gesendete E-Mails archivieren [erl.]

    Thunderbird-Version: 24.1.1
    Betriebssystem + Version: alle, bzw. unabh. vom Betriebssystem
    Kontenart (POP / IMAP): IMAP und "Lokale Ordner"


    Hallo liebe Leute,
    ich habe eine Frage zur Arbeitsweise:

    Kurzfassung:

    Wie archiviert ihr eure gesendeten E-Mails?


    Detaillierte Fassung:

    Meine normale Arbeitsweise mit dem IMAP-Konto sieht so aus:

    • Eingehende E-Mails, sofern sie nicht von Filtern direkt wegsortiert werden, landen in der Inbox.
    • Wenn sie dort gelesen, bearbeitet oder beantwortet sind (und aufgehoben werden sollen), Druck auf Taste A, und die E-Mails wandert ins Archiv.
    • Die Inbox ist im Idealfall immer leer.
    • Kopien gesendeter E-Mails werden in "Gesendet" aufgehoben (per Einstellung in "Konten-Einstellungen").

    Wenn der Umfang des IMAP Kontos bzgl. Quota mal wieder zu nah an 100% kommt, verschiebe (bzw. kopiere, dann lösche...) ich E-Mails vom IMAP Konto nach "Lokale Ordner", wobei die Ordner-Struktur in "Lokale Ordner" der des IMAP Kontos entspricht.

    Beispiel: Meistens mache ich das jahres-weise. D.h. aktuell wurde 80% der Quota erreicht, also habe ich den Ordner "Archiv/2011" vom IMAP Konto in die "Lokalen Ordner" verschoben, und die Mails aus dem Jahr 2011 im "Gesendet" Ordner des IMAP Kontos in den "Gesendet" Order der "Lokalen Ordner".

    Das ergibt folgende Hierarchie:

    Das Problem:

    Alles ist gut für erhaltene E-Mails, weil diese jahresweise in den Archiv-Unterordnern liegen.

    Aber der "Gesendet" Ordner wird immer größer -- ein Order für alle gesendeten E-Mails aller Jahre!


    Mögliche (Teil-)Lösung:

    Man könnte die gesendeten E-Mails ebenfalls in die Archiv/20XY Ordner einsortieren, d.h. quasi den "Gesendete" Ordner "auflösen" bzw. ihn im Idealfall immer leer haben: Die Taste A funktioniert in "Gesendet" genauso wie in der "Inbox". In Archiv/20XY sind dann sowohl die erhaltenen als auch die gesendeten E-Mails.
    Nachteil: In der E-Mail Listenübersicht habe ich normalerweise für alle Ordner die Spalte "von" (Absender) eingestellt, außer für "Gesendet", dort wird die Spalte "Empfänger" angezeigt. Das ist auch die natürliche und gewollte (Vor-)Einstellung. Hat man nun gesendete und empfangene E-Mails gemeinsam in einem Archiv/20XY Ordner, muss man entweder beide Spalten zugleich anzeigen (braucht viel Platz und ist verwirrend), oder sich für eine von beiden entscheiden (ist unvollständig, und auch verwirrend).


    Die Frage:

    Wie löst ihr dieses Problem?

    Die Suche hier nach "gesendete archivieren" hat Treffer, aber keine Antworten gebracht.


    Viele Grüße
    Carsten

    Edited once, last by CarstenF (December 2, 2013 at 3:36 PM).

    Hallo,
    na, du hast das ja schon ganz gut gemacht, so sollte man es auch machen. :top: :zustimm:
    Das Problem mit dem Ordner Gesendet könnte man doch genau so lösen.

    Einfach für jedes Jahr oder alle zwei Jahre einen neuen Ordner Gesendet-[Jahreszahl] in die lokalen Ordner hinzufügen
    Die im IMAP-Konto nicht benötigten Mails dann löschen und komprimieren.
    Wenn du, sagen wir, in den lokalen Ordnern einen Ordner "Gesendet IMAP" und darin weitere Unterordner anlegen würdest, wäre der Oberordner von der Größe nicht gefährdet. Die angelegten Unterordner beeinflussen nicht die Größe des "Root"-Ordners.
    Bei nur einem einzigen Ordner aber muss man in der Tat vorsichtig sein.
    Meine Obergrenze wäre 500 MB und bei selten genutzten Archiven auch bis 800 MB.

    Gruß

    Hallo mrb,

    herzlichen Dank für Deine Antwort! :D

    Das mit den Unterordnern auch für Gesendet hört sich gut an! Man könnte sogar diese Unterordner mit der Jahreszahl direkt unter dem Gesendet Ordner in Lokale Ordner anlegen. TB sollte kein Problem damit haben, dass Gesendet ein Spezialordner ist, und dann wäre es schön "symmetrisch" zum Archiv-Ordner:

    Sofern nicht noch jemand anderes einen anderen guten Tipp oder Idee (auf solche wie Deinen habe ich mit meiner Frage gehofft! :top: :D ) oder auch komplett anderen Ansatz hat, werde ich das in den nächsten Tagen auch genauso ausprobieren.

    Wirklich schade ist eigentlich, dass TB keine Spalte kennt, die "Von" und "Empfänger" kombiniert, also z.B. "von/an (Korrespondenzpartner)".

    Dann könnte man wie in einer Mailingliste oder Newsgroup die Themen-Ansicht voll ausnutzen, d.h. konkret: Auch die gesendeten Mails einfach gemeinsam mit den empfangenen Mails im Archiv Ordner archivieren. Die an für sich künstliche Trennung von Gesendet und Empfangen würde entfallen und man könnte z.B. auch viel leichter thematisch archivieren: "Archiv-privat", "Archiv-Verein", "Archiv-geschäftlich", ... das wäre meine Idealvorstellung. :mrgreen:

    Oder kennt jemand ein Add-On oder cleveren Trick, wie man das erreichen kann?
    Es geht dabei speziell um diese Kombi-Spalte wie oben beschrieben; der Kontext-Menüpunkt "In Themenbaum anzeigen" und das Add On "Conversations" sind mir bekannt, aber leider beides nicht "ganz" zutreffend.

    Nochmal danke und viele Grüße
    Carsten

    Quote from "mrb"


    Show InOut :: Thunderbird Add-ons

    Wow, das Add-On ist super!! Vielen Dank für den Tipp! :bussi: :mrgreen:

    Also wenn's nach mir ginge, wäre das eine fest in TB eingebaute Funktion! :P

    Zur Zeit bin ich es noch am Testen (ein kleines Problem scheint zu bestehen: manchmal bekommt man "<<<" angezeigt, wo "<" angezeigt werden sollte, den Autor habe ich schon angeschrieben), aber so wie es im Moment aussieht, ist das wirklich die Lösung schlechthin! Bin völlig begeistert! :D

    Viele Grüße
    Carsten