Adressbuch in OpenOffice verwenden

  • Briefe und Serienbriefe in OpenOffice unter Verwendung der Adressdaten des Thunderbird-Adressbuchs erstellen.

    1 Erweitern des Thunderbird-Adressbuchs um die Eigenschaft "Anrede"

    Das Adressbuch verfügt standardmäßig nicht über die Eigenschaft ''Anrede''. Um jedoch Serienbriefe mit der nötigen Anrede realisieren zu können, benötigt man diese Eigenschaft innerhalb der einzelnen Adressdaten. Daher folgender Lösungsansatz am Beispiel einer männlichen Anrede:

    Zuordnung der Anrede direkt zur Person:

    • Benutzerdefiniertes Feld 1: Herr ''(Anrede)''
    • Benutzerdefiniertes Feld 2: Sehr geehrter ''(Anredeformel)''

    Verwendung innerhalb eines Dokuments:

    • Bei der Adresse nur das ''Feld 1'': ([Herr] [Vorname] [Nachname])
    • In der Anrede ''Feld 2'' + ''Feld 1'': ([Sehr geehrter] [Herr] [Nachname])

    Die Verwendung der Anrede und Anredeformel in dieser Kombination ermöglicht bei den entsprechenden Personen im Adressbuch eine auf die Person abgestimmte Anredeweise zu hinterlegen, die dann im Serienbrief verwendet werden kann (daher auch möglich: Herr/Frau/Sehr geehrter/Sehr geehrte/Lieber/Liebe/Liebes etc.).

    1.1 Das Add-on MoreFunctionsForAdressbook

    Die Erweiterung "MoreFunctionsForAdressbook" ist zum Erweitern des Adressbuchs empfehlenswert.

    Download: MoreFunctionsForAdressbook

    Dieses Add-on erweitert den Adressbucheintrag um einen Reiter "Andere Daten" mit den Eigenschaften "Geburtstag", "Hochzeitstag", "Name des Ehepartners", "Zuletzt geändert am", und "Kategorie". Außerdem besteht die Möglichkeit, die Bezeichnungen der benutzerdefinierten Felder 1-4 auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen (also umzubenennen).

    1.1.1 Umbenennen der Feldbezeichnungen (Benutzerdefinierte Felder)

    Hinweis

    Die "Anrede" entspricht bei diesem Beispiel "Herr".
    Die "Anredeformel" entspricht "Sehr geehrter".

    • Thunderbird zuerst beenden
    • Mit der Suchen-Funktion des Betriebssystems in Thunderbirds Profilordner nach der Datei "prefs.js" mit dem Inhalt morecols.custom1.label suchen (Eine Datei "prefs.js" gibt es auch bei vielen Add-ons, daher die Suche über den Inhalt der Datei, um die richtige "prefs.js" zu finden).
    • Diese Datei per Rechtsklick ➔ Kontextmenü ➔ Öffnen mit mit einem Texteditor öffnen.
    • Den Eintrag pref("morecols.custom1.label", "") ergänzen zu pref("morecols.custom1.label", "Anrede");.
    • Der Eintrag pref("morecols.custom2.label", "") ist dementsprechend mit einer Anredeformel anzupassen.
    • Thunderbird wieder starten, fertig!

    2 Anbindung des Thunderbird-Adressbuches als Datenquelle in OpenOffice

    2.1 Thunderbird - reguläre Festplattenversion

    Bei der normalen Thunderbird-Installation muss man lediglich in OpenOffice ein paar Einstellungen vornehmen.

    2.1.1 Einstellungen in OpenOffice

    • OpenOffice-Writer starten
    • Im OpenOffice-Menü Datei ➔ Assistenten ➔ Adress-Datenquelle aufrufen und "Thunderbird" auswählen.
    • Unter "Tabelle auswählen" können verschiedene Listen im Thunderbird-Adressbuch ausgewählt werden.
    • Unter "Datenquellen-Titel" kann noch der Name (mit dem die Datenquelle in OpenOffice registriert werden soll) sowie deren Speicherort und zusätzlich noch (bei Freigabe der Datenquelle für alle OpenOffice-Module) ein eindeutiger Name für diese Datenquelle vergeben werden.

    2.2 Thunderbird - Portable Version

    Bei Thunderbird-Portable muss man zuerst dafür sorgen, dass OpenOffice das portable Adressbuch findet - also im weitesten Sinne eine Umleitung erstellen. Erst danach kann man die Einstellungen in OpenOffice vornehmen.

