Struktur für Ablage und Archivierung

  • Moin zusammen,


    da eine Ordnerübergreifende Suche mit TB nur über virtuelle Ordner zu bewerkstelligen ist, probiere ich gerade verschiedene Ablage-Strukturen aus.


    Ein Archiv ist weniger das Problem: Ich sammle eigentlich nur die wichtigsten Mails, da wird irgendwann der Ordner als MBox exportiert, und fertig. Wichtiger ist der Umgang mit (halbwegs) aktuellen Mails, sprich der Ablage.


    Zur Zeit nutze ich zwei Ordner als Ablage (1 x privat, 1 x beruflich), und dort finde ich über die normale Suche meine Mails recht schnell. Hilfreich sind dabei die Tags, wobei sich das auch als Mogelpackung herausstellt: Anscheinend kann man nur 10 Tags vergeben (naja, immerhin doppelt so viel wie vorher), außerdem werden die Tags beim Export über das MBox-Format nicht mitgenommen.


    Außerdem bleibt immer noch die Frage, wie groß ein Ordner bei TB letztendlich werden darf, bevor das Programm noch langsamer wird oder die MBoxen Probleme verursachen.


    Mittlerweile ist es mMn sinnvoller, Mails per Tagging zu sortieren als mit Ordnern. Die Erweiterung Tag The Bird ist noch nicht für TB 2 verfügbar, schreibt die Tags außerdem in den Header. Zwar schön, wenn auf diese Weise beim Ex- und Import die Tags mitgenommen werden, aber ob meine Mailpartner unbedingt meine Tags sehen sollen, weiß ich nicht...


    Frage:
    Gibt es "optimale" Ablage bzw. Archivierung? Wie handelt ihr das?


    Gruß,
    Printempo

  • Hallo,
    die Schlagwörter (blödes Wort) schriebt ja TB in die Index-Datei des jeweiligen Ordners.


    Ich (persönlich)würde eine Maildatenbank nicht größer als 200 MB (mein größter ist 80 MB) anwachsen lassen. Das habe ich früher auch schon mit OE so gehandhabt.
    Meine größeren Archiv-Ordner und die gesendeten Objekte (also nicht der Systemordner) bzw. teile ich daher jährlich nach Jahreszahl.
    Zu deinem Sortiersystem kann ich leider nichts sagen.
    Gruß

    Konversationen ohne vorherige Anforderung werden ignoriert..
    Windows 10, 64-bit, immer die aktuelle Thunderbird-Version und ältere Testversionen. Testprofile vorhanden.
    Testkonten bei den meisten größeren Mailanbietern wie GMX, Web.de usw

  • Hi,


    ich will auch bewusst nichts zur Optimierung der Archivierung und Sortierung sagen.


    Aber für mich gilt:
    - Der "Posteingang" beinhaltet immer nur einige wenige Neueingänge (die nicht automatisch weggefiltert wurden) oder er hat leer zu sein!
    - Lieber ein paar Ordner mehr, als sie zu groß werden lassen. Auch ich nutze Jahreszahlen.


    MfG Peter

    Thunderbird 45.8.x, Lightning 4.7.x, openSUSE Tumbleweed, 64bit
    S/MIME, denn ich will bestimmen, wer meine Mails lesen kann.
    Nebenbei: die Benutzung der (erweiterten) Suche, und von Hilfe & Lexikon ist völlig kostenlos - und keinesfalls umsonst!
    Und: Ich mag kein ToFu und kein HTML in E-Mails!

  • Hallo,
    ich würde gerne die Fragestellung erweitern:


    1) Ablage:
    Wie kann man es in einem kleinen mittelständischen Betrieb organisieren, gemeinsame projektbezogene Ablagen für mehrere Mitarbeiter im LAN zuhaben, die am gleichen Projekt arbeiten?


    2) Archivierungspflicht:
    Wie kommt man (wiederum bei mehreren Mitarbeitern im LAN) der gesetzlichen Archivierungspflicht nach?


    MfG JKKSCH


    ------------------------
    Thunderbird 2.0.0

  • Zitat

    2) Archivierungspflicht:
    Wie kommt man (wiederum bei mehreren Mitarbeitern im LAN) der gesetzlichen Archivierungspflicht nach?


    Mich würde auch sehr interessieren, ob irgend etwas in Richtung gesetzlicher Archivierungspflichten geplant ist. Es wäre wirklich schön, wenn man dies direkt aus Thunderbird heraus tun könnte, ohne auf wirkliche Fremdprogramme wie Mailstore.com zurückgreifen zu müssen. Ich denke mal, zumindest Freiberufler und kleinere Unternehmen haben dies - wie wir - bisher schleifen lassen, aber konsequentere Prüfungen werden definitiv auf uns zukommen, und sei es im Rahmen digitaler Prüfungen durch die Finanzämter.


