Archiv: Aktuelles v. Altem trennen - ohne Strukturverlust

  • Moin.


    Nachdem in einem anderen Threaddeutlich wurde, dass - aus meiner Bewertung - die Nutzung der in TB3 dazugekommenen Archivfunktion absolut nicht empfehlenswert ist, möchte ich das zum Anlass nehmen, hier meine eigene, bescheidene bisherige Praxis der Archivierung vorzustellen.



    Meine Ordnerstruktur sieht, vollständig ausgeklappt, so aus:



    Hintergrundinfos:
    "Misc" steht bei mir für "Posteingang". Dort landet alles, wofür keine Filter eingerichtet sind. Insgesamt verwende ich nicht sehr viele "Sonderordner" für "besondere" Empfänger (wie z.B. einige Dienstleister, von denen Rechnungen per Mail eintreffen) oder Themen (wie z.B. Rückfragen an Ebay-Verkäufer und deren Antworten).
    Gesendete und eingehende Mails bewahre ich jeweils gemeinsam in einem Ordner auf. Daher taucht kein Ordner "Gesendet" auf.
    Ich verwende in TB nur ein Konto. Meine verschiedenen Postfächer lasse ich auf dem Server des Mailproviders zusammenführen.
    Am liebsten wäre es mir BTW, gar keine physischen Ordner zu verwenden, sondern physisch alles in "Misc" aufzubewahren. Die gesamte Strukturierung würde ich gerne über virtuelle Ordner laufen lassen.
    Das geht jedoch nicht, weil man nicht manuell einzelne Mails einem virtuellen Ordner zuweisen kann.
    Aber die Hintergrundinfos haben nichts mit meiner konkreten Frage zu tun.


    Wie ist meine aktuelle Archivierungspraxis?


    Ich schiebe etwa alle 2 Monate manuell alle Mails, die älter sind als 1 Monat aus "Misc" in den Ordner "Archiv".
    In sämtlichen Unterordnern "Empfänger..." und "Thema..." tue ich dies nicht.
    Weil es mir zuviel manueller Aufwand ist.


    Am liebsten wäre es mir, wenn der Archivordner exakt dieselbe Struktur von Unterordnern aufweisen würde wie die Hauptebene. Oder in anderen Worten: wenn im Archiv die Struktur gespiegelt würde.


    Meine Frage:


    Kennt ihr ein Verfahren, wie man alles "Alte" aus der Gesamtheit aller Unterordner ins Archiv verschieben kann und dabei die Ordnerstruktur vollständig erhalten bleibt?


    Darüber hinaus interessiert mich: Wie ist Eure Praxis der Archivierung? Was hättet ihr gerne und könnt es zur Zeit mangels Mitteln nicht realisieren?


    Hier nochmal zur Veranschaulichung mein Ziel:

    Plattform: macOS High Sierra | Thunderbird-Version: die jeweils aktuellste

    2 Mal editiert, zuletzt von Andreas Borutta ()

  • guten Morgen Andreas, guten Morgen Vogelbändiger!


    Ich archiviere völlig anders, und das schon seit Jahren, wseit ich von Oje auf the Bat und dann vor 2 Jahren auf Thunderbird umgestiegen bin.
    In lokale Ordner gibts bei mir angelegte Ordner für Mails, die ich wirklich aufheben möchte, je nach dem, ob es sich um Mailinglisten oder Personenhandelt.
    Beim Eingang wird schon mal alles so gut es geht gefiltert und in entsprechende Ordner, die aber im jeweiligen Konto liegen verteilt. Drum ich habe schon bei The Bat die Möglichkeit geliebt, jedes Konto extra haben zu können und mich auch beim Vogel gefreut, dass diese Möglichkeit angeboten wird. In Oje, gabs das zumindest damals noch nicht.
    Danach aussortiert, was will ich behalten, was wird entsorgt.
    Was ich behalten will, wandert in die jeweiligen Ordner in einem Ordner Archiv in lokale Ordner.
    Am Monantsende werden diese Ordner dann von allen 5 rechnern, die noch Emails empfangen, früher waren es 7, zusammengesammelt und auf einer externen Harddisk archiviert. Dafür verwende ich meinen heißgeliebten Total Commander, weil man da auch Textdateien aneinanderhängen und zu einer machen kann.
    Sind die einzelnen Ordner größer als 500 K, kommen sie in ein Archiv auf der externen Disk, das nach Jahren und Monaten in den Ordnernamen gkathegorisiert ist.
    Die andern bleiben auf der externen Disk in einem Ordner Mails, bis zum nächsten Moaatn, wo wieder von den Rechnern aufgesammelt wird.
    Die Archivordner in den Lokalen Ordnern auf den Rechnern werden geleert und alle Konten komprimiert,. Das mache ich auch auf einen rutsch, weil ich alle Archivordner in den Local Folders in einem virtuellen ordner anzeigen lasse und so die Mails mit STRG a und dann entfernen löschen kann.
    Mag sich vielleicht unständlich anhören, hat sich aber bei mir für mich seit Jahren bewährt, und ich kann die Mbx-Dateien importieren, wenn nötig, wo und wie ich lustig bin, und finde eigentlich ziemlich meistens, was ich suche, auch wenn es oft Jahre zurückliegt.

  • Rothaut
    Vielen Dank für die ausführliche Darstellung Deiner Archivierungspraxis.


    Mir wäre das zuviel Aufwand.


    Bei Backups auf externer Platte, schreibe ich, weil Speicherplatz zu vernachlässigende Kosten hat und die 700MB (mein komplettes Mailarchiv von 10 Jahren) flott geschrieben sind, das gesamte Archiv neu.
    Mich für Mails mit inkrementellen Speicherverfahren zu beschäftigen erschien mir nicht lohnenswert.
    In mittlerer Zukunft, ich werde bald zu Linux migrieren, möchte ich das Backup aller Daten mit zeitgesteuerten "Jobs" vollständig automatisieren und gar nichts mehr händisch daran erledigen.
    Dann werden Mails eben zusammen mit den anderen Daten "gebackupped".


    Zurück vom Backup zum Archiv:
    Ich ziehe als Zugang tendenziell die (Volltext-)Suche über den Gesamtbestand vor (ganz wie bei Webseiten Suchmaschinen das erledigen) - gegenüber der Schrittfolge "Jahr wählen, Monat wählen, Empfänger/Thema wählen".
    Kurz: ich mag diesen "flüchtigen" On-the-Fly-Zugriff, wo man flott einen Filter tippt und Treffer gezeigt bekommt.


    Leider bietet die Suchbox von TB keine Möglichkeit Zeichenketten via Operatoren zu verketten, wie z.B. bei einer Google-Suche.
    Beispiel für TB:


    Code
    1. Tastenkürzel VON:rothaut YEAR:2010


    "VON" und "YEAR" sind hier Operatoren.
    Das würde eben alle Mails zeigen, die irgendwo im Body "Tastenkürzel" enthalten, im From-Header: "Rothaut" und im Date-Header "2010".

    Plattform: macOS High Sierra | Thunderbird-Version: die jeweils aktuellste