IMAP Herausforderung: 1 PC, 1 Laptop, 80 Unterordner, 1 Handy und 1 Tablet UND Dokumentationspflichten


  • * Thunderbird-Version: Version 31.6.0
    * Betriebssystem + Version: Windows 7
    * Kontenart (POP / IMAP): IMAP
    * Postfachanbieter (z.B. GMX): Strato
    * Eingesetzte Antivirensoftware: Avira
    * Firewall (Betriebssystem-intern/Externe Software): intern


    Liebe Leute,


    auch nach intensivem Suchen und Denken komme ich bislang zu keiner guten Lösung und hoffe, Ihr könnt mir helfen.


    Hier meine Herausforderung:
    - Ich habe einen Büro-PC mit TB
    - einen Arbeits-Laptop auch mit TB
    - ein Handy (Android 4.1) mit K9 und
    - ein Tablet (Android) auch mit K9.


    Ausgangslage:
    Ich habe in TB so ca. 80 Ordner und Unterordner, die ich in meinem Büro-PC auch bespiele. Auf meinem Laptop, das ich für häufige Reisen nutzen muss, muss ich alle diese Emails und Ordner auch haben. Bisher kopiere ich immer vor einer Reise die gesamte Ordnerstruktur auf mein Laptop. Wenn ich unterwegs auf dem Laptop aber Emails verschiebe, dann bringt das nichts, weil ich (aus Sorge vor Email-Verlusten im Kopierprozess) nicht andersum auf den PC kopiere.
    Da dieses Unterfangen nervt, möchte ich auf IMAP umsteigen, um so immer und überall meine Mails sortieren zu können.
    Ich muss alle Emails auch jederzeit offline nutzen können (da viel im Ausland und nicht immer online). Und ich muss alle Emails aufbewahren. Es darf nicht sein, dass Emails irgendwann verschwinden, weil sie serverseitig gelöscht werden (Mailspace habe ich zwar 10GB, aber das reicht nicht ewig). Die Emails sollen also in ihrer Struktur (also den Orndern) auch offline und für immer verfügbar sein.
    Zudem nutze ich auf beiden Androi-Geräten K9, brauche hier aber nur eine Üvbersicht über die neuen Emails und nicht die Ordner.


    Herausforderung:
    Wie kann ich es erreichen, dass ich alle Emails aus IMAP immer offline und dauerhaft habe? Die Idee, sie in lokale Ordner zu kopieren, die hier ja oft erwähnt wird, funktioniert ja nur begrenzt, weil ich nicht automatisiert die Mails in die jeweils richtigen Unterordner geschoben bekommen kann (oder?).


    Vorgehen:
    Bislang dachte ich so vorzugehen: 1) ich kopiere meine Ordnerstruktur (inkl. aller Emails) in ein TB IMAP-Konto
    2) Ich stelle auf PC und Lapi ein, dass alle Ordner immer alle Emails offline bereitstellen
    3) Ich lasse K9 auf Handy und Tablet als POP-Account (lesen only, bzw Schreiben nur mit BCC an mich, was ich dann in Gesendete verschiebe)


    Somit löse ich mein Grundproblem, aber noch nicht die Dokumentationspflicht.


    Habt Ihr mir eine Idee?
    Vielen Dank schon mal und beste Grüße


    rolf

  • Hallo Rolf,


    die Idee, auf IMAP umzustellen ist erst mal richtig, so kannst du alle Ordner auf den verschiedensten Geräten sehen.
    Denke daran, dass offline verfügbar machen nicht heißt, dass die Mails auf dem PC bleiben, es wird bei jeder online Verbindung synchronisiert und auf PC 1 gelöschte oder verschobene Mails sind dann auf dem Server und somit auf allen Geräten weg. (Wobei TB die Mails bis zum Komprimieren erst mal nicht aus der lokalen Maildatei löscht, sondern sie nur nicht mehr anzeigt ;) )
    Ich würde auf dem Laptop die Mails offline verfügbar machen, auf Handy und Laptop nur per POP abrufen (löschen deaktivieren!) oder nur den Posteingang abonnieren und auf dem PC die Mails per Filter in lokale Ordner kopieren (!)


    Ich kopiere grundsätzlich alle Mails in lokale Ordner und sende gesch. Mails per BCC an mich selbst, da ich so a) weiß, die Mail kam mal zumindest am Server an und b) ich sehe sie im Resultat (allerdings sende und lese ich sowieso auch nur ReinText)
    Und evtl auch eine Option bezüglich der Aufbewahrungspflicht: ich habe bei meinem Provider zig Postfächer im Vertrag enthalten und ich lasse alle (also auch Spam etc.!) eingehenden gesch. Mails per paralleler Weiterleitung in so ein Postfach laufen, somit also auch meine BCCs, welches ich nur ab und an mal per Webmail prüfe. So kann ich nicht versehentlich im Client "Mist" bauen und meine Mails verlieren...

  • Hallo rum,
    ganz vielen Dank für die Antwort. :)


    Wirft bei mir aber nochmal Fragen auf:


    Ich würde auf dem Laptop die Mails offline verfügbar machen, auf Handy und Laptop nur per POP abrufen (löschen deaktivieren!) oder nur den Posteingang abonnieren und auf dem PC die Mails per Filter in lokale Ordner kopieren (!)

    Nur zur Sicherheit: Du hast zweimal Laptop geschrieben, meintest beim 2. mal aber Tablet, stimmts?
    Ja, auf den Android-Geräten weiter einfach mit Pop zu arbeiten denke ich auch macht Sinn.


