IMAP - Mails NUR auf dem Server löschen?

  • Hallo,
    wir stellen gerade unser Mailsystem auf IMAP um, eigentlich eine tolle Sache. Wir haben nur das Problem den Speicherplatz auf dem Server nicht ausufern zu lassen. Wir brauchen also ein Möglichkeit alle Mails (in allen ca. 30 Unterordnern) nach z.B. 30 Tagen automatisch vom Server zu löschen.


    Natürlich müssen diese unbedingt auf den lokalen Clients erhalten bleiben, allein schon aus Dokumentationsgründen fürs Finanzamt.


    Wie geht das mit TB (1.5.09)? Vielleicht irgendwie über die Offline-Verwaltung?!


    Danke im Voraus für Eure Hilfe!

  • Hallo sun37, willkommen im Forum !


    wie und wann wird denn die Verteilung in die Unterordner vorgenommen?
    Man könnte bereits beim Abruf automatisch (per Filter) eine Kopie in lokale Ordner legen lassen.

  • "rum" schrieb:

    Hallo sun37, willkommen im Forum !


    wie und wann wird denn die Verteilung in die Unterordner vorgenommen?
    Man könnte bereits beim Abruf automatisch (per Filter) eine Kopie in lokale Ordner legen lassen.


    Hallo rum,
    erstmal danke für die superschnelle Reaktion! Ja, die Mails werden per Filter im Posteingang sortiert, teilweise aber auch von Hand. Da Mails von verschiedenen Standorten aus abgerufen werden brauchen wir schon die IMAP-Ordnerverwaltung, eben weil sie zentral funktioniert.


    Und ausserdem löst das glaube ich nicht das Löschproblem nach 30 Tagen?!

  • "sun37" schrieb:

    Da Mails von verschiedenen Standorten aus abgerufen werden brauchen wir schon die IMAP-Ordnerverwaltung, eben weil sie zentral funktioniert.


    darin würde sich nichts ändern, da ja sofort beim Eingang eine (zusätzliche) Kopie erstellt wird und dann erst die Verteilung kommt...?
    Vielleicht erklärst Du mal etwas ausführlicher den Sachverhalt, dann fällt es leichter Lösungen zu eroieren.

  • "rum" schrieb:


    Vielleicht erklärst Du mal etwas ausführlicher den Sachverhalt, dann fällt es leichter Lösungen zu eroieren.


    Gerne. Wir haben Webspace bei Hetzner, inkl. IMAP Postfächern. Eine Mailbox soll ca. 15 Unterordner/Verzeichnisse bekommen, z.B. zuErledigenMitarbeiter1, zuErledigenMitarbeiter2, erledigt, etc., etc. Dieses IMAP Postfach wird an 3 verschiedenen Standorten von 5 verschiedenen Leuten/Rechnern mit TB genutzt, alle können Mails automatisch oder manuell sortieren.


    Da täglich ca 100 (nicht-Spam) Mails ankommen, teilweise mit Anhängen bis zu 50 MB, wird der Speicherplatz auf dem Server (3 GB) irgendwann knapp. Es muss also aufgeräumt werden, idealerweise werden Mails auf dem Server nach 30 Tagen oder so gelöscht.


    Aber: ALLE Mails müssen auf allen Rechnern (s.o.) lokal gespeichert bleiben, mindestens 2 Jahre, auf einem Rechner sogar 10 Jahre (Aufbewahrungspflicht).


    Ich suche also eine Lösung (mit TB) Mails aus dem IMAP-Server nach 30 Tagen automatisch zu löschen, ohne dass sie dabei lokal gelöscht werden.


    Geht das z.B., mit dem Offline-Modus (herunterladen aller Mails)? Oder sonstwie?


    Hilfsweise kennt jemand ein "IMAP nach 30 Tagen Löschtool"?


    Danke im Voraus!

  • Also, bei diesem Umfang würde ich die Aufgabe nicht nur TB anvertrauen und auch nicht herumfrickeln. Ein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht ist keine Lappalie und macht hier schon den Einsatz eines Fachmannes notwendig! Auf alle Fälle muß ein regelmäßiges, sinnvoller Weise tägliches Backup der Daten auf exterene Medien erfolgen.


