mehrere Mailaccounts archivieren in verschiedene Zielordner

    Thunderbird product
    Thunderbird für Windows
    Thunderbird version
    153.2.0
    Operating system
    Win 11pro

    Hallo zusammen,

    hier das Setup:

    • lokaler Rechner (Win 11 pro)
    • eigener Server /Mailserver auf einem Zentyal aufgesetzt (IMAP)
    • Firewall / Router, etc. gibt es auch, zur Nutzung der Mail muss man im Netzwerk sein - zur Not halt über VPN - , sollte hier aber nicht relevant sein
    • personalisiertes Mailaccount -> hier kann das Archiv im Win-Profil lokal abgelegt werden, so wäre das Archiv in der Backup-Routine des Rechners mit gesichert.
    • mehrere projektbezogene Mailaccounts, die von mehreren Usern parallel gelesen werden, daher kann das Archiv hierfür nicht im lokalen Win-Profil abgelegt werden, da die anderen User das dann nicht mehr sehen, oder der Ordner allen zugänglich gemacht werden müsste, zudem müsste dieser Rechner immer online sein.

    Da ich nicht mehrere Mailclients auf dem Rechner haben will, aber ca. 15 Accounts parallel abrufen und bearbeiten muss - das sind eben ein persönliches Mailaccount und diverse projektbezogene Accounts, alle von einem Server bereitgestellt werden (wobei das hier glaube ich nicht ausschlaggebend ist), soll/kann das Archiv vom personalisierten Account im Userprofil archiviert werden, die Projektaccounts, die schnell mal 10-15 GB nach 1-2 Jahren haben können, sollen die Projektaccounts auch projektspezifisch in einem Zielordner, idealerweise auf einem Netzlaufwerk im Ordner des jeweiligen Projekts archiviert werden. So kann ein Mitarbeiter, der später am Projekt mitzuarbeiten beginnt, auch Mails vor seinem Beitritt lesen und finden, wenn man das Archiv entsprechend einhängen kann/könnte. So wären Mails auch von abgeschlossenen Projekten im Projektordner archiviert und könnten nach Jahren wieder gelesen / gesucht / gefunden werden.

    Alles, was ich bisher gefunden hab, ist, dass man das Archiv in einen "Lokalen Ordner" erstellen/speichern kann. Der Ordner kann theoretisch auch auf einem Netzlaufwerk liegen. Das macht aber nur Sinn für persönliche Accounts, nicht für projektspezifische.

    Kennt jemand einen Weg die Archive postfachspezifisch zu erstellen, damit diese dann auch noch von mehreren Usern wieder eingebunden werden können?

    Vielen Dank für mögliche Anregungen!

    Grüße m

  • graba September 10, 2026 at 12:41 PM

    Approved the thread.

    Guck dir das AddOn ImportExportTools NG an, das kann deine Anforderungen teilweise.

    Ein einzelnes Sichern eines Kontos mit Mails und Verbindungsdaten ist nicht möglich.

    Quote from Mac_1

    So kann ein Mitarbeiter, der später am Projekt mitzuarbeiten beginnt, auch Mails vor seinem Beitritt lesen und finden, wenn man das Archiv entsprechend einhängen kann/könnte.

    Man legt E-Mails zu Projekten in einem Format ab das ohne größere Probleme geöffnet werden kann z.B. EML. Siehe auch dazu das AddOn.

    Es macht zur langfristigen Datensicherung wenig Sinn, daß jeder Benutzer mit einem Konto-Archiv auch immer vollen IMAP-Zugriff erhält.

    Hallo dErzOnk,

    vielen Dank für deine Einschätzung, ich hatte schon befürchtet, dass das mit Bordmitteln von TB nicht geht, was ich will.

    Es wäre zu schön gewesen die archivierten Mails auf eine Weise doch noch "live" und im laufenden System zu haben und bei eine Suche mit eingeschlossen zu wissen.

    Ja, für das wirkliche Archivieren ist z.B. PDF sicher das bessere Format - fürs Suchen und ggf. auch nach 5 oder 6 Jahren drauf zu antworten eher nicht.

    In einem anderen Büro haben wir fürs Projektarchiv von Process Text Group den ABC Amber Converter benutzt, der schreibt die Mails mit internen Links zu den Anhängen raus, das hatte vor 15 Jahren super funktioniert. Diese Mails sind dann aber nicht mehr direkt beantwortbar, dass man im Mailverlauf die vorangegangenen Mails noch mit lesen könnte. Man kann natürlich das "alte" / archivierte Mail als PDF mit an ein neues Mail dranhängen. Diese Option muss ich mir jetzt überlegen, da das Gesamtsystem momentan sehr träge wird und ich irgendeine Lösung zeitnah finden muss.

    Nochmals vielen Dank für die schnelle Antwort!

    Grüße m

    Quote from Mac_1

    Es wäre zu schön gewesen die archivierten Mails auf eine Weise doch noch "live" und im laufenden System zu haben und bei eine Suche mit eingeschlossen zu wissen.

    Archiv und "live" widerspricht sich, IMAP ist nicht zur Archivierung sinnvoll.

    Quote from Mac_1

    Ja, für das wirkliche Archivieren ist z.B. PDF sicher das bessere Format - fürs Suchen und ggf. auch nach 5 oder 6 Jahren drauf zu antworten eher nicht.

    Was ist an EML verkehrt? Das kann man besser öffnen als PDF, ist jederzeit wieder in TB bearbeitbar, kann Vorschau im Explorer und auch in der Windows Suche indexiert werden. Ein Doppelklick im "Projektordner" und man macht im TB da weiter wo die letzte Mail aufgehört hat.

    Nur macht es keinen Sinn das E-Mailkonto dann in TB zu importieren, mit allem drum und dran und den Einstellungen. Das ist wie gesagt auch nicht möglich.

    Ich glaube das hier ein generelles Strukturproblem vorhanden ist das jetzt erweitert werden soll. Guck dir das AddOn mal an und auch das Thema mdir statt mbox. Ich habe nicht den Eindruck das verstanden wurde wie TB Mails speichert.

    Quote from Mac_1

    Man kann natürlich das "alte" / archivierte Mail als PDF mit an ein neues Mail dranhängen. Diese Option muss ich mir jetzt überlegen, da das Gesamtsystem momentan sehr träge wird

    Wie gesagt, wurde meinem Eindruck nach eine Mail/Konto/Profil/Server-Struktur angelegt die nicht sinnvoll ist. Das System wird sich bis zum Absturz aufblähen, aber das kann dauern. Die Problematik mit den Projektmails haben viele Firmen, Vereine usw... da kann man mit Geld viel erschlagen oder einmal eine richtige effiziente Struktur festlegen. Da sollte man sich Gedanken machen, alte Mails per PDF anzuhängen ist es nicht. Der IMAP Server wird davon auch nicht besser, 10-15GB hört sich auch nach Datengrab an... usw.

    Quote from Mac_1

    Da ich nicht mehrere Mailclients auf dem Rechner haben will,

    Also entweder total unpräzise oder es zeigt das es an Wissen fehlt wie TB speichert/arbeitet. Ein Mailclient (TB) und 15 Profile ist auch ein Weg...

    Quote from dErzOnk

    Ein einzelnes Sichern eines Kontos mit Mails und Verbindungsdaten ist nicht möglich.

    (Ohne Mails, da IMAP, kann der TB aber einen solchen kontenspezifischen Export der Einstellungen nach TBmobile. Keine Ahnung ob es mittlerweile ein AddOn gibt mit dem TB Konten inkl. Einstellungen importieren kann.)