Archivieren – erstmalige Grundeinstellungen (autom. / manuell) – lok. Archivordner wo und wie erstellen - von Pop3 zu IMAP

Ich denke du solltest dir zunächst einmal ein paar grundsätzliche Gedanken machen. Du bringst einige Dinge durcheinander, die sich aber eindeutig unterscheiden.

Mein Rat wäre folgender:

• Vergiss zunächst die Archiv-Funktion des Thunderbird. Die taugt nicht.
• Werde dir zunächst bewusst, dass du von ganz verschiedenen Dingen sprichst. Dann überlege, welche davon du umsetzen möchtest und welche nicht. Du musst unterscheiden nach:
  
  1. E-Mails, die du schnell verfügbar haben möchtest (auf dem Server, lokal oder beides).
  2. Einer Datensicherung
  3. Einem Archiv

  Das ist wichtig, weil es wirklich verschiedene Dinge für unterschiedliche Zwecke sind.

• Erstelle unterhalb von Lokaler Ordner eine Struktur nach Belieben. Dort hinein legst du Kopien der E-Mails von den IMAP-Konten. Das kannst du je nach Bedarf manuell durchführen oder über Filter automatisieren.
  
  Dies dient nicht der Archivierung sondern dem Schutz vor einem Serverausfall. Es genügt, dies auf einem Rechner durchzuführen.
• Erstelle ein Backup mit einer Backup-Software deiner Wahl von diesen Lokalen Ordnern oder dem gesamten Profil inklusive der Lokalen Ordner.
  Wenn du bereits ein Backup von anderen Daten erstellst, genügt es, die zugehörigen Ordner und Dateien aufzunehmen.
  
  Auch dies dient nicht der Archivierung sondern dem Schutz vor dem Ausfall der eigenen Festplatte.
  
  Backups werden nicht archiviert. Es genügt, wenn du die jeweils letzten Backups aufhebst. Alte können gelöscht werden.
  Beispiel: Du erstellst täglich ein Backup. Dann kannst du am Montag das Backup vom Montag der Woche davor löschen.
  Das würde ich dir unabhängig vom Thunderbird sehr ans Herz legen. Ein Backup sollte von allen Daten erstellt werden, die dir wichtig sind. Dazu gehören nicht nur die E-Mails.
• Archivieren ist etwas anderes als eine lokale Datensicherung. Es dient der Langzeitaufbewahrung.
  
  In der Regel liegt ein Archiv extern, weil die Daten darin nur selten benötigt werden. Die archivierten Daten kann man dann vom PC löschen. Das spart Speicherplatz, verbessert die Übersichtlichkeit und erhöht bei sehr großen Beständen auch die Performance.
  Ein Archiv kann auch eine andere Struktur haben, als die in Thunderbird. Es muss auch nicht zwangsläufig sämtliche E-Mails enthalten sondern nur die, die langfristig archiviert werden sollen oder müssen.
  Ein Archiv wird wesentlich seltener erstellt als ein Backup, vielleicht jährlich. Im Gegensatz zum Backup löscht man ein Archiv nicht nach kurzer Zeit sondern erst nach einigen Jahren.
• Ein sehr einfacher Weg könnte zum Beispiel so aussehen: Erstelle die Struktur in Lokalen Ordner so, wie du sie später im Archiv haben möchtest, beispielsweise nach Jahr/Konto/Kunde/...
  Einmal im Jahr kopierst du diese Ordner auf eine externe Festplatte. Im Thunderbird kannst du diesen Jahrgang dann löschen.
  Siehe auch hierzu das bereits früher erwähnte Programm MailStoreHome an.
• Wie du dein Archiv letztendlich strukturierst, ob du es nach Jahren erstellst, ob für getrennte Konten verschiedene Archive usw. , das musst du nach deinen Bedürfnissen entscheiden.
  

Zitat von Maxie

Soweit ich inzwischen informiert bin, gibt es unter TB zwei Arten, die als „Archivierung“ bezeichnet werden.

Richtig, beide Arten sind letztendlich nur ein Verschieben. Von einer echten Archivierung sind beide weit entfernt.

Außerdem erfolgt dieses Verschieben nach fest einprogrammierten Kriterien. Auch das ist, freundlich ausgedrückt, suboptimal.

Zitat von Maxie

Ja, wahrscheinlich die die Archiv-Funktion mehr was für Unternehmen als für den privaten Gebrauch geeignet.

Ich halte eher das Gegenteil für zutreffend. Bei einem vergleichsweise großen Mail-Aufkommen in Unternehmen ergibt diese Art "Pseudo-Archivierung" für mich noch weniger Sinn.

