Hallo Sebastian!
Sehr interessantes Thema!
Aber gleich vornweg: DIE für alle gültige optimale Lösung gibt es nicht. Aber wir können gern Gedanken austauschen und ich lade auch alle dazu ein.
Ich stelle fest, dass wir beide viele Gemeinsamkeiten haben. Und ich habe in diesem Zusammenhang auch schon mal den Begriff des "Datenmessies" gehört. Ich habe noch meine ersten "E-Mails" aus dem Anfang der 80er Jahre aufgehoben (ja, damals gab es die heute bekannten E-Mailprotokolle POP und SMTP noch gar nicht, aber dafür andere Möglichkeiten) und ich würde mich sehr ärgern, wenn mir diese verlustig gingen - und da sorge ich vor.
Aber wir beide haben auch noch einen großen Unterschied in unseren Ansichten:
Mailanhänge, speziell größere, haben dauerhaft nichts in einer zu speichernden Mail verloren! Sie gehören abgelöst und extern als Datei gespeichert und werden selbstverständlich dort auch noch zusätzlich gesichert.
Das ist nicht nur technisch vernünftig (ich erinnere nur an das "Aufblähen" der Mails durch die notwendige Umcodierung der binären Anhänge), sondern allein damit werden übergroße und jedes Quota sprengende Mailkonten vermieden.
So, wie mache ich das: (hier noch einmal, obwohl ich das schon x-mal im Forum beschrieben habe)
- Für mich gibt es in der produktiven Nutzung auch "nur" noch IMAP. Die Gründe sind die Vorteile dieses Protokolls.
- Alle auf den unter "Bestandsschutz" stehenden uralten POP3-Konten evtl. noch eintrudelnden Mails werden per Filter automatisch in eines der IMAP-Konten verschoben.
- In meinen "lokalen Ordnern" habe ich eine, von den einzelnen Mailkonten völlig unabhängige Ordnerstruktur aufgebaut. Hier gilt einzig und allein deine Kreativität. Egal ob nach Jahrgängen oder nach Namen oder Vorgängen oder ... . Hier kann und muss jeder selbst entscheiden. Die Anzahl und die Verschachtelung der Ordner und Unterordner sind meines Wissens nicht oder zumindest nicht "im Rahmen des Sinnvollen" begrenzt. Ich habe diese Grenzen noch nicht ausloten können und benutze "recht viele" Ordner.
- Alle meine Mails (auch die seltenen der POP3-Konten und bis auf einige sehr wenige Statusmails diverser Dienste, welche ich vorher gleich wegfiltere) bleiben im Posteingang meiner IMAP-Konten zur Ansicht bzw. Bearbeitung liegen. Erst, wenn ich alle Mails in den Status "gelesen" versetzt oder evtl. auch gelöscht habe, greifen die weiteren Filter.
- Jetzt, nach dem Lesen/Bearbeiten/Löschen stoße ich manuell (!) die Filter an. Dabei werden:
- zuerst alle Mails, auf welche die Filter passen, in die entsprechenden lokalen Ordner kopiert.
- danach alle Mails, auf welche die Filter passen, in die entsprechenden Ordner auf dem Server verschoben,
- bei akuten Platzproblemen ist natürlich hier auch ein Löschen möglich, so dass manche Mails nur lokal gespeichert werden.
- und die letzten (sehr wenigen) Mails werden nach "Eingang, sonstige" auf dem Server verschoben
=> Alles ist richtig eingeordnet, Aufhebenswertes liegt zusätzlich noch lokal, Müll ist gelöscht, Posteingang ist leer(!)
Jetzt habe ich meine gewollte Ordnung in meinen Mails. Und alle für mich aufhebenswerten Mails liegen zusätzlich in den lokalen Ordnern. Das bedeutet, dass ich auch automatisch alles Wichtige immer doppelt gesichert habe: auf dem IMAP-Server und auf einem meiner Rechner.
Ich gehe davon aus, dass ein seriöser Provider hinsichtlich der Sicherung der ihm übergebenen Kundendaten wesentlich mehr investiert, als es ein privater Nutzer je tun könnte. (Mehrfach redundante und synchronisierte Rechenzentren, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Brandschutz usw.) Die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Sicherungskonzept zeitgleich mit den eigenen Festplatten versagt, dürfte gegen NULL gehen. Aber wir haben ja auch noch andere Daten auf dem Rechner, welche wir eben nur 1x haben ... . Also sollte sich jeder (!) Gedanken über eine eigene Datensicherung machen. Und wenn wir das schon tun, dann beziehen wir doch gleich unser komplettes (!) TB-Userprofil mit ein! So ganz nebenbei haben wir dann noch eine dritte Sicherung unserer Mails.
Es gibt wirklich tolle und nach einer durchdachten Konfiguration sogar automatisch ablaufende Sicherungsprogramme! Meine und auch die mehrerer Nutzer hier im Forum favorisierte Anwendung für die WinDOSe ist und bleibt "PersonalBackup" von Dr. Rathlev.
Ob du dann deine eigene Datensicherung auf eine ext. Festplatte oder (selbstverständlich in einem verschlüsselten Container) bei einem Cloudanbieter oder beides ... durchführst, ist dir überlassen. Es hat schon Vorteile, wenn bei einem Brand oder einer sonstigen Katastrophe die gesicherten Daten "außerhäusig" gelagert werden.
MfG Peter