Hallo Wolfgang,
das meiste ist ja schon gesagt - hier wie ich für mich diese Probleme teilweise gelöst habe.
meine "Zentrale" ist ein raspberry pi, der sehr stromsparend (3-5Watt) läuft, dort läuft eine Nextcloud-Installation, die die Standards Carddav / Caldav bereitstellt. Adressbücher können sowohl mehrere unter einem Benutzeraccount, oder um eine bessere Trennung von beruflich/privat usw. zu erreichen, auch in unterschiedlichen Nextcloud-Kontakten gespeichert werden.
an unseren Android-Handys haben wir die Verbindung mittels der App Davx5 gelöst.
unsere Festnetztelefone sind Fritz!Fons, die können seit einer der letzten Firmwareaktualisierungen auch mit den Card-dav Adressbüchern der Nextcloud umgehen. für die Telefone zuhause haben wir ein eigenes Adressbuch, ich brauche nicht alle Kontakte, die ich am Handy habe, auch fürs Festnetz, das wäre mir zu unübersichtlich.
Am PC in Thunderbird nutzen wir Cardbook.
Ich habe für die unterschiedlichen Belange (Beruf, privat, Verein, usw..) auch unterschiedliche Adressbücher. Die kann ich am Handy nach Gusto ein-und ausblenden.
Da mich die unterschiedliche Formatierung/Anzeige von Kontakten auch immer wieder genervt hat, bin ich dazu übergegangen, meistens nur noch ein Feld zu nutzen, (z.b. Nachname), und dort alle für mich relevanten Informationen zu speichern (z.b. "Fa. XYZ, Haus 98, Müller (Büro)") in nur ein Feld eingetragen, garantiert mir, daß das immer und in jedem Programm auch genauso angezeigt wird. Ich würde das jetzt nicht allgemein empfehlen, aber mir hats sehr geholfen.
Um dein "Chaos" zu lösen brauchst du erstmal eine bestimmte Strategie, wie du es in Zukunft organisieren möchtest. Dann kannst du nach und nach die Kontakte einpflegen - etwas Zeit wird dich das kosten zu Anfang, aber wenn es mal alles läuft, ist es super.