    2.2.1 OpenOffice-Zugriff auf das Adressbuch umleiten

    Damit OpenOffice auf das Portable-Adressbuch des Thunderbird zugreifen kann, muss man einen Umweg gehen, da OpenOffice das Thunderbird-Adressbuch immer an der Stelle sucht, an der die normale Thunderbird-Installation das Adressbuch auf der Festplatte ablegen würde:

    Dazu legt man im Verzeichnis C:\Dokumente und Einstellungen\%Benutzername%\Anwendungsdaten\ ein neues Verzeichnis "Thunderbird" an (wobei %Benutzername% dem jeweiligen Windows-Benutzer entspricht):

    C:\Dokumente und Einstellungen\%Benutzername%\Anwendungsdaten\Thunderbird

    In dem neu angelegten Verzeichnis „Thunderbird“ erstellt man die Datei profiles.ini mit folgendem Inhalt:

    Code: profiles.ini
    1. [General]
    2. StartWithLastProfile=1
    3. [Profile0]
    4. Name=default
    5. IsRelative=0
    6. Path=X:\...\ThunderbirdPortable\data\profile
    7. Default=1


    Der Pfad Path=X:\...\ThunderbirdPortable\data\profile muss auf den Profilordner des Thunderbird-Portable angepasst werden.

    2.2.2 Einstellungen in OpenOffice

    • OpenOffice-Writer starten
    • Im OpenOffice-Menü Datei ➔ Assistenten ➔ Adress-Datenquelle aufrufen und "Thunderbird" auswählen
    • Unter "Tabelle auswählen" können verschiedene Listen im Thunderbird-Adressbuch ausgewählt werden.
    • Unter "Datenquellen-Titel" können noch der Name (mit dem die Datenquelle in OpenOffice registriert werden soll) sowie deren Speicherort und zusätzlich noch (bei Freigabe der Datenquelle für alle OpenOffice-Module) ein eindeutiger Name für diese Datenquelle vergeben werden.
    Hinweis

    Dieser Weg funktioniert leider nur für den Thunderbird-Portable, der auf der eigenen Festplatte läuft.

    3 Manuelle Erstellung eines Serienbrief-Dokuments in OpenOffice

    • Erstellen eines neuen Textdokuments Datei ➔ Neu ➔ Textdokument. Natürlich ist es auch möglich, eine bereits vorhandene Vorlage zu verwenden.
    • Anzeigen der registrierten Datenquelle: Ansicht ➔ Datenquellen (oder durch Drücken von F4).
    • Suchen der Datenquelle, die für den Formbrief verwendet werden soll (in diesem Fall Adressen), durch Klicken auf das +-Zeichen vor dem Adressenordner. Dasselbe nochmals vor dem Tabellenordner. Nun fügt man die notwendigen Felder in das Dokument ein, indem man die benötigten variablen Ausdrücke aus den Spaltenköpfen der Tabelle in das Textdokument zieht. Hierzu klickt man auf einen Spaltenkopf und zieht diesen mit gedrückter Maustaste an die entsprechende Stelle im Dokument.
    • Auf diese Weise das komplette Dokument erstellen.
    • Das Dokument kann nun gedruckt werden. Dazu klickt man auf Datei ➔ Drucken.
    • Im folgenden Dialog auf Ja klicken. Hierbei ist darauf zu achten, dass das Kontrollkästchen NICHT aktiviert wird.
    • Im Seriendruck-Dialog kann man nun wählen, ob man alle oder nur bestimmte Datensätze drucken möchte.
    • Durch Klicken auf OK wird das Dokument direkt an den Drucker gesendet. Im folgenden Dialog kann noch der entsprechende Drucker ausgewählt werden.
    Hinweis

    Zu beachten ist hierbei, dass die Feldbezeichnungen "Anrede" und "Anredeformel", die man (entsprechend der Anleitung weiter oben) mit der Erweiterung "MoreFunctionsForAdressbook" angepasst hat, in OpenOffice nicht als Feldbezeichnungen übernommen werden, sondern OpenOffice die Originalbezeichnungen <benutzerdef. 1> und <benutzerdef. 2> verwendet!

    3.1 Speichern des Serienbriefdokuments

    Man kann ein Serienbriefdokument (Formbrief, Adressetiketten oder Umschlag) auch als Datei speichern, anstatt das Ergebnis auszudrucken. Das Speichern als Datei ist in einigen Fällen sehr hilfreich, beispielsweise wenn Sie die Datei noch einmal kontrollieren möchten, bevor Sie eine große Zahl von Formbriefen oder Adressetiketten ausdrucken, oder wenn man die Datei vorher noch bearbeiten oder formatieren möchte. Auch eine wiederholte Verwendung kann somit leicht realisiert werden.

    3.1.1 Speichern als fertigen Brief

    Um das Dokument als Datei zu speichern, anstatt es auszudrucken, markiert man die Einstellung "Serienbriefdokument speichern".

    • Datei ➔ Drucken aufrufen
    • Bei "Ausgabe" als Ziel "Datei" wählen.
    • Unter "Serienbriefdokument speichern" besteht je nach Verwendungszweck die Möglichkeit, den/die fertigen Brief/e als einzelnes Dokument zu speichern ("Als einzelne Dokumente speichern" auswählen) oder alle fertigen Briefe in einem Dokument ("Als ein Dokument speichern" auswählen) zu speichern.
    • Mit OK bestätigen

    3.1.2 Speichern als Vorlage

    Um das Dokument als Vorlage zu speichern, einfach über Datei ➔ Speichern die Datei als Vorlage abspeichern.

    4 Siehe auch


    Beteiligte Autoren

    Graba, Thunder