20GB Profile – Zweites Archiv-TB?

  • Um Rückfragen vorzubeugen, bitten wir um folgende Angaben:
    * Thunderbird-Version: recht aktuell – sitze nicht vor Ort.
    * Betriebssystem + Version: Windows 8
    * Kontenart (POP / IMAP): mixed – jeweils ca. 8 Konten, hauptsächlich POP
    * Postfach-Anbieter (z.B. GMX): All-Inkl.com
    * Eingesetzte Antiviren-Software: Kaspersky Pure 3.0



    Hallo an Alle,


    ich benötige einen Rat und habe gehofft dass mir jemand helfen kann.


    Ich helfe in einem Büro meiner Mutter aus und komme langsam an meine Grenzen – alles läuft bei denen über E-Mail und dass auch nicht wenig. Mit nicht wenig meine ich dass der Profilordner von zwei Damen an die 20GB beträgt. Allerdings ist es nicht möglich diese E-Mails zu löschen – sie müssen archiviert werden. Nun hatte ich folgende Idee. Ich Installiere ein zweites Mal Thunderbird und verknüpfe es mit dem alten 20GB Profil in einem anderen Ordner – dort ändere ich allerdings die Daten, sodass nicht versendet und empfangen werden kann. Das bestehende Profil wird komplett entleert – also alles gelöscht. So hat man die Möglichkeit einer Arbeitsumgebung (senden, empfangen) und einer Archivinstallation.


    Nun weiß ich nicht genau ob das überhaupt geht und manche E-Mails werden IMAP sein, sodass sie verschwinden wenn sie vom Server fliegen. Der Server beim Hoster ist nicht ausgereizt, da die Mails hauptsächlich per POP runterladen werden.


    Ich freu mich auf Vorschläge – es wäre toll wenn diese nicht "dass müssen die besser pflegen und ausmisten" oder ähnliches wären, dann da stoße ich auf taube Ohren und eine Lösung muss trotzdem her. Vielen Dank im Voraus und viele Grüße smile.png

  • Hallo _xcx_,


    auch wenn ich mit viel Überwindung und großer "Kraftanstrengung" einfach nicht verstehen kann, wie es jemand schafft 20GB an Mails zu horten, will ich doch dazu einige Gedanken äußern.
    (Auch ich bin, was E-Mails betrifft, ein "Messie". Ich horte E-Mails aus dem Beginn des E-Mail-Zeitalters, was auch der Beginn meiner persönlichen Beschäftigung mit E-Mail ist. Allerdings lasse ich grundsätzlich keine Mailanhänge größer 2MB an einer Mail, sondern ich speichere diese, so wie es sich gehört, extern ab. Und ich werde hier auch nichts von "Ausmisten" schreiben, schon allein deshalb, weil bestimmte Mails einfach dauerhaft gespeichert werden müssen.)


    Zuerst einmal in aller Deutlichkeit: Ich bin gegen irgendwelche Basteleien mit verschiedenen TB-Profilen. Dazu wird von mir garantiert nur eine Absage kommen!


    Zuerst einmal ist der Sachverhalt gründlich zu analysieren: Was will/muss ich erreichen?

    • Will/muss ich die E-Mails aus gesetzlichen Gründen 10 oder 20 Jahre lang für Betriebsprüfungen jederzeit verfügbar haben, oder
    • möchte ich blitzschnell auf E-Mails aus dem Jahr 2002 zugreifen können?

    Für den ersten Fall gibt es IMHO keinerlei Grund, diesen riesigen Mailbestand ständig im Thunderbird herumzuschleppen! Betriebsprüfer haben immer so viel Zeit, dass sie ein paar Minuten warten können. In diesem Fall empfehle ich eine externe Ordnerhirarchie auf irgend einem Server (NAS, soviel sollte ein Büro "übrig" haben) oder meinetwegen auch in einer vertrauenswürdigen Cloud.
    Mit Hilfe der "ImportExportTools" werden die alten Mails meinetwegen Jahrgangsweise im .eml-Format exportiert. Sind es reine Mails ohne Anhänge, dann geht es auch im .pdf-Format. Und diese werden dann einfach in die Ordnerhirarchie auf dem Server/der Cloud gespeichert.
    (Meiner eigenen Erfahrung aus der Unterstützung einiger KMU in "Nebenbeschäftigung" hat mir gezeigt, dass Betriebsprüfer sogar echt beeindruckt waren, wenn der Firmenchef mit drei Klicks auf dem Server eine Auflistung sämtlicher Mails aus dem Jahre xxxx hervorzaubern konnte. Ordnung bringt immer "Punkte"!)


