Filter erstellen und verwenden

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  • Wenn Sie täglich größere Mengen an E-Mails erhalten, kann es hilfreich sein, die E-Mails aus dem Posteingang automatisch filtern zu lassen, um einen besseren bzw. schnelleren Überblick zu erhalten.

    Einen Filter erstellen

    Das folgende Beispiel zeigt einen Filter, der Nachrichten aus dem Posteingang in einen Unterordner verschiebt und mit dem Schlagwort "Wichtig" versieht.

    Unterordner erstellen

    Für den Filter benötigt man zunächst den passenden Unterordner. Machen Sie einen Rechtsklick auf den Posteingang, so dass sich das Kontextmenü öffnet:

    Bild:Tb2.0_filter_kontenliste.png


    Wählen Sie aus dem Kontextmenü Neuer Ordner.... Es öffnet sich der Dialog zum Erstellen von neuen Ordnern:

    Bild:Tb2.0_filter_ordnererstellen.png

    Sie können den Namen des neuen Ordners eingeben und mit dem Auswahlmenü bestimmen, wo in der Ordner-Hierarchie der neue Ordner erstellt werden soll. Bestätigen Sie Ihre Eingaben dann mit '''OK'''. Der neue Unterordner erscheint anschließend links in der Konten-/Ordnerliste.

    Filter erstellen

    Rufen Sie Extras > Filter auf, so dass sich der Filter-Manager öffnet:

    Bild:Tb2.0_filter_manager_leer.png

    Der Filter-Manager ist noch leer. Sie sehen oben in dem Dialog ein Auswahlmenü, mit dem Sie bestimmen können, für welches Konto ein Filter erstellt werden soll. In unserem Beispiel ist "Privates Konto von Max Mustermann" ausgewählt.

    Hinweis

    Filter, die Funktionen ausführen, kann man bisher immer nur für einzelne Konten erstellen. Das heißt, Sie müssen, wenn notwendig, identische Filter für die verschiedenen Konten erstellen. Im Gegensatz dazu kann man sogenannte "Virtuelle Ordner" kontenübergreifend absolut alle Nachrichten durchsuchen lassen. Allerdings können virtuelle Ordner keine Funktionen ausführen.


    Da der Filter-Manager noch leer ist, hat man außer der obigen Auswahl nur die Funktion '''Neu...''' zur Verfügung, die Sie jetzt bitte mit einem Klick aufrufen. Es öffnet sich der Dialog zum Erstellen bzw. Bearbeiten eines Filters:

    Bild:Tb2.0_filter_bearbeiten.png

    In dem Dialog zum Erstellen des Filters sind 4 Punkte abzuarbeiten:
    • Einen Filter-Namen bestimmen (im Beispiel: "Gaitview"), der anschließend im Filter-Manager sichtbar sein wird.
    • Festlegen, ob der Filter alle Bedingungen, nur eine von mehreren Bedingungen oder gar keine Bedingung erfüllen muss.
    • Definieren der Bedingungen. Je nach Situation benötigt man eventuell nur eine Bedingung (im Beispiel: "Von" > "enthält" > "Gaitview") oder auch mehrere. Sie könnten zum Beispiel einen bestimmten Absender ("Von") mit einem bestimmten Betreff verknüpfen.
    • Festlegen der auszuführenden Funktionen. Auch hier kann man eine oder mehrere Aktionen bestimmen (im Beispiel werden zwei Aktionen ausgeführt: Verschieben und Schlagwort hinzufügen).


    Spielen Sie ein wenig mit den zahlreichen Möglichkeiten herum. Um Bedingungen oder Aktionen hinzuzufügen, klickt man auf die Schaltfläche +. Um Bedingungen oder Aktionen zu entfernen, klickt man auf die Schaltfläche - direkt neben der betreffenden Zeile.

