Grundaufstellung KMU - Allgemeine und persönliche Email

  • Thunderbird-Version: 24.6.0
    Betriebssystem + Version: Windows 7 x64 x32
    Kontenart (POP / IMAP): POP (bisher)
    Postfachanbieter (z.B. GMX): 1&1


    Hallo Gemeinde,


    ich benutze Thunderbird seit ewigen Zeiten (2000?) zum Abrufen von einfachen Email-Konten mittels POP.
    Dabei werden alle Emails in ein Verzeichnis im Netzwerk gesichert, "Lokaler Ordner" ist dafür das Schlüsselwort.


    Ich bin mit dieser Lösung eigentlich ganz glücklich, da ich auch viele Mails speichern kann, ABER nun ist es so:


    Ich rufe von jedem Arbeitsplatz (Beispiel Ulla Schmidt) folgendes ab:
    - Persönliches Postfach Ulla
    - in welches auch die Kopie der Email an ALLGEMEINER KONTAKT
    geht.


    Nun bleibt die Frage - wer hat schonmal auf die Email X von Mensch Y (dessen Email alle erhalten haben) geantwortet? Und vorallem - was hat er geschrieben?


    Unser EDV Mensch hat sofort laut gerufen "Outlook" und dem seltsamen MS Server. Aber sicher gibt es da auch eine Möglichkeit unter TB um dieses Problem zu lösen, oder?


    Ggf. POP3 Postfach des ALLGEMEIN auf IMAP umstellen und - nur für Allgemein - alle auf diesem Postfach arbeiten lassen. (Natürlich kann dann jeder auch alles löschen, ohne das die anderen das sehen)


    Ich würde mich freuen Eure Meinung oder Praxis zu hören/lesen!


    Liebe Grüße,


    Stefan

  • Hallo,


    Outlook ist hier keine Lösung, auch nicht mit Exchange-Server dahinter. Dort kann ich zwar auch auf weitere Postfächer zugreifen, aber wenn ich als "Mustermann" angemeldet bin und zusätzlich "Sammelpostfach" geöffnet habe und auch in dessen Namen Mails verfassen kann, dann landen derart gesendete Mails trotzdem im Ordner "gesendete Objekte" des eigenen Postfachs und nicht im Sammelpostfach.


    Die Lösung ist, egal ob Outlook oder Thunderbird, dass man jedesmal eine Blind Copy (BCC) an das "Sammelpostfach" mit sendet - dann wissen auch alle anderen Sachbearbeiter mit Zugriff auf das Postfach stets, was geschrieben wurde, und sofern der Name in der Signatur o.ä. auftaucht, auch wer.


    Ich weiß nur nicht, ob man das so konfigurieren kann, dass der BCC-Empfänger dann und nur dann gleich automatisch mit eingefügt werden kann, wenn man unter der Absenderadresse dieses "Sammelpostfachs" schreibt.


    Gruß
    Drachen

  • Hallo,


    ich persönlich bin mir nicht sicher, wie ich das angehen würde, doch hierbei

    "Drachen" schrieb:

    Ich weiß nur nicht, ob man das so konfigurieren kann, dass der BCC-Empfänger dann und nur dann gleich automatisch mit eingefügt werden kann, wenn man unter der Absenderadresse dieses "Sammelpostfachs" schreibt.

    kann ich aushelfen:
    Alt => Extras => Konten-Einstellungen => <ALLGEMEINES Konto> => Kopien & Ordner => Blindkopie (BCC) an:


    Grüße, Ulrich

  • Danke Ihr Zwei,


    also um Deine Antwort (Drachen) einmal genauer anzusehen würde ich es gerne einmal genauer beleuchten - Grundidee gut.


    Ich habe ein EmailAdresschen "allgemein@meier.de" - leitet auf
    Ulli
    Ralf
    Gabi
    weiter. Jede eingehende Email wird also verteilt. Antwortet nunmehr jemand auf diese Email wird automatisch (Danke, losgehts) an eine BCC Adresse gesandt - idealerweise diesmal ein Postfach - an welches jeder kann.


    Dieses Postfach, nennen wir es "abgesandtemails@meier.de" beinhaltet somit alle Antworten auf Emails des Kontos.


    Nehme ich für "abgesandtemails" ein POP oder IMAP Postfach?
    Sollte man das IMAP / POP Konto dann zum lesen aussetzen, so dass man nicht mehr schreiben kann .... ?!


    Idealerweise kann jeder dieses Postfach abrufen, sonst bringt es ja nichts.


    Habe ich das soweit richtig verstanden?


    Ich kann mich nur wiederholen - Danke Ihr Zwei!