    Als workaround wäre folgendes möglich (wobei ich logischer Weise nur eine Idee rüberbringe und in keinster Weise für Fehler oder Mängel hafte):
    also wenn ich das jetzt richtig sehe, werden alle Mails auf die Rechner gezogen und müssen dort dann zusätzlich in lokale Ordner zum dauerhaften Verbleib verschoben werden.
    Ein Löschen auf dem Server darf also auf den einzelnen Rechnern nicht aktiviert werden (also kein Haken bei "Bereinigen ("Expunge") des Posteinganges beim Verlassen" und "Papierkorb beim Verlassen leeren")
    Bleibt Problem Nr.2, die Mails auf dem Server
    Man könnte auf einem weiteren Rechner alle Unterordner abonnieren welche ja dann mit dem Server korrespondieren.
    Von diesem Rechner kann man dann auch die Backups machen, indem man alle Mails der Unterordner zusätzlich in lokale Ordner kopiert und diese täglich sichert.
    Mittels diesem Rechner kann man dann über die korrespondierenden Ordner die Mails löschen lassen (manuell/alle x Tage..)


    Aber wie gesagt, das ist jetzt eine auf die schnelle kreierte Idee :roll:
    Da gibt es noch viel zu denken....
    Und das ist wie gesagt jetzt nicht mein Job :!:


    EDIT: der offline Modus macht die Mails durch runterladen zwar offline verfügbar, aber man muss regelmäßig offline gehen...
    Durch das kopieren in lokale Ordner erzwinge ich einen Download


  • Also für "mal auf die schnelle nachgedacht" sind die Ideen schon super! Denk ruhig weiter!


    Trotzdem einige Fragen:
    Was genau bewirkt Bereinigen ("Expunge") des Posteinganges beim Verlassen" und "Papierkorb beim Verlassen leeren"?


    Werden Mails die zwecks Offline-Bearbeitung lokal (aber im normalen, "nicht-lokalen" Ordner) heruntergeladen wurden auch gelöscht wenn sie (z.B. von jemand anderem) auf dem IMAP-Server gelöscht werden?


    Viele Grüsse


    Sun

  • "Expunge" bedeutet den Abgleich des Ordners, d.h., wenn Du in TB eine Änderung vorgenommen hast (Status gelesen/ungelesen, verschieben...) wird diese beim Verlassen des Posteinganges auf dem Server nachvollzogen. Manche Provider machen dies auch ohne Zeitverzögerung, es sei denn ich entferne hier den Haken, dann gibt TB nichts an den Server.
    1&1 z.B. pusht Mails umgehend an den PC, sobald man bei denen im Internet eingelogt ist findet also ein ständiger Abgleich statt. Beispiel: ich bin per Router eingeloggt um auch VoIP zu haben, mein PC ist aber ausgeschaltet. Bei eingehenden Mails blinkt dann eine LED an meinem Router!
    Das gleiche gilt für den Papierkorb. Ohne Haken bleiben Mails im Papierkorb und werden auf dem Server nur als gelöscht markiert oder in den dortigen Papierk. verschoben.
    Die nicht lokalen Ordner auf den einzelnen Rechnern stellen ein Abbild des Ordners auf dem Server dar. Wenn also A löscht, ist die Mail auf dem Server weg und somit auch auf allen anderen PC´s nicht mehr sichtbar.
    Theoretisch projeziert also der Server bei IMAP nur ein Bild, was Dein Mail Client anzeigt. Klau das Bild und die Wand ist leer....

  • "rum" schrieb:

    "Expunge" bedeutet den Abgleich des Ordners, d.h., wenn Du in TB eine Änderung vorgenommen hast (Status gelesen/ungelesen, verschieben...) wird diese beim Verlassen des Posteinganges auf dem Server nachvollzogen. Manche Provider machen dies auch ohne Zeitverzögerung, es sei denn ich entferne hier den Haken, dann gibt TB nichts an den Server.


    Gilt das nur für den Posteingang? Ich denke auch für die anderen Ordner, oder?


    OK, ich habe verstanden dass es mir nichts bringt die Ordner im Offline-Modus herunterzuladen, sobald ich wieder Online bin werden Mails synronisiert und (wenn inzwischen Mails vom Server gelöscht wurden) auch lokal gelöscht. Es müsste doch gehen wenn ich alle Online-Ordnern als lokale Ordner "clone" und die Filter so anpasse dass alle Mails in jeweils beide Ordner sortiert werden?


