Email Umgebung optimieren

    Hallo,

    ich habe hier mit Thunderbird ein Geschwindigkeitsproblem, welches das Arbeiten sehr erschwert und verzögert. Es kommt sehr unregelmäßig bei den Clients zu Verzögerungen unter anderem beim Tippen von Mails, beim Abruf von Ordnern oder suchen von Mails.

    Ich erläutere mal kurz meine Mailsituation hier: Ich hab bei all-inkl ca 15 IMAP Postfächer auf welche jeweils eine Mailadresse läuft. DIese Mails werden von 6 Clients (aktuell Thunderbird 38.5.1) tagsüber abgerufen bearbeitet gesendet. Der Umfang beträgt in den größten Postfächern bis zu 20.000 Mails die im "bearbeitet" Ordner liegen. Bei den restlichen Postfächern sinds jeweils zwischen paar hundert und paar tausend Mails. Im Posteingang liegt nur das aktuelle Zeugs, max. 20 Mails. Der große Vorrat von 20.000 Mails sind die Sachen, welche max. 6 Monate alt sind und täglich schnell zum Durchsuchen bereit stehen müssen. Für die Mails. die älter als 6 Monate sind hab ich seit neustem ein Programm geschrieben welche die betreffenden, wöchentlich in jeweils nen Unterordner eines Archivpostfachs verschiebt. Bei denen ists egal wie lange das Durchsuchen dauert.

    Meine Frage hierzu, was kann ich tun, um die Sache zu optimieren?

    Grüße

    Hallo Tadeus,

    ohne dass ich weitere Details zu kenne, scheint es doch offensichtlich, dass Dein Problem einfach in der schieren Anzahl an E-Mails innerhalb eines Ordners liegt. Die Lösung sollte darin bestehen, dass Du Dich an die gute, alte Zeit erinnerst, bevor es E-Mail gab. Das ist ja noch nicht so lange her.
    In einem klassischen Büro wäre wohl niemand auf die Idee gekommen, 20000 Briefe auf einen Haufen "bearbeitet" zu werfen. Wie hat man sich damals beholfen? Durch Sortieren in Ordner, gegliedert nach Aktenzeichen, Jahrgängen, Kunden usw.

    Gruß

    Susanne

    Das Problem ist, dass es kein klassisches Büro ist und man auch keine Zeit hat Mails in irgendwelche Ordner zu sortieren. Die Mail kommt rein, wird bearbeitet und abgelegt. Da das alles Kundenanfragen von tausenden Kunden sind, wüsst ich nicht mal nach was ich da sortieren sollte. Alphabet? Das ist doch nicht sinnvoll. Am Ende wird von den Benutzern nach der Bestellnummer, Namen oder was weiß ich über den globalen Ordner gesucht.

    Ich muss das irgendwie anders optimieren können. Ich hab schon an nen eigenen Mailserver hier gedacht der die Mails vom Provider holt, aber ich hab keine Ahnung ob das Besserung bringt und vom Administrationsaufwand graust mich auch bisschen, von daher haben wir das ausgelagert.

    Quote from tadeus

    Da das alles Kundenanfragen von tausenden Kunden sind, wüsst ich nicht mal nach was ich da sortieren sollte.

    Ich auch nicht. Aber noch vor wenigen Jahren hatten die Damen und Herren in der Verwaltung auch solche Fälle im Griff. Frag doch Du einfach mal eine dieser Fachkräfte um Rat.

    Quote from tadeus

    Ich hab schon an nen eigenen Mailserver hier gedacht der die Mails vom Provider holt

    Das würde sicherlich eine Erleichterungen bringen. Ebenso könnte die Verwendung des Maildirformats helfen, welches aber noch experimentell ist. Die wirkliche Lösung wäre aber wohl eher eine ordentliche Datenbank (das geht dann aber nicht mit dem TB).

    An eine große Lösung dachte ich gar nicht. Eine Groupware umfasst ja viel mehr als nur einen Mail-Client. Bei 6 Clients und 15 Postfächern ist Lotus Notus dann wohl doch ein wenig zu viel des Guten.

    Ich dachte eher an eine kleine Lösung, wie z.B. Inbox2DB auf MySQL.

    Ok, verstehe.

    Nach was muss ich suchen wenn ich solche Software Lösungen finden möchte?
    Bzw. welche Alternativen (auch im Linux Bereich) gibt es dazu?

    Edited once, last by tadeus (March 3, 2016 at 9:09 AM).

    Quote from tadeus

    Nach was muss ich suchen wenn ich solche Software Lösungen finden möchte?

    Meine ehrliche, unverblümte Antwort wäre: Wenn das nicht hinbekommst, dann lass es besser sein oder hole Dir professionelle Beratung.

    Das ist wirklich nicht böse gemeint. Jedoch ist das Einrichten solcher Lösungen deutlich komplizierter als einfach nur ein Programm zu installieren.
    Die wichtigste Frage ist auch, ob Du überhaupt einen Bedarf dafür hast und was Du überhaupt erreichen willst. Ich kenne keine Privatperson, die so etwas benutzen würde. Das lohnt sich nur für Firmen ab einer bestimmten Größe. Ich persönlich kenne auch nur größere Firmen, jenseits der 1000 Mitarbeiter, die so etwas betreiben. Mit einer Ausnahme (siehe unten) haben ich bei denen aber die große Lösung in Umgebungen wie SAP, Oracle, IBM oder auch SalesForce gesehen.

    Tools wie das oben genannte Inbox2DB bieten eine kleine Lösung - für kleine Unternehmen. Es geht dabei aber vorrangig nur um die E-Mails. Inbox2DB ist auch keine vollständige Groupware. Es geht hier mehr darum, dass z.B. ein Shop viele Bestellungen per Mail erhält, die dann automatisch in eine Datenbank wandern. Dort kann dann der weitere Bestellvorgang mit anderen Tools bearbeitet werden. Das setzt schon mal voraus, dass die Datenbank existiert und die anderen Geschäftsprozesse diese ebenfalls nutzen. Denn allein davon, dass E-Mails nun in der MySQL-Datenbank liegen, hat man nicht viel, außer dass sich in sehr großen Beständen besser suchen lässt. Aber selbst dazu benötigt man ein Frontend. Der TB kann das nicht.

    (Ich habe Inbox2DB bei einem Holzhandel in Benutzung gesehen. Die gesamte Umgebung wurde von einem IT-Dienstleister eingerichtet und wird auch von diesem gewartet. Dort laufen Aufträge, Bestellungen, Lagerhaltung, Versand usw. auf dieser einen Datenbank. Das ist sozusagen ein Mini-SAP, wobei Inbox2DB nur ein kleiner Bestandteil ist.)

    Mit einem Mailumfang von paar tausend Mails kommen Mailprogramm wie der TB und erst recht Outlook gut klar. Wenn man einen eigenen IMAP-Server betreibt, lassen sich die E-Mails auch gut teilen. Erst wenn der Mailumfang inklusive der Archive sehr groß wird, und vor allem, wenn weitere Geschäftsprozesse auf einer gemeinsamen Datenbank aufbauen, werden solche Lösungen m.E. interessant.

    Falls es Dir gar nicht um eine Warenwirtschaft geht, sondern Du eine Groupware suchst, starte einfach bei wikipedia. Dort sind einige Produkte gelistet, natürlich auch für Linux.