    Bezüglich kopieren in lokale Ordner per Filter: da liegt aber doch mein Problem, oder nicht? Denn mir geht es ja nicht darum, dass ich die Mails hauptsache gesichert habe, sondern ich muss meine Ordnerstruktur (auch noch in 3 Jahren, wenn ein Teil vom Server gelöscht ist) nutzen können. Aber einen Filter, der mir die Mails, die ich in einen IMAP-Ordner geschoben habe, auch in einen gleichlautenden lokalen Ordner verschiebt, gibt es doch nicht.
    Und wenn ich am Ende des Tages alle Mails, die ich eh manuell aus dem Posteingang in den richtigen IMAP-Ordner schieben muss, auch noch manuell in einen lokalen Ordner kopieren muss, dann habe ich arbeitsmäßig nichts gewonnen. Und es geht mir ja darum, dass ich nicht jede Email zweimal "anfassen" muss (einmal unterwegs auf dem Lapi und dann nochmal am PC).


    Und evtl auch eine Option bezüglich der Aufbewahrungspflicht: ich habe bei meinem Provider zig Postfächer im Vertrag enthalten und ich lasse alle (also auch Spam etc.!) eingehenden gesch. Mails per paralleler Weiterleitung in so ein Postfach laufen, somit also auch meine BCCs, welches ich nur ab und an mal per Webmail prüfe. So kann ich nicht versehentlich im Client "Mist" bauen und meine Mails verlieren...

    Das finde ich eine gute Idee, da habe ich noch nicht dran gedacht. Hilft mir zwar auch nicht zum Thema Sortieren etc. aber es ist eine gute Möglichkeit alle Emails einmal zu sichern (und dann als Pop abzurufen).


    Danke nochmal und Grüße
    rolf

  • meintest beim 2. mal aber Tablet, stimmts?

    upps, ja, sorry!


    Die IMAP-Ordner automatisch auch lokal abbilden, da habe ich auch keine Lösung, ich kopiere und verschiebe eingehende Mails von festen Mailpartnern per Filter gleichzeitig in lokale, dort markiere ich diese auch gleichzeitig als gelesen, und in die gewünschten IMAP Ordner, dort bleibt der Status Un-/gelesen, und alle anderen dann halt manuell.
    Automatisch verschobene und somit evtl. noch ungelesene Mails lasse ich per virtueller Ordner anzeigen.

  • Danke rum.
    Dann frage ich nochmal in die Runde, ob jemand eine Idee hat, wie man IMAP-Ordner automatisiert lokal abbilden kann.


    Vielen Dank schon mal

  • Hallo gast99,


    mit folgenden Thunderbird-Erweiterungen (= Add-on) kannst Du unter anderem ganze IMAP-Konten in den lokalen Bereich Deines Donnervogels kopieren. Ich habe diese Erweiterungen in einem Faden hier vorgestellt:


    Hinweis auf Erweiterung "Copy Folder" und "Batch Copy".


    Darüber hinaus könnte auch die Eweiterung LocalFolder interessant sein. Damit kannst Du zusätzliche Lokale Ordner mit eigenen Namen erstellen.


    Gruß
    Feuerdrache

    „Innerhalb der Computergemeinschaft lebt man nach der Grundregel, die Gegenwart sei ein Programmfehler, der in der nächsten Ausgabe behoben sein wird.“
    Clifford Stoll, amerik. Astrophysiker u. Computer-Pionier

  • Hallo gast99,


    dass IMAP das Mittel der Wahl ist (das einzig sinnvolle und funktionierende Mittel!), dürfte klar sein.
    Ich habe in einem älteren Beitrag mal ein paar Gedanken für eine lokale Kopie der Mail beschrieben. In deinem konkreten Fall solltest du sowohl auf dem Desktoprechner als auch auf dem Notebook eine derartige Kopie anlegen. Und du solltest keinesfalls vergessen, das TB-Userprofil des Desktop-Rechners in die tägliche Datensicherung der Firma einzubeziehen.


    Auf den beiden Androiden ist es natürlich schwieriger, eine derartige Sicherung anzulegen. Aber muss das dort wirklich sein?
    Bei einem Quota von 10GB kannst du ja per Filter organisieren, dass erst ab einem bestimmten Alter die Mails vom Server gelöscht werden. In der lokalen Kopie spielt das Quote ja keinerlei Rolle. Und was du dann immer auf dem Server hast, dürfte mehr sein, als du mit den Androiden anzusehen gewillt bist.


    Hier ist der Link: Re: [imap+lokal] Suche ideales System für Archivierung



    MfG Peter

    Thunderbird 45.8.x, Lightning 4.7.x, openSUSE Tumbleweed, 64bit
    S/MIME, denn ich will bestimmen, wer meine Mails lesen kann.
    Nebenbei: die Benutzung der (erweiterten) Suche, und von Hilfe & Lexikon ist völlig kostenlos - und keinesfalls umsonst!
    Und: Ich mag kein ToFu und kein HTML in E-Mails!

  • Danke Feuerdrache, danke Peter.
    Das Add-on hört sich ganz nach meinem Bedarf an, werde es mal ausprobieren.
    Auch der Hinweis auf die Sicherungen und die Gedanken dazu im anderen Post sind sehr hilfreich. Was Android angeht Peter, da brauche ich nichts sichern. Da will ich die Mails nur unterwegs lesen können, insofern passt das.


    Danke nochmal. Ich werde mich dann langsam an das Umstellen von Pop auf Imap machen und bei Gelegenheit melden, ob die Lösungswege oben erfolgreich waren.


    rolf