Sicherung und Verwaltung von emails

  • Thunderbird-Version: 17
    Betriebssystem + Version: Windows CP 32 Bit und Windows 7 64 Bit
    Kontenart (POP / IMAP): IMAP


    Hallo,


    mich würde interessieren wie Ihr eure Mails sichert und diese Sicherung verwaltet.


    Momentan sichern wir jahrweise, indem wir alle (gewünschten) mails markieren und diese mit Speichern Unter in einem Ordner ablegen (für Gesendet und Empfangen).
    Wenn man anschließend eine mail suchen möchte und man hat nur den Namen (email) wird es bei 20-40 mails sehr mühsam.
    Gibt es sowas wie eine offline Datenbank oder etwas ähnliches um es übersichtlicher zu gestalten? Ziehen wir die gesicherten Mails zurück in Thunderbird, läd dieses
    alle auf unserern Server.


    MfG

  • Hallo,

    Zitat

    Wenn man anschließend eine mail suchen möchte und man hat nur den Namen (email) wird es bei 20-40 mails sehr mühsam.


    Wenn man nur den Namen hat und keinen Zeitpunkt oder Betreff, wird die Suche immer mühselig sein. Und sucht man nach Wörtern im Nachrichteninhalt, kann das sogar bei IMAP-Ordnern gar nicht klappen.
    Handelt es sich um ein privates oder halb geschäftliches Konto?
    Wie viele IMAP-Konten stehen zur Verfügung und von wie vielen Computern soll darauf zugegriffen werden?
    Hätte ich ein privates Konto mit sehr vielen Mails und die sollen schnell wieder verfügbar sein, würde ich ein zweites Profil anlegen und ein inaktives Konto und ältere Mails im lokalen Ordner mit vielen Unterordnern anlegen.
    Man könnte auch ein zweites IMAP-Konto nur für Archiv-Mails erstellen.
    Muss man nur gelegentlich auf alte Mails zugreifen, kann man betr. Ordner auch von TB auf die Festplatte auslagern.
    Hierfür wäre das Add-on ImportExportTools
    sehr nützlich. Der Import gelänge dann (bei geübten Usern) innerhalb einer Minute.
    Auf jeden Fall sollte aber aus Sicherheitsgründen generell das TB-Profil nicht auf der Systemfestplatte sein, sondern auf einer zweiten oder externen HD.
    Befinden sich viele Ordner und Mails - pro Ordner besser nicht über 500 MB groß - in TB, macht dieses es nicht zwangsläufig langsamer, nur die Suche würde es beeinträchtigen.
    Vielleicht kann ja unser IT-Experte Peter_Lehmann noch etwas dazu sagen.
    Gruß

    Konversationen ohne vorherige Anforderung werden ignoriert..
    Windows 10, 64-bit, immer die aktuelle Thunderbird-Version und ältere Testversionen. Testprofile vorhanden.
    Testkonten bei den meisten größeren Mailanbietern wie GMX, Web.de usw

  • Hallo mrb,


    danke für deine Antwort. Es handelt sich um 15 geschäftliche Konten. Wir hatten vor einigen Jahren mit Outlook eine Crash und kamen nur noch an ein paar mails heran,
    aber nicht an alle. Daher waren wir damals auf Thunderbird gewechselt.


    Die Sicherung wird nicht oft genutzt (also alte mails mit Anhang gelesen). Wir behalten 2 Jahre im normalen Eingang. Bricht Jahr 3 an, so sichern wir alle aus Jahr 1 mit benannter
    Methode. Die Sicherung ist natürlich nicht auf der Windowspartition, sondern auf einem Server.


    Die Methode mit dem lokalen Ordner hört sich interessant an. Dann ginge aber bei uns das rotieren los. Wir könnten natürlich eine Firma holen welche die Umstrukturierung durchführt,
    doch es sind viele vertrauliche mails dabei und da sollte kein Firmenfremder ran. Also bleibts an mir hängen ;)


    Wie müsste ich vorgehen, damit Thunderbird den "lokalen Ordner" nicht auf "C:\Dokumente und Einstellungen\XXX\Anwendungsdaten\Thunderbird\Profiles" sondern auf einem gemounteten
    Laufwerk erstellt? Eine einfache Neuinstallation auf dem angesprochenen Serverlaufwerk wird sicher nicht genügen?!


