Bei "abonnieren" tauchen nur die Online-Konten samt deren Unterkonten auf
Das ist normal, das "Abonnieren" geht nur bei IMAP-Konten.
Ihr habt also beide Zugriff zu den selben lokalen Ordnern auf dem Netzwerk.
Dann müsste also auch die Kollegin den Ordner "Gesendet 01" sehen.
Ich kann mir bislang nicht erklären, warum sie "ältere" Mails nicht sehen kann.
Was genau sind denn "ältere" Mails in eurem Fall? Jenseits einer bestimmten Datumsgrenze?