Frage zu importexporttools

Auch wenn ich von dem Problem nicht betroffen bin, habe ich mir im November letzten Jahres einen Vortrag zu diesem Thema gegönnt. Es ist nicht alles hängengeblieben, aber von einer selbstgestrickten Lösung kann ich nur abraten. Die Vorschriften gehen nämlich deutlich über das reine Archivieren hinaus.

Was ich noch in Erinnerung habe:

• Das aktuelle Kalenderjahr zählt nicht. Die Mails (Handelsbriefe) müssen daher ggf. für 7 bzw. 11 Jahre aufbewahrt werden.
• Die Archivierung muss wie in einer Buchhaltung nach Geschäftsvorgängen usw. geordnet erfolgen. Einfach nur die Inbox eines Jahres speichern genügt nicht.
• Die Vorgänge müssen jederzeit rasch wieder herstellbar sein.
• Der vielleicht dickste Knackpunkt: Die Dokumente müssen unveränderbar archiviert werden. Streng genommen, müsste man die Dokumente digital signieren.
  Es gibt spezielle Formate für die Langzeitarchivierung, zum Beispiel PDF/A. Ein einfacher Export als PDF oder EML genügt jedenfalls nicht, weil man die leicht nachträglich manipulieren kann.
• In manchen Fällen muss die Archivierung sogar komplett revisionsicher sein. Siehe https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
• Zugriff durch Fremde muss wirksam verhindert werden.
• usw.
• Die Strafen können, z.B. bei Steuervergehen, recht hoch ausfallen.

Fazit: Selber machen ist in diesem Fall eine ganz schlechte Idee. Die Anforderungen kann man kaum erfüllen.

• Es gibt spezielle Software, die den gesamten Prozess übernimmt. Solche Systeme (z.B. DMS) sind teuer und komplex. Eher nichts für kleine Unternehmen.
• Es gibt zertifizierte, sichere Systeme in der Cloud. In Erinnerung habe ich, dass die T-Online oder die Telekom so etwas ab 25 Euro pro Jahr und E-Mailadresse anbietet. Es gibt aber jede Menge anderer Anbieter.

Zitat von thunderpede

Vermutlich werden wir in Deutschland die einzigen sein, die diese EU-Arbeitsbeschaffungsmaßnahme buchstabengetreu umsetzen und kontrollieren.

Ich kann mir vorstellen, dass auch in Deutschland viele kleine Unternehmer die Vorschriften nicht komplett umsetzen werden. Die sind schon ein ziemliches Brett.

Trotzdem, stehen die Jungs von der Steuer mal vor der Tür, kann es sehr teuer werden. Im Vergleich dazu sind die rund 25 Euro pro Jahr Peanuts.

Ich würde mich dazu jedensfalls schlau machen und auf keinen Fall so etwas wie die ImportExportTools oder ein normales Backup verwenden. Wenn du nicht aufzeigen kannst, dass die Dokumente nicht nachträglich verändert wurden, sind sie im Zweifelsfall nichts wert. Im Fall des Falles hättest du dann ein echtes Problem.

Eine digitale Signatur würde da weiterhelfen. Nur leider interessiert das kaum jemanden da draußen.

Zitat von thunderpede

Nebenbei haben wir 25 Emailadressen. Das summiert sich dann schon.

Wie man's sieht. Dann landet ihr in der Größenordnung von 600 Euro pro Jahr. In diesem Bereich liegen auch die Kosten für Lösungen wie Mailstore Server und ähnlichen Produkten. Für ein Unternehmen mit mehr als 25 Mitarbeitern sollte das tragbar sein.

Dafür bekommt ihr, laut Beschreibung der Anbieter, nicht nur das Archiv sondern vor allem Rechtssicherheit.

Außerdem könnt ihr das doch bestimmt von der Steuer absetzen.

Du kannst auch mal überprüfen, ob überhaupt sämtliche 25 Adressen auch Geschäftsverkehr im Sinne der Aufbewahrungspfilcht haben.