Wie E-Mails auf NAS archivieren + Speicherplatz reduzieren?

    Hallo,

    • Thunderbird-Version: 52.8.0
    • Betriebssystem + Version: Win 7, 10
    • Kontenart (POP / IMAP): IMAP
    • Postfach-Anbieter (z.B. GMX): lokal
    • Eingesetzte Antiviren-Software: Win Defender, Symantec
    • Firewall (Betriebssystem-intern/Externe Software): BS

    Ich habe zwei Probleme, bei denen ich auf eure Hilfe hoffe:


    1) Speicherplatz


    Thunderbird belegt mittlerweile 80 GB meiner Festplatte, da zigtausend E-Mails auf dem IMAP-Server liegen. Welches Vorgehen würdet ihr empfehlen, um die Größe wieder deutlich zu reduzieren? Ich habe soeben eingestellt, dass nur noch die E-Mails des letzten Jahres lokal gespeichert werden sollen, die Einstellung scheint aber zumindest nicht sofort zu wirken. (Edit: Logisch, vermutlich muss erst komprimiert werden) Außerdem könnte man vielleicht Ordner archivieren, die älter sind? Nur wie macht man das am sinnvollsten? (Edit: Die Einstellung führt doch dann mit Sicherheit dazu, dass die E-Mails in der Suche nicht mehr gefunden werden oder? Das ist natürlich auch nicht optimal. :/)


    2) Archivierung


    Es handelt sich um geschäftliche Emails, mir ist deswegen wichtig, dass die auf keinen Fall verloren gehen und ich auch noch in einigen Jahren Zugriff habe. Die E-Mails liegen auf einem internen Mailserver (Synology). Diesen sichere ich regelmäßig, habe also da von den Daten eine Kopie. Daran gefällt mir nur nicht, dass das wohl ein proprietäres Format ist und ich nur über den Synology Mailserver Zugriff auf die Sicherung habe.


    Außerdem habe ich MailStore entdeckt. Mit der Software können die Mails direkt vom IMAP-Server (wohl sinnvoller) oder aber auch aus Thunderbird gesichert werden. Klingt gut - nur kann ich das Archiv anscheinend nur lokal und nicht auf dem NAS ablegen. Das ist nervig, da ich dann lokal wieder weniger Speicherplatz habe und das immer nachträglich noch auf das NAS spiegeln muss.


    Dann fiele mir noch ein, dass man wohl auch das Thunderbird Profil samt Emails sichern könnte. Allerdings ist das wohl nur dann sinnvoll, wenn ich die Einstellung von 1) wieder entferne, denn sonst sind ja nur die Emails des letzten Jahres enthalten.


    Ich bin mir sicher mit dem Problem nicht allein zu sein. Wie handhabt ihr das?


    Edit: Soso ... "Komprimieren abgeschlossen, etwa 89GB freigegeben." Wie geht das denn, wenn insgesamt nicht mal so viel belegt werden? :)


    Edit: Interessant wäre auch noch wieso MailStore alle meine Emails mit 30 GB speichern kann, während TB über 80 benötigt.

    Ich weiß nicht, was an dieser Stelle genau deine Erwartungshaltung ist. Du hast dich bereits gut informiert und eine Reihe von Möglichkeiten angeführt. Sie haben jeweils Vor- und Nachteile. Eine beste Empfehlung in dem Sinn, dass sie für alle Parameter und jeder Anforderung optimal ist, gibt es nicht.


    Zu deinen Fragen, soweit ich die beantworten kann:

    Quote from powermailuser

    Die Einstellung führt doch dann mit Sicherheit dazu, dass die E-Mails in der Suche nicht mehr gefunden werden oder?

    Nein, Thunderbird kann auch auf dem Server suchen. Das dauert dann etwas länger als lokal. Auf das lokale Speichern kann man verzichten, wenn man möchte.


    Quote from powermailuser

    Daran gefällt mir nur nicht, dass das wohl ein proprietäres Format ist und ich nur über den Synology Mailserver Zugriff auf die Sicherung habe.

    Thunderbird unterstützt auch Maildir. Es gibt meines Wissens noch funktionale Einschränken. Dazu kenne ich keine Details.

    Mailserver wie Dovecot und Postfix unterstützen Maildir ebenfalls. Damit ließe sich erreichen, dass lokal wie auf dem Server das gleiche, nicht proprietäre Format verwendet wird.

    Soweit es den Thunderbird betrifft gibt es bisher vergleichsweise wenig Erfahrungen mit Maildir. Etwas Vorsicht ist geboten.


    Quote from powermailuser

    nur kann ich das Archiv anscheinend nur lokal und nicht auf dem NAS ablegen.

    Ich kenne Mailstore nicht aus eigener Erfahrung. Da das würde mich aber doch überraschen.


    Quote from powermailuser

    Dann fiele mir noch ein, dass man wohl auch das Thunderbird Profil samt Emails sichern könnte. Allerdings ist das wohl nur dann sinnvoll, wenn ich die Einstellung von 1) wieder entferne, denn sonst sind ja nur die Emails des letzten Jahres enthalten.

    Das ist richtig.


    Quote from powermailuser

    Soso ... "Komprimieren abgeschlossen, etwa 89GB freigegeben." Wie geht das denn, wenn insgesamt nicht mal so viel belegt werden?

    Vermutlich deshalb, weil es es einen Unterschied gibt zwischen der tatsächlichen Größe einer Datei und dem Platz, den sie physikalisch belegt. Das wirkt sich insbesondere dann aus, wenn man viele kleine Dateien speichert.

    Man kann aus der beachtlichen Größe dieser Zahl auch ableiten, dass die dynamischen Ordner (Posteingang, Papierkorb, ...) bereits länger nicht komprimiert wurden.

    Quote from powermailuser

    Interessant wäre auch noch wieso MailStore alle meine Emails mit 30 GB speichern kann, während TB über 80 benötigt.

    Das kann viele Gründe haben. Die erwähnte Belegung im Filesystem, ein komprimierendes Format im Sinne von zip, eine Komprimierung im Sinne von Thunderbird, eine Kombination aus allem, etc. .

    Quote from powermailuser

    Wie handhabt ihr das?

    Wichtige Mails halte ich im Konto "Lokaler Ordner" vor, nach wie vor als mbox. Dieser ist Teil meines normalen Datenbackups.

    Archive, auf die man nur im Ausnahmefall zugreifen muss, lassen sich auf diese Art auch ganz auslagern. Im Bedarfsfall kann man die entsprechenden Ordner einfach zurückkopieren.