Aus Thunderbird Mail DE

Briefe und Serienbriefe in OpenOffice unter Verwendung der Adressdaten des Thunderbird-Adressbuchs erstellen.

(Thunderbird 2.0.0.9 portable auf Festplatte und OpenOffice 3.2.1)

Erweitern des Thunderbird-Adressbuches um die Eigenschaft „Anrede“

Das Adressbuch verfügt standardmäßig nicht über die Eigenschaft Anrede. Um jedoch Serienbriefe mit der nötigen Anrede realisieren zu können, benötigt man diese Eigenschaften innerhalb der einzelnen Adressdaten. Daher folgender Lösungsansatz am Beispiel einer männlichen Anrede:

Zuordnung der Anrede direkt zur Person:

• Benutzerdefiniertes Feld 1: Herr (Anrede)
• Benutzerdefiniertes Feld 2: Sehr geehrter (Anredeformel)

Verwendung innerhalb eines Dokumentes:

• Bei der Adresse nur das Feld 1: ([Herr] [Vorname] [Nachname])
• In der Anrede Feld 2 + Feld 1: ([Sehr geehrter] [Herr] [Nachname])

Die Verwendung der Anrede und Anredeformel in dieser Kombination ermöglicht bei den entsprechenden Personen im Adressbuch eine auf die Person abgestimmte Anredeweise zu hinterlegen, die dann im Serienbrief verwendet werden kann (daher auch möglich: Herr/Frau/Sehr geehrter/Sehr geehrte/Lieber/Liebe/Liebes etc.).

Das Add-on "MoreFunctionsForAdressbook"

Die Erweiterung MoreFunctionsForAdressbook ist zum Erweitern des Adressbuchs empfehlenswert.

Download: MoreFunctionsForAdressbook

Dieses Add-on erweitert den Adressbucheintrag um einen Reiter "Andere Daten" mit den Eigenschaften Geburtstag, Hochzeitstag, Name des Ehepartners, Zuletzt geändert am, und Kategorie. Außerdem besteht die Möglichkeit, die Bezeichnungen der benutzerdefinierten Felder 1-4 auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen (also umzubenennen).

Umbenennen der Feldbezeichnungen (Benutzerdefinierte Felder)

1. Thunderbird zuerst beenden
2. Mit der Suchen-Funktion des Betriebssystems in Thunderbirds Profilordner nach der Datei "prefs.js" mit dem Inhalt „morecols.custom1.label“ suchen (Eine Datei "prefs.js" gibt es auch bei vielen Add-ons, daher die Suche über den Inhalt der Datei, um die richtige "prefs.js" zu finden).
3. Diese Datei rechts anklicken und über das Kontextmenü und „Öffnen mit“ mit einem Texteditor öffnen.
4. Den Eintrag pref("morecols.custom1.label", "") ergänzen zu pref("morecols.custom1.label", "Anrede");
5. Der Eintrag custom2 ist dementsprechend mit einer Anredeformel anzupassen
6. Thunderbird wieder starten, fertig!

Anbindung des Thunderbird-Adressbuches als Datenquelle in OpenOffice

Thunderbird - reguläre Festplattenversion

Bei der normalen Thunderbird-Installation muss man lediglich in OpenOffice ein paar Einstellungen vornehmen.

Einstellungen in OpenOffice

1. OpenOffice-Writer starten
2. Im Menü Datei > Assistenten > Adress-Datenquelle aufrufen und Thunderbird auswählen.
3. Unter „Tabelle auswählen“ können verschiedene Listen im Thunderbird Adressbuch ausgewählt werden.
4. Unter „Datenquellen-Titel“ kann noch der Name (mit dem die Datenquelle in OpenOffice.org registriert werden soll) sowie deren Speicherort und zusätzlich noch (bei Freigabe der Datenquelle für alle OpenOffice-Module) ein eindeutiger Name für diese Datenquelle vergeben werden.

Thunderbird - Portable Version

Bei Thunderbird-Portable muss man zuerst dafür sorgen, dass OpenOffice das portable Adressbuch findet - also im weitesten Sinne eine Umleitung erstellen. Erst danach kann man die Einstellungen in OpenOffice vornehmen.

