.
Diese extern gespeicherten E-Mails lassen sich mit jedem (nennenswerten) E-Mailclient jederzeit betrachten und auch in diesen wieder zum dort gespeicherten Mailbestand importieren. Wenn du in deinem Betriebssystem .eml mit dem Standard-Mailclient verknüpft hast, öffnet sich beim Doppelklick auf eine .eml sofort der Thunderbird. Einfacher gehts nicht ... .

OK?

MfG Peter