    MfG

  • Zitat

    Wie müsste ich vorgehen, damit Thunderbird den "lokalen Ordner" nicht auf "C:\Dokumente und Einstellungen\XXX\Anwendungsdaten\Thunderbird\Profiles" sondern auf einem gemounteten
    Laufwerk erstellt? Eine einfache Neuinstallation auf dem angesprochenen Serverlaufwerk wird sicher nicht genügen?!


    Eigentlich meinte ich nicht, den lokalen Ordner aus dem Profil zu reißen, das könnten Probleme beim Zurückspielen einer Gesamt-Profilsicherung geben. Grundsätzlich ist aber das Auslagern der lokalen Ordner in den Servereinstellungen > lokaler Ordner über das Ändern des Pfades möglich.


    Gruß

    Konversationen ohne vorherige Anforderung werden ignoriert..
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    Testkonten bei den meisten größeren Mailanbietern wie GMX, Web.de usw

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  • Hallo Flixer,


    auch von mir einige Bemerkungen zu diesem Thema.


    • Man soll niemals sein TB-Userprofil auseinanderreißen! Das bringt immer Probleme.
      Nicht, dass es nicht gehen würde, ein erfahrener "Netzwerker" bekommt das mit Verlinkungen und sonstigen Basteleien schon hin. Aber es ist und bleibt eine Bastelei mit allen ihren Risiken. Ich rate also dringend davon ab. Nicht nur wegen eines immer notwendigen Restore.
      Was ihr tun könnt, ist das gesamte "Profil" auf einen Server auszulagern. Die einzige Bedingung ist, dass dieses Share vor dem Start des TB auf dem Client bereit liegt.
    • Ich empfehle ein Auslagern der nicht ständig benötigten Mails in die "lokalen Ordner". Vor ein paar Tagen habe ich dazu einen längeren Beitrag geschrieben. Und ja, diese lokalen Ordner bleiben bitte in dem kompletten TB-Userprofil. Dabei sollten die üblichen Regeln beachtet werden, also die mbox-Dateien nicht zu groß werden lassen, usw. Du kannst ja (im Rahmen des Sinnvollen) "beliebig viele" davon anlegen.
    • Und damit auch wirklich kein Datenverlust vorkommt, sollte dieses, wo auch immer liegende, TB-Userprofil regelmäßig gesichert werden. Und zwar möglichst weit weg vom primären Datenbestand.
    • Und dann möchte ich auch noch daran erinnern, dass es für geschäftliche Mails sehr strenge gesetzliche Anforderungen für die Archivierung von "Schriftverkehr" gibt. Und da fallen nun mal auch die E-Mails mit darunter. Die Mails müssen (aus dem Gedächtnis ...) so gespeichert werden, dass sie 10(??) Jahre mit "üblichen Mitteln" (oder so ähnlich) gelesen werden können. Ich lese daraus, dass diese Speicherung "für den Staat" am besten in einem Format erfolgen sollte, welches mit jedem alten und auch zukünftigen Mailclient lesbar ist. Und da empfehle ich für genau diese Speicherung das standardisierte Format .eml. Ich habe Hoffnung, dass auch die MUA in 10 Jahren dieses Format noch lesen können. Ob es dann den TB noch gibt, weiß wohl keiner.
      Deshalb empfehle ich, zusätzlich zur Speicherung für die normale Nutzung einen Export als .eml zur externen Speicherung der vorzuhaltenden Mails durchzuführen. Dies ist zum Bsp. mit den "ImportExportTools" recht komfortabel mit ganzen Ordnern in einem Rutsch durchzuführen. Und mit den .eml müsst ihr ja nicht arbeiten ... .


    Zum Schluss noch:
    So sehr wie ich "meinen" Thunderbird liebe, auf Arbeit würde ich freiwillig nie auf mein Notes verzichten. Bei beruflicher Nutzung des TB werden doch irgendwann die Grenzen sichtbar. Grenzen, die ich bei LoNo noch nicht gesehen habe.



    MfG Peter

    Thunderbird 45.8.x, Lightning 4.7.x, openSUSE Tumbleweed, 64bit
    S/MIME, denn ich will bestimmen, wer meine Mails lesen kann.
    Nebenbei: die Benutzung der (erweiterten) Suche, und von Hilfe & Lexikon ist völlig kostenlos - und keinesfalls umsonst!
    Und: Ich mag kein ToFu und kein HTML in E-Mails!