    Eine .eml kann mit jedem (mir bekannten) Mailclient geöffnet und auch fast immer (auf jedem Fall mit dem Thunderbird) dem dort vorhandenen Mailbestand durch Import oder einfaches "Rüberziehen" mit der Maus hinzugefügt werden. Es ist mit dem Export also keine Einbahnstraße! Nach dem Export die Mbox-Dateien komprimieren und fertig.
    Selbiges funktioniert auch mit dem Export als .pdf, nur dass dann eben kein Re-Import mehr erfolgen kann. Für eine Betriebsprüfung wird dieses aber auch kaum erforderlich sein. Mailanhänge müssen dann natürlich extern gespeichert werden. Mailanhänge haben auch dauerhaft nichts in einer E-Mail verloren!


    Für den zweiten Fall (den riskanteren Fall!) gibt es nur die Möglichkeit, dass die Mails im TB-Profil gespeichert bleiben. Grundsätzlich spielt es keine Rolle, wie groß ein TB-Profil insgesamt ist. Was ausschlaggebend ist, ist dass der Posteingang immer sehr klein ist (nur die neuen/ungelesenen/unbearbeiteten) Mails enthält, dass die aufhebenswerten Mails nicht in inr INBOX, sondern in vielen selbst anzulegenden Ordnern und Unterordnern abgelegt werden (eine sinnvolle Ordnerhirarchie anlegen!) und dass die einzelne Mbox nur einige 100MB bis max. 1GB groß wird. Dafür ist die Anzahl der Ordner (im Rahmen des Sinnvollen) unbegrenzt.
    Diese Ordnerhirarchie ist nach gründlicher Planung in den "Lokalen Ordnern" anzulegen. Die Mails sind am Besten mit (halb-)automatisch arbeitenden Filtern in diese Hirarchie einzusortieren und die regelmäßige Pflege der vielen Mbox-Dateien darf keinesfalls "vergessen" werden.
    Hier ein alter Beitrag von mir dazu: Re: [imap+lokal] Suche ideales System für Archivierung


    Da ein seriöser Provider durch extrem hohem Investitionsaufwand (oftmals mehrere redundante Rechenzentren, automatische Datensicherung, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Brandschutz und Brandbekämpfung mit Löschgas und somit ohne Schäden an der Technik, Einbruchs- und Diebstahlsschutz usw.) einen Grad an Verfügbarkeit (hier: Schutz der ihm von den zahlenden Kunden vor Verlust) bietet, den ein KMU oder ein privater Nutzer niemals erbringen kann, betrachte ich es als kontraproduktiv, die Mails mit dem veralteten POP3 vom Server zu löschen! Zumindest so lange nicht, bis das Quota eine Grenze setzt und einen dazu zwingt.
    Dass trotzdem die Mails in die lokale Ordnerhirarchie kopiert werden sollten, hat damit nichts zu tun. Ein Löschen vom Server (für die ältesten Mails) sollte immer nur geschehen, wenn das Quota Grenzen setzt.
    Wer IMAP mit seinem Vertrag nutzen kann und es nicht nutzt, ist selber Schuld ... .


    Und nebenbei:
    Auch ältere Damit lassen sich mit guten Argumenten von gewissen Notwendigkeiten überzeugen.



    MfG Peter

    Thunderbird 45.8.x, Lightning 4.7.x, openSUSE Tumbleweed, 64bit
    S/MIME, denn ich will bestimmen, wer meine Mails lesen kann.
    Nebenbei: die Benutzung der (erweiterten) Suche, und von Hilfe & Lexikon ist völlig kostenlos - und keinesfalls umsonst!
    Und: Ich mag kein ToFu und kein HTML in E-Mails!

  • Hallo Peter,


    vielen Dank für Deine ausführliche E-Mail. Den Betrag habe ich selbstverständlich schon gefunden und gelesen – habe dort gepostet und er wurde geschlossen ;)


    Also ich habe einige Fragen, bzw. Anmerkungen – eventuell kannst Du mir ja helfen. Die Profilordner sind jeweils 20 GB und 22 GB groß, also meine Mutter und eine Kollegin (die dritte Kollegin hat 18GB – die zwei anderen Mailboxen konnte ich nicht überprüfen) kriegen sehr viele E-Mails pro Tag auf unterschiedliche E-Mailadressen. Allerdings sind die ältesten Mails 1-2 – maximal 4 Jahre alt, es wird regelmäßig gelöscht, bloß halt alles ohne System. Auch gibt es Unterordner (pro Partner, etc.) und auch das ohne System. Die Hauptbeschwerde ist eigentlich dass es langsam läuft, ich nehme an dass es an der INBOX liegt.