Zitat von Maxie

Ob sowas heute noch vorkommt, ist mir nicht bekannt.

Einen 100%-igen Schutz gibt es nicht. Viele Provider betreiben aber einen hohen Aufwand, so etwas zu verhindern. Deren Standard wirst du privat nicht erreichen können. Trotzdem ist ein zusätzliches Backup wichtig.

Zitat von Maxie

Sicherst du also als Kopie (nicht durch Verschieben/Archiv) alle Emails oder nur ausgewählte?

Die Herangehensweise ist sicher individuell verschieden, angepasst an den persönlichen Bedarf. Meine Herangehensweise ist also bestenfalls ein Beispiel. Sie passt für mich, sie kann für dich völlig unpassend sein.

Ich selbst verfolge schon lange keine Jäger-und-Sammler-Strategie mehr. Die meisten E-Mails lösche ich gleich nachdem ich sie gelesen habe. Diejenigen, von denen ich meine, dass ich sie noch eine gewisse Zeit bräuchte, hebe ich zunächst auf. Sie gelangen als lokale Kopie zunächst auch in mein Backup.

Unter diesen E-Malis befinden sich einige wenige, die ich wirklich archivieren möchte. Diese lege ich manuell in meinem lokalen Archiv ab. Auf dem IMAP-Server lösche ich diese Mails.

Nach ein bis zwei Jahren sichere ich das Archiv wirklich als Archiv extern weg (zwei Kopien: 1*externe Festplatte, 1*Cloud, beide verschlüsselt) und lösche es lokal.

Interesseranterweise habe ich selbst von den wenigen archivierten Mails bisher nie eine benötigt. Das deutet sehr darauf hin, dass ich eigentlich gar kein Archiv benötige. Ich leiste es mir trotzdem.

Zitat von Maxie

Gibt es denn einen Filter/Kopierfunktion, die das automatisch durchführt, dass man nicht immer erst schauen muss, bis wann man schon kopiert hat?

Ja, die gibt es. Du kannst Filter erstellen, die Mails nach bestimmten Kriterien beim ersten Abruf in einen lokalen Ordner kopieren. Die möglichen Kriterien sind sehr vielfältig. Sie werden trotzdem nicht jeden Fall abdecken können. Sie können die manuelle Nacharbeit aber erleichtern.

Es gibt ganz sicher nicht den einen richtigen Weg. Hier musst du selbst eine für dich geeignete Herangehensweise finden. Ich erledige das Sortieren meist manuell direkt nach Posteingang.

Zitat von Maxie

Ist möglicherweise auch eine Funktion verfügbar, die den Posteingang mit der Kopie synchronisiert, dass im Posteingang gelöschte Mails auch in der Kopie entfernt werden?

Mir ist keine bekannt. Es gibt den lokalen Cache, der funktioniert auf diese Weise. Er ist aber kein Ersatz für ein Backup.

Zitat von Maxie

Kopieren empfinde ich für mich geeigneter als lokales Archivieren, da auch lokal gesicherte, also kopierte Mails, auf allen mit dem IMAP-Konto verbundenen Geräten noch zur Verfügung stehen.

Das ist kein Widerspruch, siehe oben. Du benutzt den Begriff Archiv hier allerdings für etwas, das ich mit lokaler Kopie bezeichnen würde. Ein Archiv ist für mich etwas anderes, siehe #4.

Außerdem ist die Quota beim Provider begrenzt. Ein Archiv ist es prinzipiell nicht.

Zitat von Maxie

Wenn ich unter TB meine Emails von beispielsweise einem Jahr in einen lokalen Ordner kopiere oder archiviere, finde ich dann diesen Ordner irgendwo im Profil wieder?

Ja, natürlich.

Zitat von Maxie

Kann ich diesen Ordner danach einfach ohne Fehlfunktionen von TB zur weiteren Sicherung anderswo hin kopieren, also die Ordner-Datei des Archivs/der Kopie ausschneiden und sie anderswo auf einer externen Festplatte einfügen?

Selbstverständlich. Besser wäre, die zugehörige Datei zu kopieren und den Ordner danach im Thunderbird zu löschen. Lies am besten in den Anleitungen nach, wie das Profil aufgebaut ist.

Zitat von Maxie

Gibt es eigentlich ein Archiv-Format, was auch programmübergreifend genutzt werden kann (TB / Outlook)?

