Archivierung von mails [erl.]

  • Thunderbird-Version: 31.1.1
    Betriebssystem + Version: Windows 7 und 8.1
    Kontenart: IMAP
    Postfachanbieter: 1 und 1 (DSL)


    Guten Tag zusammen,
    ich arbeite in einem Büro mit 5 Arbeitsplätzen. Nach ständigem Ärger mit Outlook sind wir umgestiegen auf Thunderbird - eine gute Entscheidung!
    Allerdings haben wir folgendes Problem:
    Es ist für unsere Arbeit sehr wichtig, dass die mails sicher und übersichtlich archiviert werden und dass wir auf diese immer wieder mal zugreifen können. Darunter sind nicht wenige Mails mit größeren Anhängen. Unsere Posteingänge werden täglich geleert. Für die Aufbewahrung dieser Mails haben wir ein e-mail-Konto erstellt (archiv@.........), das jedem von uns 5 Mitarbeitern auf seinem PC zugänglich ist. Im Archiv-Ordner dieses Kontos befinden sich Unterordner, in welche wir die abgelegten emails verschieben. Nun ist nach ca. 3 Monaten dieses Archiv randvoll, da 1 und 1 die Datenmenge auf 2 GB beschränkt.
    Wir haben uns deshalb überlegt, neue Konten anzulegen, aufgesplittet in alphabetischer Reihenfolge, z.B. a-d@........; e-k@...... usw. In unserem DSL-Vertrag ist das Anlegen von (ich glaube) 300 Postfächern möglich.
    Nun meine Fragen:
    1. Ist das ein sinnvoller Weg oder habt ihr Experten da bessere Methoden?
    2. Gibt es möglicherweise mit dem Provider Probleme, wenn man seine Postfächer als Datenablage benützt?
    3. Falls unser Vorhaben ein gangbarer Weg ist: Wie lassen sich die bereits archivierten mals und Anhänge möglichst zeitsparend in die neuen Konten verschieben?


    Danke im Voraus für eure Bemühungen!
    pede

  • Hallo,


    zu 1. grundsätzlich ist die Idee ok, ich mache das bei meinen gesch. genutzten Konten auch so :mrgreen:


    zu 2. der Provider kann nicht wissen, was ihr im Postfach habt und es ist ihm vermutlich auch egal
     :!: Aber Vorsicht: ich habe vor Kurzem eine neue Mailadresse eingerichtet und dann wieder gelöscht und dabei verschwand mein Archivkonto im Nirwana. Ich habe das definitiv nicht selber verursacht, ich bin extra sie Chronik noch mal durch gegangen.
    War nicht schlimm, weil ich alle gesch. Mails zusätzlich in lokale Ordner kopiere und dort sichere, das Archiv ist nur für die Verfügbarkeit alter Mails für Mitarbeiter/von unterwegs notwendig.
    Aber sonst wäre das fatal gewesen, denn der Support sagte mir, wenn ich eine 1und1 Adresse als Postfach habe, also @online.de, @onlinehome.de oder so, dann kann man mir ein Backup einspielen, aber die Postfächer mit gesch. Mails sind mit meiner Domain @meinedomain.de (über 1und1 erzeugt und gehostet) und davon wird durch 1und1 kein Backup angelegt :pale:
    Ergo: die Archive entweder auch lokal speichern (sowieso empfehlenswert) oder die Archive mit 1und1 Adressen erzeugen.


    zu 3. einfach peu a peu in TB umkopieren und danach die kopierten Mails im Quellpostfach löschen.


    Btw: überlegenswert wäre es aber, wenn ihr sowieso nur hausintern zugreift, einen IMAP-Server aufzusetzen, auf den dann nur intern von allen zugegriffen werden kann (extern per Internet ist das sicherheitstechnisch nicht so ohne...)

  • Hallo RUM,
    herzlichen Dank für deine Antwort.
    Ich dachte immer, die mails, die beim Provider liegen, seien sicherer vor unbeabsichtiger Löschung als auf dem heimischen PC bzw. Server.
    Dann werden wir schleunigst eine Sicherung erstellen müssen!
    Da wir tatsächlich nur hausintern zugreifen, gefällt mir die Idee mit dem Aufsetzen eines IMAP-Servers gut.
    Allerdings weiß ich nicht, wie das geht. Ist das was für IT-Leute oder auch für einfache Windows-Anwender?
    Nochmals danke,
    pede

  • Hallo,


    "thunderpede" schrieb:

    Ich dachte immer, die mails, die beim Provider liegen, seien sicherer vor unbeabsichtiger Löschung als auf dem heimischen PC bzw. Server.

    nein, keinesfalls. Zwar sichert der Provider im Regelfall mehrfach täglich, Einschränkungen siehe oben, aber wenn irgendein Nutzer per IMAP-Client oder Webmail zu schnelle Finger hat und z.B. per Tastendruck alle Mails markiert und dann in Panik Shift-Entf drückt, dann sind die Mails weg.