    VG
    go24

  • Hi go24,


    ich kann deinen Wunsch gut verstehen.
    Aber:
    Nenne mir bitte einen einzigen Grund, warum das imho amerikanische Team von Mozilla einen einzigen Gedanken an die deutsche (!) Archivierungspflicht verschwenden sollte?


    Da musst du schon selbst tätig werden.
    2 Ansätze:


    Entweder mit einer Erweiterung wie den "ImportExportTools" => sehr gut, sogar automatisch!
    Oder indem du wie ich täglich oder in bestimmten Abständen mit den Bordmitteln deines Betriebssystems oder einem externen Backupprogramm dein Profil sicherst. Als Geschäftsmann (?) sollte das ja so wie so zu deinen täglichen Gewohnheiten gehören ... .



    MfG Peter

    Thunderbird 45.8.x, Lightning 4.7.x, openSUSE Tumbleweed, 64bit
    S/MIME, denn ich will bestimmen, wer meine Mails lesen kann.
    Nebenbei: die Benutzung der (erweiterten) Suche, und von Hilfe & Lexikon ist völlig kostenlos - und keinesfalls umsonst!
    Und: Ich mag kein ToFu und kein HTML in E-Mails!

  • Hallo Peter,


    das sind nette Gedanken, aber gehen etwas an der Problemstellung bzw. gesetzlichen Realität vorbei. Die Thunderbird-Entwickler werden langfristig nicht an diesem Thema vorbei kommen, es sei denn Thunderbird soll nur noch für rein private Zwecke genutzt werden.


    In den USA gibt es ganz ähnliche Archivierungs- und Sicherungsverordnungen wie hier, und die gibt es mittlerweile in fast allen Ländern. Allerdings ist die Gesetzgebung der Realität weit voraus, was im Fall des Falles allerdings niemanden schützt. Man wird sich kaum darauf berufen können, es nicht gewusst zu haben. Auch das Argument, dass es noch kaum entsprechende Lösungen gibt, dürfte die Staatsanwaltschaften wenig interessieren.


    Es genügt nämlich seit Anfang 2007 nicht mehr, Mail-Profile einfach zu speichern oder Mails zu exportieren. E-Mails müssen manipulationsfrei gesichert werden, d.h. so wie sie vom Server kommen, noch bevor du sie im Mailclient zur Ansicht bekommst. Dasselbe gilt für ausgehende Mails, die zwischen dem Verlassen deines Mailclients und Ankommen auf dem Server gesichert werden müssen. Dabei darf wiederum nicht gegen Datenschutzrichtlinien u.ä. verstoßen werden, und die Archivierung muss so erfolgen, dass auch in 6 oder 10 Jahren noch darauf zugegriffen werden kann. Wenn möglich sollte dabei auch noch eine gewisse Ordnung herrschen (nach Projekten/Geschäftsvorfällen) oder extrem gute Filter- und Suchfunktionen vorhanden sein, denn Finanzprüfer werden nicht Tausende Mails einzeln durchsuchen - das wiederum darfst du a) im eigenen Interesse und b) aus Datenschutzgründen nicht zulassen.


    Es gibt ja bereits ein paar wenige Soft- und Hardlösungen für die Compliance-konforme Mailarchivierung, aber sie sind fast ausnahmslos auf Großunternehmen (mit Netzwerken und eigenen Mailservern) zugeschnitten. Für Kleinbetriebe und Freelancer sieht das noch viel schlechter aus. Bei den wenigen Softlösungen, die es gibt - z.B. mailstore.com - fehlt eindeutig noch der Wettbewerb, um sie für manche erschwinglich zu machen.


    Da Antivirenprogramme genau so vorgehen, wie es von Mail-Sicherungslösungen verlangt wird (Eingangsmails werden vor dem endgültigen Herunterladen/Anzeigen geprüft, ausgehende Mails nach dem Klick auf "Senden") meine ich, dass es möglich sein müsste, auch einen Mailclient wie Thunderbird hierfür zu rüsten. Die Archivierung an sich - in einem zukunftsträchtigen Format, mit ausreichenden Filter- und Suchroutinen, evtl. einem komfortablen Tagging, mit einem sicheren Schreibschutz aber ausreichenden Exportfunktionen - ist ja wohl eine reine Datenbanksache. Ich bin zwar kein Programmierer, aber ich halte das alles nicht für unlösbar.


    In diesem Zusammenhang kann ich mir vorstellen, dass bald erste E-Mail-Clients genau dies realisieren werden - "Sendmail" schient es vorzumachen (aber auch diese Lösung wieder für Großunternehmen).


    Such mal in der computerwoche.de nach "E-Mail-Archivierung" oder google nach Rechtsanwaltskanzleien, die sich mit diesen Problemen beschäftigen, wie z.B. http://www.kanzlei.de/Emailrecht.htm.