  • Hallo,


    mir stellen sich da so grundsätzliche Fragen:
    Mit welcher Absenderadresse wird überhaupt eine E-Mail beantwortet:
    Szenario: Kunde schreib Anfrage an allgemein@excample.com
    Ulli beantwortet diese E-Mail mit welchem Absender?
    Soll die Rückfrage des Kunden dann direkt an Ulli@example.com gehen, oder an allgemein@example.com?


    Ist es nicht vielleicht praktischer, wenn einer die E-Mails sichtet und an die zuständigen Kollegen weiterleitet? Das hängt natürlich von deinem Unternehmen ab.


    Ich bin mir immer noch nicht sicher, ob ich das bis jetzt diskutierte Verfahren gut finde.


    Doch einmal in dem Verfahren weiter gedacht:
    Ich würde keine weitere E-Mailadresse abgesandtemails@example.com einrichten, sondern die E-Mails mit BCC an allgemein@example.com schicken, dann ist (IMHO) zusammen, was zusammen gehört.
    Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: alle, die die E-Mails von der Adresse allgemein@example.com abholen, legen einen Filter an, und die E-Mails werden automatisch in den "Gesendet"-Ordner verschoben
    oder sie lassen sie im Posteingang. Diesen können sie sich als Themenbaum anzeigen lassen. Dann sehen sie sofort, ob und wie eine Kundenanfrage beantwortet wurde.


    Wenn ich mit einem solchen Konstrukt arbeiten würde, dann würde ich die alle E-Mails (gesendet + Empfangen) in einem Ordner haben und mit der "Themenbaumansicht" arbeiten. Das hat zur Folge, dass man sich Gedanken machen muss, was man unternimmt, damit der Ordner nicht zu voll wird, und ob es ein anderer sein kann, als der Posteingang.
    Auch muss IMHO irgendwie geregelt werden, wann die E-Mails vom Server gelöscht werden (ich weiß ja nicht um welche Summen es hier geht).


    Thunderbird bietet ja auch noch die Funktionalität der "virtuelle Ordner". Also viele Möglichkeiten, das anzugehen.


    Ein Problem sehe ich darin, dass Ulli am Bildschirm nicht bemerkt wenn Ralf gerade die E-Mail eines Kunden beantwortet. Sie kann das erst feststellen, wenn Ralf gesendet hat und sie ihre E-Mails wiederum empfangen hat. Das ist vielleicht kein Problem, wenn die drei in einem Raum sitzen, wenn es aber 20 Mitarbeiter gibt, die die E-Mails beantworten, kann evtl. ein Kunde schon einmal als König behandelt fühlen, weil drei Mitarbeiter sich um ihn kümmern.


    Soweit ein paar Gedanken von mir.
    Grüße, Ulrich

  • Zitat


    Ich bin mir immer noch nicht sicher, ob ich das bis jetzt diskutierte Verfahren gut finde.


    Ich mir auch nicht, aber wir gehen das Ding mal an.


    > Mit welcher Absenderadresse wird überhaupt eine E-Mail beantwortet:
    Mit Ulli oder auch Ralf....direkt, aktuell wenigstens
    > Soll die Rückfrage des Kunden dann direkt an Ulli@example.com gehen, oder an allgemein@example.com?
    Gute Frage, um im Thema zu bleiben an Ulli oder halt den Ralf - bessere Erreichbarkeit an ALLE, ich würde aktuell sagen persönlich, also an Ulli
    > Ist es nicht vielleicht praktischer, wenn einer die E-Mails sichtet und an die zuständigen Kollegen weiterleitet? Das hängt natürlich von deinem Unternehmen ab.
    Ganz klar. Fände ich auch gut. Eine Art Empfangsdame...gibt es aktuell noch nicht.
    > alle, die die E-Mails von der Adresse allgemein@example.com abholen, legen einen Filter an, und die E-Mails werden automatisch in den "Gesendet"-Ordner verschoben
    Check. Gut.
    > Auch muss IMHO irgendwie geregelt werden, wann die E-Mails vom Server gelöscht werden (ich weiß ja nicht um welche Summen es hier geht).
    Es geht hier um ca. 10 Anfragen täglich, Durchschnitt
    > Ein Problem sehe ich darin, dass Ulli am Bildschirm nicht bemerkt wenn Ralf gerade die E-Mail eines Kunden beantwortet. Sie kann das erst feststellen, wenn Ralf gesendet hat und sie ihre E-Mails wiederum empfangen hat. Das ist vielleicht kein Problem, wenn die drei in einem Raum sitzen, wenn es aber 20 Mitarbeiter gibt, die die E-Mails beantworten, kann evtl. ein Kunde schon einmal als König behandelt fühlen, weil drei Mitarbeiter sich um ihn kümmern.
    Ja, 4 "sehen" sich und die restlichen 6 bearbeiten Emails dann wenn Sie es wollen, nachts, abends...