    Das Aufsetzen eines internen Servers ist afaik nicht so schwierig, aber ich habe damit keine Erfahrung. Extern, also mit Internetanbindung sieht das schon anders aus.
    Aber vielleicht kann ja hier jemand ein paar Tipps dazu geben..

  • ... okay, danke für die Antwort.
    Momentan kopiere ich unsere bisher archivierten mails nach und nach in die heute neu angelegten konten, alle mit ....@online.de, wie ich gelernt habe. Das zieht sich allerdings!
    Herzlichen Gruß,
    pede

  • Hallo,


    "rum" schrieb:

    Das Aufsetzen eines internen Servers ist afaik nicht so schwierig, [...] Aber vielleicht kann ja hier jemand ein paar Tipps dazu geben..


    Nein, das ist nicht sehr schwierig, aber man verschätzt sich leicht mit den damit zusammenhängenden weiteren Konsequenzen. Wir haben das daheim im letzten Jahr zum Lernen auf einem RasPi gemacht (mit Citadel). Der kleine RasPi kann den normalen E-Mail-Verkehr einer Familie tatsächlich handhaben.


    Aber es gibt einige Randbedingungen, die etwas Arbeit und Kenntnis erfordern:


    Da ist zunächst das Problem, dass die meisten Nutzer keine statische IP-Adresse haben. Das lässt sich über (auch kostenlose) Anbieter von DynDNS lösen, ist also kein großes Problem. Dabei bleibt während des Wechsels der IP jedoch täglich ein kurzer Zeitraum von ca. einer Minute (TTL des DynDNS-Anbieters), in der ein solcher Mailserver nicht erreichbar ist. Das ist in Regel auch kein größeres Problem.


    Schwieriger wird es, wenn es um das Versenden geht. Die Mailserver dort draußen akzeptieren fast ausnahmslos keine E-Mails, die von einem DynDNS kommen (Schutz vor Spam). Man muss also entweder, wie zuvor, über den SMTP eines "echten" Providers senden, oder man benötigt einen Server mit einer statischen IP, die man in den MX DNS-Record der Domain eintragen muss. Nicht jeder Provider/Hoster ermöglicht das.


    Last but not least, für die Ausfallsicherheit, das Administrieren, das Backup usw. muss man komplett selbst sorgen.


    Mein Fazit: Für private Zwecke ist das durchaus eine nette Spielerei, zumal man im Idealfall das standardmäßige Zwischenspeichern auf fremden Serven vermeiden kann.
    In einer Firma ist ein eigener Mailserver oft sehr sinnvoll, aber nur dann, wenn man eine IT vor Ort hat.


    "thunderpede" schrieb:

    Momentan kopiere ich unsere bisher archivierten mails nach und nach in die heute neu angelegten konten ...


    Für ein Büro mit 5 Arbeitsplätzen ohne eigene IT ist das meiner Meinung nach wirklich die bessere Lösung.


    Gruß


    Susanne

  • Hallo Susanne,


    und das trifft auch zu, wenn der Mailserver nur für die interne Benutzung konzipiert wird? Da brauche ich doch wenn dann nur interne IPs und keinen Versand, oder?

  • Hallo rum,


    ja, das ist richtig. Für interne E-Mails braucht es das Brimborium nicht. Wir hatten deshalb unseren Übungsserver auch nur für die Hausmail eingerichtet.


    Da fällt mit gleich zu Obigem noch ein Punkt ein: Wer den Transport verschlüsseln will, muss ich sich dann auch darum selbst kümmern. Intern spielt auch das natürlich keine Rolle.


    Gruß


    Susanne

  • Gut, denn das war ja meine Idee, für die archivierten Mails einen internen Server und für die anderen alles beim Alten belassen.

  • Oh ja! Es ging ja lediglich um die Archivierung. Das hatte ich gar nicht mehr im Sinn. Nicht, dass das sogar aus dem Titel hervorginge. Frei nach Georg Danzer: I glaub, I werd alt.

  • Alles klar! An eurer Diskussion kann ich mich nicht beteiligen, dazu fehlen mir die Kenntnisse. Auf jeden Fall weiß ich jetzt, wie ich die Archivierung hinkriege.
    Vielen Dank!
    pede