Frage zu importexporttools

  • Um Rückfragen vorzubeugen, bitten wir um folgende Angaben:

    • Thunderbird-Version: 52.6.0
    • Betriebssystem + Version: Win10
    • Kontenart (POP / IMAP): IMAP
    • Postfachanbieter (z.B. GMX): 1&1

    Guten Tag zusammen,

    in unserem Büro laufen durch zig Kundenkontakte Hunderte von Emails (meist mit größeren Anhängen) auf, sodass die Archivierung zu einem immer größeren Problem wird. Aus rechtlichen Gründen müssen diese Mails für viele Jahre bereitgehalten werden. Am besten sind diese Mails nicht in einem TB-Archivordner aufgehoben, sondern direkt in den jeweiligen (Windows-) Ordnern unserer Kundenverwaltung.

    Nun bin ich auf dieses geniale Addon "importexporttools" gestoßen. Damit lassen sich in kürzester Zeit Mails auch aus IMAP-Accounts vollständig dorthin exportieren. Das Tool stellt dazu verschiedene Möglichkeiten bereit.

    Meine Frage: Wenn ich auch in z.B. 15 Jahren auf eine alte Email zugreifen will, in welchem Format sollte ich die Nachrichten exportieren? Momentan schwanke ich zwischen eml bzw. html. Beide Formate speichern auch die Anhänge. Meine Sorge ist bei eml, dass es irgendwann nicht mehr verfügbar ist!? :?:

    Danke im Voraus,

    pedeka

  • Hallo thunderpede,


    da es bei Dir/Euch um gewerbliche E-Mail-Kommunikation geht (Du hast ja selbst auf den rechtlichen Aspekt hingewiesen: Aufbewahrungsfristen usw.) würde ich da, selbst die ImportExportTools nutzend, von einer Nutzung dieses mächtigen Werkzeuges abraten. Zumal derzeit nicht sichergestellt ist, ob und wie lange diese Erweiterung noch eingesetzt werden kann bzw. vom Entwickler weiter gepflegt wird. Der Add-on-Entwickler Paolo Kaosmos schreibt dazu:



    Hier solltest Du/solltet Ihr eine Lösung finden, die nicht ausschließlich von einer Thunderbird-Erweiterung abhängig ist und bleibt.


    Falls Eure Rechner ausschließlich mit Windows-Betriebssystemen bestückt sind, käme eventuell MailStore - E-Mail-Archivierungslösungen in Frage.


    Gruß

    Feuerdrache

    „Innerhalb der Computergemeinschaft lebt man nach der Grundregel, die Gegenwart sei ein Programmfehler, der in der nächsten Ausgabe behoben sein wird.“
    Clifford Stoll, amerik. Astrophysiker u. Computer-Pionier

    Einmal editiert, zuletzt von Feuerdrache ()

  • Hallo Feuerdrache,

    danke für deine Antwort.

    Sowas habe ich befürchtet. Dabei ist das importexporttool genau das, was wir bräuchten. Eine Suche im Internet erbrachte keine ähnliche Lösung. MailStore habe ich versuchshalber mal installiert - aber es handelt sich hierbei wohl um eine Art Backup-Programm. Man muss die gesicherten Archive offensichtlich erst zurückspielen, um darauf Zugriff zu bekommen. Außerdem stelle ich es mir schwierig vor, ein bestimmtes Mail zu finden, wenn erst mal eine Anzahl solcher Backups vorhanden ist...

    Momentan bin ich ratlos.

    :(

  • Hallo thunderpede,


    wenn Du / Ihr mit den ImportExportTools zurechtkommt, werde ich einen Teufel tun Euch davon abzuhalten. Es ist halt nur vorher der Unterschied an Erfordernissen zu beachten, auf den ich zuvor hingewiesen habe und den Du ja auch selbst angedeutet hast.


    Die Frage ist dann, ob Du Dich / Ihr Euch mit der Exportfunktion herumschlagen wollt oder dann nicht doch lieber die eingebaute Backupfunktion der IET nutzt. Ich verweise da mal auf meinen Faden Regelmäßige Profilsicherung - einfach gemacht ....

    Bei mir wird damit jeden Tag eine komplette Sicherung meines Thunderbird-Profils gemacht.


    Wenn es um reinen Mailexport geht, werde ich immer den Export von E-Mails als *.eml gegenüber jedem anderen Format vorziehen. EML-Import kann im Zweifel (fast) jeder andere E-Mail-Client auch.


    Gruß

    Feuerdrache

    „Innerhalb der Computergemeinschaft lebt man nach der Grundregel, die Gegenwart sei ein Programmfehler, der in der nächsten Ausgabe behoben sein wird.“
    Clifford Stoll, amerik. Astrophysiker u. Computer-Pionier

  • Auch wenn ich von dem Problem nicht betroffen bin, habe ich mir im November letzten Jahres einen Vortrag zu diesem Thema gegönnt. Es ist nicht alles hängengeblieben, aber von einer selbstgestrickten Lösung kann ich nur abraten. Die Vorschriften gehen nämlich deutlich über das reine Archivieren hinaus.