    Ich habe eben nachgefragt und die Mails müssen verfügbar sein und man sollte sich die recht bequem angucken – wo ich annehme dass es .EML Viewer gibt oder ähnliches – wichtig wäre, dass man nach E-Mailadressen, Namen oder Inhalt suchen können müsste. Auch wäre zu überlegen ob man es eher nach halbem Jahr oder Jahr sortiert. Es sind manchmal Anhänge dabei, also PDF wäre wohl nicht machbar, denke ich. POP3 Mails werden vom Server abgerufen und liegen Lokal – beim Webhoster liegen praktisch nur IMAP Mails. Problematisch ist es, da die Damen oft unterwegs sind und über IMAP auf den Handys ihre Mails checken, allerdings sollen diese heruntergeladen werden, um diese dann auf den Desktop-Rechner zu haben.


    Nun hätte ich einige Fragen, es wäre toll wenn Du mir da helfen könntest:
    – Was meinst Du mit "sinnvoller Ordnerhirarchie" bzw. "gründlicher Planung"? Die Damen die dort arbeiten (es sind 5) haben unterschiedliche Ordnungssysteme.
    – Macht es Sinn wöchentlich / monatlich einen neuen Ordner zu haben und dort die Mails zu verschieben, damit die INBOX leer bleibt?
    – Was meinst Du mit halbautomatischen bzw. automatischen Filtern? E-Mails aus der Inbox nach einem Monat oder einer Woche in einen Ordner verschieben?
    – Welche Pflege sollte nicht vergessen werden?


    Danke im Voraus und viele Grüße
    xcx

  • Hallo xcx,


    es fällt mir schwer auf deine Fragen zu antworten, da ich ja keinerlei Kenntnis der dortigen Vorgange habe.
    Ich versuchs mal.


    • Da fängts schon an. Irgend einer in der Hackordnung muss doch das Sagen haben!
      Prinzipiell ist es egal, wonach du ordnest. Nach Jahrgängen, nach Vorgängen, nach Personen. (In einer Behörde müsste man nach den Punkten eines "Einheits-Aktenplanes" sortieren. Grrrrr.)
      Und dann hat auch noch jede der Damen ein eigenes Postfach ...
    • Egal, wie sie das machen, im Posteingang dürfen nur die neuen, ungelesenen/unbearbeiteten Mails liegen. Oder ist das in dieser Firma (?) üblich, dass die Snailmails im Hausbriefkasten veraktet werden? Genau diese Frage solltest du den Damen stellem.
    • Befass dich einfach mla mit den Möglichkeiten der Filter. Du kannst ja mein eigenes Vorgehen als Anhalt nehmen. Wichtig ist, dass die Filter euch die Arbeit abnehmen.
    • Ich meine damit das regelmäßige Komprimieren der Mbox-Dateien. Und immer daran denken, dass es gesetzliche Vorgaben für die sichere Aufbewahrung der Geschäftsdaten gibt. Dazu zählen auch die E-Mails. Also ist ein tägliches Backup der Daten unabdingbar.


    MfG Peter

    Thunderbird 45.8.x, Lightning 4.7.x, openSUSE Tumbleweed, 64bit
    S/MIME, denn ich will bestimmen, wer meine Mails lesen kann.
    Nebenbei: die Benutzung der (erweiterten) Suche, und von Hilfe & Lexikon ist völlig kostenlos - und keinesfalls umsonst!
    Und: Ich mag kein ToFu und kein HTML in E-Mails!

  • Hallo Peter,


    vielen Dank für Deine Antwort. Ja, ich bin etwas machtlos und kann leider schlecht im laufenden Betrieb eingreifen – ich verspreche mir das Vorgehen über FILTER und monatliche ORDNER anzugehen. Alles was älter als 1 Jahr ist, wird über EML exportiert und wo anders abgelegt. Kennst Du eventuell ein Tool womit man diese bequem durchsuchen kann? Ist ja eigentlich nur Text, müsste ja mit der Windowssuche gehen.


    Vielen Dank im Voraus und viele Grüße
    xcx

  • Hallo xcx,
    der Fred ist zwar schon ein paar Tage alt und ich habe mit dem Thema auch nicht übermäßig viel Erfahrung, aber ich habe den Eindruck, dass "MailStore Home" bzw. "MailStore Server" dir evtl. weiterhelfen könnte. Ich bin vor kurzem erst über diese Software gestolpert und von meinen ersten Tests mit MailStore Home positiv überrascht. Wie es sich im harten Büroeinsatz verhält, weiß ich allerdings nicht.