    Ich denke aktuell finde ich folgendes gut:
    - Eingehende Mails gehen immer in einen bestimmten Ordner "X" bei jedem
    - Alle abgesandten Emails gehen ebenfalls an ALLE und werden dann anhand eines "Tags" o.ä. gefiltert auch in diesen Ordner gepackt


    Problem dabei ist "blinder Aktionismus" oder eine fehlende Plattform:
    Aktionismus, man prüft nicht ob jemannd geantwortet hat....tada
    fehlende Plattform, was mache ich mit "mobilen" Antworten, ist jetzt noch selten, wird aber sicher stärker steigen....K9 nutze ich zBsp. auf Android


    Ich kann Dir nur beipflichten, das Ganze wirkt sehr schwierig zusammengebaut..

  • Hallo,


    mir fällt gerade noch auf:

    Zitat

    > Mit welcher Absenderadresse wird überhaupt eine E-Mail beantwortet:
    Mit Ulli oder auch Ralf....direkt, aktuell wenigstens

    Dann kannst du nicht mit automatischem BCC arbeiten, denn dann werden alle E-Mails, die Ulli oder Ralf senden, per BCC an die hinterlegte Adresse gesendet.


    Vielleicht doch IMAP?


    Ich hoffe ja sehr, dass noch andere Ideen haben :hallo:


    Grüße, Ulrich

  • Hallo,


    das beschrieben Szenaro ist eher simpel und vielfach gelebter Alltag (auch bei uns in der Firma).


    - "allgemein@maier.de" ist ein IMAP-Postfach.
    - Ulli, Ralf & Gabi haben dort Zugriff und senden auch von dem Postfach aus (mit BCC ans Postfach statt an alle), wenn es um die Belange dieses Postfachs geht und nicht um Belange von Ulli, Ralf oder Gabi.
    - Wie Ulrich korrekt anmerkt, ist nur Ulli oder Ralf oder Gabi zugleich zuständig, bei Krankheit, Dienstreise oder Urlaub übernimmt der/die Nächste; oder eine(r) ist im Frühdienst zuständig, eine(r) im Spätdienst usw. - Da alle Vorgänge im Postfach nachvollziehbar sind, können die Kollegen jederzeit nahtlos übernehmen.
    - Bearbeitete Mails werden aus dem Posteingang in einen entsprechende Unterordner des Postfachs verschoben, der Posteingang enthält also im Idealfall nur ohnehin noch unbearbeitete Mails


    Ihr könnt das also nicht nur technisch lösen, sondern müsst das auch organisatorisch angehen. Eingehende Mails landen keinesfalls bei Ulli oder Gabi oder Ralf und das Ganze muss im geschilderten Szenario auf jeden Fall ohne Weiterleitungen ablaufen, sondern eingehende Mails landen immer in 'allgemein@example.de".
    Andernfalls haben die Kollegen im Krankheitsfall entweder keine Zugriff auf einen Teil der Kommunikation oder müssen sich das zumindest einzeln bei allen in Frage kommenden Kollegen in deren Postfächern zusammensuchen, sofern die gegenseitigen Zugriffe überhaupt möglich und sauber eingerichtet sind. Letzteres ist aber wiederum überhaupt nicht wünschenswert, denn sonst brauchen die Kollegen keine eigenen Mailadressen und Postfächer. Selbst wenn private Nutzung per Dienstvereinbarung o.ä. explizit ausgeschlossen sein sollte, so kann doch noch immer persönlicher Kram im dienstlichen Kontext darüber laufen, also z.B. Schriftwechsel mit der Personalabteilung usw.


    Wenn da keine Bilddokumentationen oder ähnlich voluminöser Kram dran hängt (für den das Medium E-Mail ohnehin weder gedacht war noch geeignet ist), muss da auch nichts gelöscht werden, zumindest nicht aus Platzgründen. 10 mails am Tag sind ein Klacks, ich habe und schreibe mindestens das Doppelte jeden Tag. Außerdem kann es für Reklamationsfälle wichtig sein, den Verlauf auch nach einigen Monaten noch parat zu haben. Und es spielen ggf. noch rechtliche Vorgaben wie Mindestspeicherfristen rein, kommt halt auf den Inhalt dieser Kommunikation an.


    Dieses "Sammelpostfach" 'allgemein' dienst ja einem bestimmten Zweck. Wenn ihr das nun sauber aufbaut, habt ihr den gesamten zugehörigen Mailverkehr dann auch an exakt einer Stelle - nämlich in dem eigens für diese Funktionalität angelegten Postfach. Es ist Quatsch, das sowohl bei Ulli als auch bei Gabi als auch bei Ralf zu speichern. Scheiden die aus der Firma aus, wäre sonst alles weg, wenn die persönlichen Postfächer gelöscht werden. Dank funktionsbezogenem Postfach haben aber auch neue Kollegen auf ältere Vorgänge Zugriff, auch wenn Ralf, Ulli oder Gabi vielleicht zufällig alle drei weg sind (einer gekündigt, einer im Urlaub, einer krank).


