Allgemeine Frage zum sinnvollen Anlegen von Ordnern

  • Hi,


    ich bin am überlegen wie ich meine E-Mails effektiver und übersichtlicher sortieren kann. Und würde gerne mal wissen wie Ihr das so haltet.


    Bei mir wird momentan wie folgt 'sortiert':


    Der Posteingang wird manuell nach Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Privat sortiert.
    Alles andere wandert dann von Zeit zur Zeit in einen Archiv-Ordner.


    Jetzt bin ich am überlegen ob ich mir Unterordner für die wichtigsten Kunden und Lieferanten anlege und über Regeln automatisch sortieren lasse.
    Aber wie am besten? Als Unterordner vom Posteingang? Oder lieber Hauptordner für Kunden und Lieferanten und darin dann Unterordner?
    Ganz anders?



    Ich bin mir wirlich nicht sicher was ich machen soll, von daher bin ich für alle Anregungen sehr dankbar.


    Viele Grüße


    Abacus

  • Hallo Abacus;


    das ist eine schwere Frage oder vielmehr eine schwere Antwort.
    Es hängt davon ab, womit Du am besten zurecht kommst, bzw. wie Du arbeitest.


    Aber mal ein Vorschlag, der wohl recht häufig genutzt wird:
    lege Dir einen Ordner für Kunden und einen für Lieferanten an; dort drin erstellest Du für jeden jeweils einen eigenen Ordner und dadrin wiederrum einen für gesendet und einen für empfangen.
    Das sieht dann in etwa so aus:
    ---
    Kunden
    -Kunde 1
    - -Gesendet
    - -Empfangen
    -Kunde2
    - -Gesendet
    - -Empfangen
    Lieferanten
    -Lieferant 1
    - -Gesendet
    - -Empfangen


    Jetzt erstellst Du für jeden Ordner (gesendet und empfangen) einen Filter. Dieser Filter wird zum einen auf den Ordner "Posteingang" (alle Mails mit einem globalen Filter erstmal hier her verschieben lassen und dann erst wegsortieren) und den Ordner Gesendet (hier wird genauso verfahren wie beim Posteingang) angewendet.


    Da es sich anscheinend um Geschäftsverkehr handelt, würde ich außerdem vorschlagen ein regelmäßig Backup durchzuführen.
    Man kann (je nach dem wie wichtig Dir die Mails sind) auch die Mails in "Posteingang" und "Gesendet" belassen und lediglich eine Kopie in der Struktur erstellen; diese beiden Ordner einmal Pro Monat in eine andere Struktur verschieben.
    Das wäre aber doppelte Haltung von Mails, was entsprechend Platz kostet und umstritten ist.


    Ich persönlich nutze eine Struktur die bislang noch keiner meiner Kollegen verstanden hat (und ich manchmal auch nicht), in sofern bin ich vermutlich nicht der beste Ratgeber. :?
    Und wie gesagt, es kommt entschieden darauf an, wie DU arbeitest.


    Trotzdem viel Glück und Gruß

  • Das klingt gar nicht so schlecht. Werd das mal mit meinem schreibintensivsten Kunden testen.


    Abacus

  • :-) ich stell mir gerade vor, abacus legt all seine 2850 kunden an, das macht 2850 ordner +jeweils 2 unterodner, macht 8550 ordner , dann noch so ca. 35 versch. lieferanten, macht nochmal 105 , sind dann so ca. insgesammt 8655 ordner in der struktur *ggg*



    naja, ich würd mal sagen das es bis zu 10 kunden schon noch überschaubar wäre :-)


    ich selbst hab nur "kundeneingang" und "kundenausgang" dann in jedem ordner einen unterordner mit "erledigt" und alles was noch ansteht bleibt im kundeneingangsordner liegen bis es erledigt ist, dank der guten terminerinnerung, sortieren nach name/datum/ und suchfunktion klappt es dann recht gut mit dem mailverkehr ....


    gruss pep



    ps: regelmässig gesichert werden NUR die mails mit diesem kleinen, einfachen programm http://synchingthunder.sourceforge.net/

  • 2850 Kunden sind es noch nicht ganz :-)


    Hatte überlegt das (falls der Versuch mit einem Kunden zufriedenstellend ist) das ich vielleicht die Top10 meiner Kunden und die wichtigsten Lieferanten auf diese Art sortiere. Zu viele Ordner sollten es nicht sein. Wenn in der Toolbar immer nur die Hälfte zu sehen ist, ist mir die Gefahr zu groß das ich was übersehe.


    Wo ich noch schwer am überlegen bin ist der Postausgang als Unterordner beim Kunden. Aber erst mal testen und dann weiterschauen.



    Abacus

  • Noch ein Tipp; Du kannst Dir so genannte "Virtuelle Ordner" anzeigen lassen.
    Ein Anwendungsbeispiel:
    Du sortierst Deine neuen Mails nach diversen Filterregeln in noch mehr Ordner. Die Liste der Ordner ist so lang das Du scrollen müßtest um alle zu sehen. Mit Hilfe eines Virtuellen Ordners läßt Du Dir jetzt alle neuen Mails auf einmal anzeige - egal wo sie liegen. ;-)


    Gruß

  • DerCrabbe :


    Du wirst lachen das hab ich auch schon überlegt :-)


    Naja eigentlich andersherum. Den normalen Posteingang mit ein paar Virtuellen Ordnern für die schnelle Übrsicht sortieren.


    Der Testordner funktioniert soweit eigenltich auch ganz ordentlich.



    Allerdings hab ich noch nichts darüber gelesen wie das mit den Speicherplatz ist. Ist der wirklich nur virtuell oder gibt es den Ordner tatzächlich. Bei über 1GB Mails pro Jahr (wird bestimmt nicht weniger) die ich geschäftlich bekomme und lt. Gesetz 10 Jahre aufbewahren muss würde da einiges zusammenkommen wenn die Nachrichten tatzächlich doppelt gespeichert würden.



    Abacus

  • Sowie ich "Virtuelle Ordner" verstanden habe, ist es nicht mehr als eine gespeicherte Suchanfrage, die man bei Bedarf aufruft.
    Somit wird jedesmal "nur" eine Verknüpfung zu der Mail angezeigt und diese belegen kaum Speicherplatz. Obendrein gehe ich davon aus, das lediglich die Suchanfrage an sich gespeichert wird, aber nicht das Ergebnis (dem Sinn nach ändert sich das ja auch laufend). Folglich wird hierdurch nicht unnütz Speicherplatz verbrannt.


    Was mir noch einfällt:
    wenn Du die Mails archivieren/aufheben mußt - ordne sie nach Jahren, dann kannst Du sie leichter und schneller "entsorgen", sollte es mal soweit sein.


    Gruß