OpenOffice-Zugriff auf das Adressbuch umleiten

Damit OpenOffice auf das Portable-Adressbuch des Thunderbird zugreifen kann, muss man einen „Umweg“ gehen, da OpenOffice das Thunderbird-Adressbuch immer an der Stelle sucht, an der die „normale“ Thunderbird-Installation das Adressbuch auf der Festplatte ablegen würde:

Dazu legt man im Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\[User]\Anwendungsdaten\ ein neues Verzeichnis "Thunderbird" an (wobei [USER] dem jeweiligen Windows-User entspricht):

C:\Dokumente und Einstellungen\[User]\Anwendungsdaten\Thunderbird

In dem neu angelegten Verzeichnis „Thunderbird“ erstellt man die Datei profiles.ini mit folgendem Inhalt:

[General]
StartWithLastProfile=1

[Profile0]
Name=default
IsRelative=0
Path=X:\...\ThunderbirdPortable\data\profile
Default=1

Der Pfad deutet dabei auf den Profilordner des Thunderbird-Portable hin.

Einstellungen in OpenOffice

1. OpenOffice-Writer starten
2. Im Menü Datei > Assistenten > Adress-Datenquelle aufrufen und Thunderbird auswählen
3. Unter „Tabelle auswählen“ können verschiedene Listen im Thunderbird Adressbuch ausgewählt werden.
4. Unter „Datenquellen-Titel“ können noch der Name (mit dem die Datenquelle in OpenOffice.org registriert werden soll) sowie deren Speicherort und zusätzlich noch (bei Freigabe der Datenquelle für alle OpenOffice-Module) ein eindeutiger Name für diese Datenquelle vergeben werden.

Manuelle Erstellung eines Serienbriefdokuments in OpenOffice

1. Erstellen eines neuen Textdokuments Datei > Neu > Textdokument. Natürlich ist es auch möglich, eine bereits vorhandene Vorlage zu verwenden.
2. Anzeigen der registrierten Datenquelle: Ansicht > Datenquellen (oder durch Drücken von F4).
3. Suchen der Datenquelle, die für den Formbrief verwendet werden soll (in diesem Fall Adressen), durch Klicken auf das +-Zeichen vor dem Adressenordner. Dasselbe nochmals vor dem Tabellenordner. Nun fügt man die notwendigen Felder in das Dokument ein, indem man die benötigten variablen Ausdrücke aus den Spaltenköpfen der Tabelle in das Textdokument zieht. Hierzu klickt man auf einen Spaltenkopf und zieht diesen mit gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle im Dokument.
4. Auf diese Weise das komplette Dokument erstellen.
5. Das Dokument kann nun gedruckt werden. Dazu klickt man auf Datei > Drucken.
6. Im folgenden Dialog auf Ja klicken. Hierbei ist darauf zu achten, dass das Kontrollkästchen NICHT aktiviert wird.
7. Im Seriendruck-Dialog kann man nun wählen, ob man alle oder nur bestimmte Datensätze drucken möchte.
8. Durch Klicken auf "OK" wird das Dokument direkt an den Drucker gesendet. Im folgenden Dialog kann noch der entsprechende Drucker ausgewählt werden.

Speichern des Serienbriefdokumentes

Man kann ein Serienbriefdokument (Formbrief, Adressetiketten oder Umschlag) auch als Datei speichern, anstatt das Ergebnis auszudrucken. Das Speichern als Datei ist in einigen Fällen sehr hilfreich, z. B. wenn Sie die Datei noch einmal kontrollieren möchten, bevor Sie eine große Zahl von Formbriefen oder Adressetiketten ausdrucken, oder wenn man die Datei vorher noch bearbeiten oder formatieren möchte. Auch eine wiederholte Verwendung kann somit leicht realisiert werden.

Speichern als fertigen Brief

Um das Dokument als Datei zu speichern, anstatt es auszudrucken, markiert man die Einstellung "Serienbriefdokument speichern".

1. Datei/Drucken auswählen
2. Unter „Ausgabe“ „Datei“ markieren
3. Unter „Serienbriefdokument speichern“ besteht je nach Verwendungszweck die Möglichkeit, den/die fertigen Brief/e als einzelnes Dokument zu speichern („Als einzelne Dokumente speichern“ auswählen) oder alle fertigen Briefe in einem Dokument („Als ein Dokument speichern“ auswählen) zu speichern.
4. Mit „OK“ bestätigen

Speichern als Vorlage

Um das Dokument als Vorlage zu speichern, einfach über Datei > Speichern die Datei als Vorlage abspeichern.

Siehe auch

• Foren-Thema zu dieser Anleitung

Dokumentation: Dieser Artikel gehört zu der "Dokumentation". Die Seite Dokumentation bietet eine Übersicht aller ausführlichen Dokumentations-Artikel. Außerdem ist die MozillaZine Knowledge Base (Englisch) immer einen Blick wert.