    Wenn Sie Ihren Filter fertig haben, bestätigen Sie den Dialog mit OK. Man gelangt zurück zum Filter-Manager, in dem dann der neue Filter aufgelistet ist:

    Bild:Tb2.0_filter_manager_mit_filtern.png

    Es macht eventuell noch Sinn, die Reihenfolge der Filter anzupassen, da die Reihenfolge teilweise Einfluss auf das Ergebnis hat. Überdenken Sie also noch die Reihenfolge.

    Lassen Sie den Filter-Manager bitte für die nächsten Schritte geöffnet.

    Filter anwenden

    Filter-Aktionen können bisher leider nur auf den Posteingang automatisch ausgeführt werden. Für alle anderen Ordner muss man die Filter-Aktionen manuell starten.

    Filter automatisch auf Posteingang anwenden

    Falls der Filter-Manager nicht mehr geöffnet ist, rufen Sie diesen bitte mit Extras > Filter auf. Sie sehen dann wieder die Liste der vorhandenen Filter in dem Dialog. Bei den zuvor erstellten Filtern sollte das Kästchen in der Spalte "Aktiviert" auch automatisch mit einem Häkchen versehen sein. Wenn nicht, aktivieren Sie bitte die gewünschten Filter durch einen Klick auf das zugehörige Kästchen, denn nur aktivierte Filter werden auch auf neu empfangene Nachrichten angewendet!

    Hinweis

    Beachten Sie, dass Sie im Filter-Manager mit der Auswahl am oberen Rand des Dialogs zwischen den Filtern für die einzelnen Konten wechseln können bzw. müssen.


    Wenn Sie Ihre Einstellungen getroffen haben, verlassen Sie den Filter-Manager durch einen Klick auf das Symbol in der Titelleiste des Dialogs. Sobald Thunderbird in Zukunft neue Nachrichten in dem Posteingang empfängt, werden die Filter ausgeführt.

    Hinweis

    Wenn in einem IMAP-Konto Nachrichten schon auf dem IMAP-Server in verschiedene Ordner vorsortiert werden, wird Thunderbird seine Filter nur auf die neuen Nachrichten im Posteingang anwenden! Neue Nachrichten in anderen Ordnern werden nicht gefiltert.


    Automatisches Beantworten von E-Mails mit Hilfe einer Vorlage

    Will man Thunderbird dafür benutzen, muss der Computer die ganze Zeit online sein. Ist das nicht möglich, sollte man die Aktion über den Webmail-Bereich des Postfach-Anbieters durchführen - falls er die Funktion bietet.

    Zurück zu Thunderbird:
    Suchen Sie das Konto aus, von wo aus die E-Mails beantwortet werden sollen.
    Erstellen Sie eine Vorlage und speichern Sie sie im Ordner "Vorlagen" ohne Mailadressen.
    Markieren Sie den Posteingangsordner dieses Kontos und gehen Sie dann auf Extras, Filter.
    Oben ("Filter für") sollte der Name des Kontos stehen; auf Neu klicken.

    "Keine Bedingungen" aktivieren

    oder (bei z. B. "Mindestens eine Bedingung erfüllen")

    An | ist | (die eigene) Mailadresse (oder andere )

    Auszuführende Aktionen:

    Antworte mit Vorlage:

    Im Button rechts davon eine Vorlage aus dem Ordner Vorlagen dieses Kontos auswählen (ist eine Art Falldownmenü).

    Wird jetzt das Konto regelmäßig abgefragt, wird direkt beim Eingang einer E-Mail im Posteingang dieses Kontos mit der entsprechenden Vorlage geantwortet.
    Für andere Konten muss man dann ähnliche Filter erstellen.
    Probieren Sie aber bitte die Funktion genau aus, indem Sie E-Mails an verschiedene eigene Konten verschicken.
    Natürlich muss in den "Servereinstellungen" das '''Abrufen''' von E-Mails aktiviert sein. "Prüfen" alleine reicht da wohl nicht.