    Was ich noch in Erinnerung habe:

    • Das aktuelle Kalenderjahr zählt nicht. Die Mails (Handelsbriefe) müssen daher ggf. für 7 bzw. 11 Jahre aufbewahrt werden.
    • Die Archivierung muss wie in einer Buchhaltung nach Geschäftsvorgängen usw. geordnet erfolgen. Einfach nur die Inbox eines Jahres speichern genügt nicht.
    • Die Vorgänge müssen jederzeit rasch wieder herstellbar sein.
    • Der vielleicht dickste Knackpunkt: Die Dokumente müssen unveränderbar archiviert werden. Streng genommen, müsste man die Dokumente digital signieren.
      Es gibt spezielle Formate für die Langzeitarchivierung, zum Beispiel PDF/A. Ein einfacher Export als PDF oder EML genügt jedenfalls nicht, weil man die leicht nachträglich manipulieren kann.
    • In manchen Fällen muss die Archivierung sogar komplett revisionsicher sein. Siehe https://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
    • Zugriff durch Fremde muss wirksam verhindert werden.
    • usw.
    • Die Strafen können, z.B. bei Steuervergehen, recht hoch ausfallen.


    Fazit: Selber machen ist in diesem Fall eine ganz schlechte Idee. Die Anforderungen kann man kaum erfüllen.


    • Es gibt spezielle Software, die den gesamten Prozess übernimmt. Solche Systeme (z.B. DMS) sind teuer und komplex. Eher nichts für kleine Unternehmen.
    • Es gibt zertifizierte, sichere Systeme in der Cloud. In Erinnerung habe ich, dass die T-Online oder die Telekom so etwas ab 25 Euro pro Jahr und E-Mailadresse anbietet. Es gibt aber jede Menge anderer Anbieter.

    Ceterum censeo polypos rerum privatarum esse delendos!

    Frei nach Cato dem Älteren

    (Werter Herr T. , ich hoffe, ich habe da keinen Bock eingebaut.)

  • Hi Feuerdrache,

    hi Drehmoment,

    nochmals danke für eure Beiträge und die Links. Wenn man liest, was demnächst mit der DSGVO auf Betriebsinhaber zukommt, könnte einem die Lust vergehen, selbständig zu sein. Zum Kotzen! Vermutlich werden wir in Deutschland die einzigen sein, die diese EU-Arbeitsbeschaffungsmaßnahme buchstabengetreu umsetzen und kontrollieren.

    Ich weiß noch nicht, wie ich mit der Archivierung weiter verfahren werde; vielleicht werde ich doch importexporttools verwenden. Muss mal darüber schlafen.

    Grüße,

    thunderpede

  • Vermutlich werden wir in Deutschland die einzigen sein, die diese EU-Arbeitsbeschaffungsmaßnahme buchstabengetreu umsetzen und kontrollieren.

    Ich kann mir vorstellen, dass auch in Deutschland viele kleine Unternehmer die Vorschriften nicht komplett umsetzen werden. Die sind schon ein ziemliches Brett.

    Trotzdem, stehen die Jungs von der Steuer mal vor der Tür, kann es sehr teuer werden. Im Vergleich dazu sind die rund 25 Euro pro Jahr Peanuts.

    Ich würde mich dazu jedensfalls schlau machen und auf keinen Fall so etwas wie die ImportExportTools oder ein normales Backup verwenden. Wenn du nicht aufzeigen kannst, dass die Dokumente nicht nachträglich verändert wurden, sind sie im Zweifelsfall nichts wert. Im Fall des Falles hättest du dann ein echtes Problem.


    Eine digitale Signatur würde da weiterhelfen. Nur leider interessiert das kaum jemanden da draußen.

    Ceterum censeo polypos rerum privatarum esse delendos!

    Frei nach Cato dem Älteren

    (Werter Herr T. , ich hoffe, ich habe da keinen Bock eingebaut.)

  • Du hast schon recht.

    Nachdem ich sonst nichts zu tun habe, werde ich mich wohl oder übel schlau machen. Nebenbei haben wir 25 Emailadressen. Das summiert sich dann schon. Aber es hilft wohl nichts.

    Vielen Dank jedenfalls,

    thunderpede

  • Nebenbei haben wir 25 Emailadressen. Das summiert sich dann schon.

    Wie man's sieht. Dann landet ihr in der Größenordnung von 600 Euro pro Jahr. In diesem Bereich liegen auch die Kosten für Lösungen wie Mailstore Server und ähnlichen Produkten. Für ein Unternehmen mit mehr als 25 Mitarbeitern sollte das tragbar sein.

    Dafür bekommt ihr, laut Beschreibung der Anbieter, nicht nur das Archiv sondern vor allem Rechtssicherheit.

    Außerdem könnt ihr das doch bestimmt von der Steuer absetzen.


    Du kannst auch mal überprüfen, ob überhaupt sämtliche 25 Adressen auch Geschäftsverkehr im Sinne der Aufbewahrungspfilcht haben.

    Ceterum censeo polypos rerum privatarum esse delendos!

    Frei nach Cato dem Älteren

    (Werter Herr T. , ich hoffe, ich habe da keinen Bock eingebaut.)