    Abgeschlossene alte Vorgänge kann man an einer Stelle (jahresweise?) archivieren und dann aus dem Postfach löschen, so dass bei Bedarf die Übersichtlichkeit erhalten bleibt.


    Wie gesagt, das verlangt zuerst nach einer organisatorischen Lösung. Die Technik ist da nur Unterstützung, kann es aber nicht alleine richten.


    Es geht natürlich auch per Verteiler zu richten, aber nur in eher kleinen Teams, die miteinander auch wirklich reden und vorzugsweise in Hörweite arbeiten. Auch das machen wir in manchen Fällen. Da geht es um eine große Bandbreite und jeder pickt sich erstmal das raus, wo sie/er erster Ansprechpartner ist oder am tiefsten in der Materie steckt. Und im Zweifelsfall reicht eine Frage übern Tsich "Hast du das schon ..." und man ist im Bilde. Bei uns kann es vorkommen und ist tolerabel, wenn in seltenen Fällen mal zwei Leute antworten, aber es kommt nie gut an, wenn sich niemand rührt. Und die andere Lösung ist sauberer, hängt wie gesagt vom Umfeld ab und bei uns von der großen thematischen Bandbreite eingehender Mails - und auf jeden Fall kommen die Mails auch da über eine Sammeladresse rein und nicht an einzelne Mitarbeiter (MA).


    Wir haben bei uns auch einen Verteiler (für eine auf der Firmenwebseite hnterlegte Kontaktadresse), wo nur exakt ein Mitarbeiter Mitglied und für die Bearbeitung zuständig ist - und die melden sich immer bei der IT, wenn der eine MA in Urlaub geht oder krank wird. Dann wird die Vertretung in den Verteiler aufgenommen und der sonst zuständige MA entfernt, nach Urlaubsende geht das retour. Da ist immer ganz exakt eine Person zuständig und nur diese eine Person bekommt und bearbeitet eingehende Mails.


    Es gibt also verschiedene Lösungansätze für verschiedene individuelle Anforderungen, aber bei allen landen eingehende Mails immer an derselben Adresse (egal ob Sammelpostfach oder Verteiler) und niemals bei einzelnen MA, außerdem funktioniert kein Lösungsansatz auf Dauer, wenn er auf Weiterleitung durch einzelne MA an ihre/seine Kollegen setzt.


    MfG
    Drachen

  • Nabend Ihr Zwei,


    es ist in der Tat eine organisatorische Stabsaufgabe, danach kommt die SW.


    Ich werde das einmal testen, wenigstens als "trockenen" Lauf, ich denke grundsätzlich denken wir nunmehr alle in die gleiche Richtung
    - IMAP, gemeinsam
    - Jeder für sich dann meinetwegen immer noch POP.
    - Ausgehende erhalten ein BCC
    - Archiv nach 6 Monaten o.ä.


    Bin mal gespannt was "Ulli" sagt :-)


    Skizziere hier mal die "Lösung" - wieder einmal ist es Zeit DANKE zu sagen, wirklich ein toller Einsatz, den Ihr hier leistet. So mag ich TB.


    Stefan

  • Wenn ihr einen Mailserver "inhouse" habt, vergiss POP einfach. Du hast ja nicht umsonst den Exchangeserver ("den seltsamen MS Server") ins Spiel gebracht, oder?
    Allein für die Datensicherung ist es einfacher, täglich die DB des Mailservers zu sichern als die Mails der Firma an tausend verschiedenen Stellen zu lagern und zu sichern und zu suchen.


    Ansonsten euren Bedarf und eure Struktur genau betrachten und dann die dafür am besten passende Lösung umsetzen - und manche Teilaspekte sind bei jeder Lösung gleich (Zustellung "funktionaler" Mails an persönliche Postfacher mit späterer manueller Verteilung ist in jedem Fall ein "NoGo")


    Ich drücke die Daumen und hoffe, trotz viel Text mehr geholfen als verwirt zu haben :-)


    Gruß
    Drachen

  • Drachen, das hast Du sehr gut geschrieben.


    Der MS Server mit Exchange steht wirklich doof rum, aber ich hab von dem MS Gedöns wenig bis keine Ahnung - da müsste ich wieder auf unseren (bestehenden und bezahlten) Externen zurückgreifen, und dann ganz viel Lernen. Ich denk mal drüber nach. Bin halt ein alter TB Freund.


    Aber BTW - ich habe gestern ABend bei einem Pils mal die Idee durchgeklickt - kann ich die Filter eigentlich auch irgendwie für alle synchronisieren oder muss ich die wirklich alle immer einzeln justieren....?


    Grüsse, Stefan