E-mails delegieren/Aufgaben

Wenn Sie plötzlich keine E-Mails mehr empfangen können

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  • Um Rückfragen vorzubeugen, bitten wir um folgende Angaben:

    • Thunderbird-Version: 68.4.1
    • Wurde gerade auf eine neue Versionsreihe aktualisiert (bspw. von 60.* auf 68.*):
    • Betriebssystem + Version: Windows 10
    • Kontenart (POP / IMAP): IMAP
    • Postfach-Anbieter (z.B. GMX):
    • Eingesetzte Antiviren-Software:
    • Firewall (Betriebssystem-intern/Externe Software):
    • Router-Modellbezeichnung (bei Sende-Problemen):



    Hallo,


    wir möchten Thunderbird in der Firma nutzen. Nun eine Frage zum E-Mailmanagement zwischen Kollegen: Es gibt eine E-Mailadresse, auf die nur ein Kollege Zugang haben soll. Dieser Kollege soll nun in der Lage sein, die eingehenden E-Mails zu delegieren, d.h. bspw. bestimmte E-Mails als Aufgaben anderen Kollegen zuteilen zu können. Erst dachte ich an einen Ordner, aber auf diesen haben die Kollegen ja nur zugriff, wenn sie auf den gesammten E-Mail-Posteingang Zugriff hätten. Außerdem sollte es möglich sein, dass jeder E-Mail wie bei einer Aufgabe auch Notizen zugefügt werden können, damit die Kollegen dann gleich wissen, was zu tun ist.


    Was bietet sich da bei Thunderbird an?


    Vielen Dank schon mal!


    Diese Worte hier können Sie mit Ihrem Text bitte überschreiben.

  • Was bietet sich da bei Thunderbird an?

    Der natürliche Weg wäre eine Weiterleitung an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, an den delegiert werden soll. Die neue Mail kann dann alle Hinweise enthalten, die an den Mitarbeiter gehen sollen, zur Referenz bzw. weiteren Bearbeitung steht unten oder im Anhang die originale Mail (je nach Weiterleitungs-Modus).


    Wenn das aus irgendeinem Grund nicht reicht, wären vermutlich weitere Details hilfreich?

  • Oben ist der Postfachanbieter nicht angegeben. Wenn es sich um einen eigenen Mailserver handelt oder der Anbieter sharing unterstützt, dann wäre das eine elegante Lösung. Die Kollegen geben jeweils einen ihrer Ordner frei. Dann kann der eine Kollege diese abonnieren und die Mails direkt in deren Konten verschieben.

  • Was bietet sich da bei Thunderbird an?

    Der natürliche Weg wäre eine Weiterleitung an die E-Mail-Adresse des Mitarbeiters, an den delegiert werden soll. Die neue Mail kann dann alle Hinweise enthalten, die an den Mitarbeiter gehen sollen, zur Referenz bzw. weiteren Bearbeitung steht unten oder im Anhang die originale Mail (je nach Weiterleitungs-Modus).


    Wenn das aus irgendeinem Grund nicht reicht, wären vermutlich weitere Details hilfreich?

    Also das haben wir zwar teilweise schon gemahct, ist aber natürlich nicht gerade effizient...außerdem sollte irgendwie die Möglichkeit bestehen, dass die bearbeiteten Mails als "erledigt" gekennzeichnet werden können und auch der Mitarbeiter, die die mails zuweiset, den gesamten Kundenkontakt sehen kann.



    NumLock: Ja, es ist ein Webmailer beim eigenen vServer. Was meinst Du genau?

  • Dazu musst du mal Kontakt mit demjenigen aufnehmen, der den Server betreut. Man kann Mailserver so konfigurieren, dass Benutzer A Ordner seines Kontos für andere Benutzer freigeben kann. Dann kann ein Benutzer B diesen Ordner von A im Thunderbird abonnieren. B kann Mails in den freigegebenen Ordner von A schieben.

  • außerdem sollte irgendwie die Möglichkeit bestehen, dass die bearbeiteten Mails als "erledigt" gekennzeichnet werden können und auch der Mitarbeiter, die die mails zuweiset, den gesamten Kundenkontakt sehen kann.

    Das klingt so, als suchst du eher nach einem "Ticketsystem". In einem solchen System ordnet ein Server die eingehenden E-Mails automatisch verschiedenen Vorgängen zu. Diese Vorgänge haben zusätzliche Metadaten und können als Ganzes delegiert oder als erledigt markiert werden; es ist in der Regel auch möglich, dass mehrere Mitarbeiter am selben Fall arbeiten und sich über den Vorgang austauschen können. So etwas kann ein "normaler" Mail-Server nicht leisten.


    Einige dieser Systeme lassen sich auch via E-Mail (und damit Thunderbird) bedienen, wobei ich damit keine praktische Erfahrung habe. In jedem Fall braucht es dafür Serverseitig andere Software.



    Für den Fall dass ich falsch geraten habe / der Vollständigkeit halber:

    Also das haben wir zwar teilweise schon gemahct, ist aber natürlich nicht gerade effizient...

    Über dieses "natürlich" lässt sich streiten. Der Gesamtaufwand sind ja zwei Klicks oder Tastenkombinationen (Weiterleiten + Senden), das Eintippen der ersten Zeichen des Ziel-Mitarbeiters (Empfängeradresse aus Adressbuch) und das Eintippen etwaiger Kommentare. Ich wüsste nicht, wie man im allgemeinen Fall irgendeinen dieser Schritte weglassen könnte.


    Im konkreten Fall könnte man die Weiterleitung mit Filtern o.ä. eventuell auch noch beschleunigen – das hängt dann aber eben von den tatsächlichen Arbeitsabläufen ab.


    Wenn du aber aus irgendwelchen gründen lieber gemeinsame Verzeichnisse nehmen willst, folge dem Vorschlag von NumLock. Freitext-Notizen gehen damit meines Wissens nicht ohne weiteres (eventuell mit einem Add-on, mir war da dunkel danach), Schlagwörter (Tags) je nach Mailserver schon. Wenn dein Server-Betreiber nicht direkt gemeinsame Verzeichnisse einrichten kann oder will, kann man dafür auch einfach ein weiteres IMAP-Konto missbrauchen. Generell hat ein gemeinsames Verzeichnis den Vor- und Nachteil, dass alle befugten Mitarbeiter immer auf alle dort gespeicherten Mails zugreifen können.