    Bleibt noch die Frage wie ich TB dazu bewegen kann Mails (in allen IMAP-Ordnern) nach z.B. 30 Tagen automatisch zu löschen?


    Danke - Sun

  • habe ich das nicht geschrieben?

    Zitat

    müssen dort dann zusätzlich in lokale Ordner zum dauerhaften Verbleib verschoben werden.

    Zitat

    Von diesem Rechner kann man dann auch die Backups machen, indem man alle Mails der Unterordner zusätzlich in lokale Ordner kopiert und diese täglich sichert.
    Mittels diesem Rechner kann man dann über die korrespondierenden Ordner die Mails löschen lassen (manuell/alle x Tage..)

  • "sun37" schrieb:

    Gilt das nur für den Posteingang? Ich denke auch für die anderen Ordner, oder?


    Sorry das ich schon wieder nerve, aber vielleicht hast Du noch eine Antwort hierzu?!


    Danke!

  • gilt imho für alle abonnierten Ordner


    Ich würde mir einfach mal ein paar Stunden Zeit nehmen und etwas experimentieren*, dann kann man die verschiedenen Abläufe bezogen auf den eigenen Provider testen.
    Ich habe so manche Unterschiede/Besonderheiten entdeckt bzw. mir unklare Sachverhalte geklärt.


    * also z.b. Testmails aus a in b in c und dort löschen, was passiert...

  • "rum" schrieb:


    Ich habe so manche Unterschiede/Besonderheiten entdeckt bzw. mir unklare Sachverhalte geklärt.


    * also z.b. Testmails aus a in b in c und dort löschen, was passiert...


    Bin schon fleissig dabei, z.Zt. schneit das Problem zu sein dass mein Provider (Hetzner) die Anzahl der gleichzeitig möglichen Verbindungen zu klein angesetzt hat, habe schon gemailt.


    Stimmt es, dass wenn ich 15 Ordner habe und diese von 5 Rechnern aus gleichzeitig verwalte ich 75 gleichzeitige Serverbindungen brauche?! Oder denke ich falsch? Geht sowas z.B. bei 1+1?


    Schon wieder sooo viele Fragen....

  • Sorry, bin kein IT-Techniker, vielleicht weiß da ein anderer im Forum Bescheid? Evtl einfach einen neuen Thread aufmachen (Off Topic oder Spezielle Probleme?)
    Wie 1&1 das handelt weiß ich nicht

  • "sun37" schrieb:

    Stimmt es, dass wenn ich 15 Ordner habe und diese von 5 Rechnern aus gleichzeitig verwalte ich 75 gleichzeitige Serverbindungen brauche? ...


    Zumindest so pauschal nicht. Sie können mit netstat überprüfen, wie viele Verbindungen von einem Client zu einem Server offen sind (bei sind das zur im Moment 3 bei etwa 20 IMAP-Ordnern).

  • "Solaris" schrieb:


    Zumindest so pauschal nicht. Sie können mit netstat überprüfen, wie viele Verbindungen von einem Client zu einem Server offen sind (bei sind das zur im Moment 3 bei etwa 20 IMAP-Ordnern).


    Hmm, ich habe irgendwo mal gelesen dass die Anzahl der Verbindungen>= der Anzahl der zu überwachenden Ordner sein muss, stimmt das dann nicht?
    Was kann ich tun wenn mein Provider nicht genügend Verbindungen erlaubt?

  • Ich habe keine Ahnung wie TB die Verbindungen handhabt, aber ich wüsste keinen Grund, warum z.B. eine Verbindung für einen Ordner, der nicht automatisch auf neue Mails überprüft werden soll, offen gehalten werden sollte.

    Sie können daher m.E. beliebig viele Ordner anlegen. Solange nur der Posteingang automatisch überprüft werden soll, müssten 2 offene Verbindungen genügen.

    Wie geschrieben, können Sie konkret für Ihren Anwendungsfall leicht per netstat überprüfen, wie viele Verbindungen offen sind und ggf. ein paar Ordner aus der Überwachung nehmen.
    Wenn das nicht ausreichen sollte und Ihr Provider nicht mit sich reden lassen will, gäbe es noch die Möglichkeit, den Provider zu wechseln oder einen eigenen Mailserver aufzubauen.