    Filter manuell auf bestimmte Ordner anwenden

    Dazu gibt es zwei Möglichkeiten:
    • Standard-Filterset anwenden
      Wählen Sie links in der Konten-/Ordnerliste den gewünschten Ordner aus. Dann rufen Sie Extras > Filter auf Ordner anwenden auf. Die im Filter-Manager definierten und aktivierten Filter werden nun auf den gewählten Ordner ausgeführt (letztlich die gleichen, die auch für das automatische Filtern des Posteingangs verwendet werden).
    • Beliebige Filterauswahl anwenden
      Falls der Filter-Manager nicht mehr geöffnet ist, rufen Sie diesen auch hier bitte wieder mit Extras > Filter auf. Sie sehen dann wieder die Liste der vorhandenen Filter in dem Dialog. Wählen Sie oben im Filter-Manager das gewünschte Konto und aktivieren Sie dann die gewünschten Filter, die anschließend manuell ausgeführt werden sollen. Bedenken Sie, dass die Einstellungen später auch Einfluss auf das automatische Filtern des Posteingangs haben (Sie müssen die Einstellungen später dann eventuell wieder anpassen.). Unten im Dialog können Sie noch den Ordner auswählen, auf den Sie die Filter manuell anwenden möchten. Nun können Sie auf Jetzt ausführen klicken. Die Filter werden in der angegebenen Reihenfolge abgearbeitet. Wenn notwendig, wenden Sie die Filter anschließend noch auf andere Ordner an.



    Spezielle Filter erstellen

    Man kann Nachrichten auch anhand des sogenannten Message-Bodys filtern lassen. Beim Erstellen eines Filters hat man dazu allerdings nur bei POP-Konten die Auswahl "Nachrichtentext". Damit kann man auch nach Datei-Anhängen suchen lassen, obwohl dies nicht offiziell unterstützt wird. Die Suche im Nachrichtentext wird zumindest in Thunderbird 1.5.0.* nicht funktionieren, wenn Sie die Einstellung Antivirus-Software erlauben, eingehende Nachrichten unter Quarantäne zu stellen aktiviert haben.

    Standardmäßig unterstützt Thunderbird in IMAP-Konten nicht die Suche im Nachrichtentext. Der Eintrag "Nachrichtentext" fehlt im entsprechenden Menü, wenn man Filter erstellt. Trotz allem ist Thunderbird meist in der Lage, doch im Nachrichtentext zu suchen. Dazu muss man beim Erstellen eines Filters in der linken Spalte Anpassen... auswählen, um ein eigenes Header-Kriterium (Kopfzeile) hinzuzufügen. Geben Sie bitte "Body" als Nachrichtenkopf ein (dies entspricht Nachrichtentext). Dadurch wird im Profil in die Datei prefs.js eine Zeile user_pref("mailnews.customHeaders", "Body"); hinzugefügt. Wenn Sie mehrere IMAP-Konten haben, brauchen Sie dies nicht mehrfach zu machen - die Kopfzeilen gelten für alle IMAP-Konten. Anschließend können Sie einen Filter mit der Bedingung "Body > ... > ..." erstellen.

    Angepasste Kopfzeilen sind unter Umständen abhängig von Thunderbirds Version. So kann es sein, dass man "Body:" mit Doppelpunkt verwenden muss oder auch ohne Doppelpunkt. Auch kann es unterschiedlich funktionieren je nachdem, ob man Thunderbirds Benutzeroberfläche dafür verwendet oder einen externen Texteditor bzw. den Konfigurations-Editor. Sie müssen etwas experimentieren, um unter IMAP die Suche im Message-Body/Nachrichtentext zu ermöglichen (es gibt eine ganze Reihe von Bug-Meldungen dazu in BugZilla).

    Siehe auch




    Beteiligte Autoren

    Amsterdammer, Graba, Mrb, Rum, Thunder, Wawuschel

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