Es gibt zum Beispiel eml. Das kann von beiden gelesen werden. Das hat aber seine Nachteile. Siehe auch nochmals Mailstore.

Grundsätzlich: Niemand kann in die Zukunft sehen. Formate und Programme von heute werden nicht ewig Bestand haben. Das verhält sich wie bei alten Ton- oder Filmaufnahmen. Das Material altert (hier die Festplatte, DVD etc. ) und Irgendwann wird es kein Abspielgerät mehr geben (hier das Format, zugehöriges Programm, Betriebssystem, Rechnerarchitektur etc. ).

Wer seine Dokumente "ewig" aufheben möchte, wird sie früher oder später nicht nur immer wieder einmal auf ein neues Medium kopieren sondern auch konvertieren müssen.

Die Chance, dass es geeignete Konverter geben wird, ist für standardisierte, offene Format wie mbox und maildir hoch. Ich vermeide deshalb wo es geht proprietäre Formate.

Mir ist es wichtig, noch ein paar Punkte zu erwähnen.

Ich hatte mehrfach, wie nun auch matt59 , Mailstore genannt. Ich hätte das nicht getan, würde ich es nicht für ein gutes Programm halten. Ich selbst verwende es jedoch nicht, weil es ein zusätzliches Programm ist und somit eine weitere Abhängigkeit erzeugt.

Mailstore bietet viele Exportoptionen. Damit wird das Risiko der Abhängigkeit sehr reduziert. Dennoch, gerade für die Archivierung möchte ich keine weitere Störquelle, neben den oben erwähnten.

Das fällt mir in diesem Fall nicht schwer, weil die beiden größten Vorteile - Archivieren über verschiedene Clients hinweg und damit auch die Suchfunktion - in meinem Fall nicht relevant sind. Da ich bisher privat ausschließlich Netscape/Mozilla/Thunderbird mit mbox verwendet habe, steht mir die Suchfunktion auch in den Archiven zur Verfügung.

In anderen Anwendungsfällen, insbesondere gewerblichen, ist mein Vorgehen nicht ausreichend.

Bei einem Wechsel des Mailclients wäre Mailstore mein erster Kandidat für die Konvertierung, notfalls direkt über den IMAP-Server. Das ist übrigens ein weiterer Vorteil von IMAP: Man kann mit dem Umweg über den Server lokale Mails konvertieren.

Beim Backup gehe ich ebenso heikel und minimalistisch vor, weil ich möglichst nicht von Fremdprogrammen oder gar proprietären Formaten abhängig sein möchte.

Wenn ich dir noch einen unerfragten Rat geben darf: verzichte auf zusätzliche, jeweils auf ein Produkt spezialisierte Backup-Programme wie Thundersave oder Firesave. Ein Backup genügt und dieses sollte sämtliche wichtigen Daten enthalten.

Zitat von Maxie

Firefox habe ich mehr als 10 Jahre bis zur Version 56 immer mit einem Synchronisationsprogramm gesichert.

Ich möchte dir noch einen Hinweis geben. Ich weiß zwar weder welches Programm du benutzt noch wie es im Detail funktioniert, doch gibt es grundsätzliche Unterschiede zwischen einem Backup und einer Synchronisation. Je nach "Schadensfall" kann das ein entscheidender Unterschied sein.

Zitat von Maxie

Für viele Backups habe ich keinen Platz.

Kennst du die 3-2-1 Regel?

Sie besagt, man sollte von wichtigen Daten drei Kopien auf zwei unterschiedlichen Medien haben, von denen eine an einem anderen Ort aufbewahrt wird.

Ein Freund von mir nennt sie auch die 99%-Regel, weil 99% aller Heimanwender sich nicht danach richten.

Peter Krogh hat es für die American Society of Media Fotografers, frei übersetzt, so formuliert:

Zitat

Es gibt zwei Gruppen von Menschen: Solche, die bereits von einem Speicherausfall betroffen waren, und die anderen, denen ein solcher Ausfall noch bevorsteht.

Zunächst ein Hinweis:

Zitat von Maxie

Da ich ein Sync-Programm nutze, muss ich nicht immer 20000, sondern meinst nur 100-200 Dateien kopieren.

Das Übertragen aller Dateien ist nicht nötig. Üblicherweise werden nach einem Full-Backup nur noch Änderungen übertragen. Nahezu jedes Backup-Programm bietet deshalb die Methoden inkrementell und differentiell an.

Zitat von Maxie

Wie genau gehst du vor?

Das in allen Einzelheiten zu schildern wäre sehr langatmig und auch nicht wirklich interessant, weil meine Herangehensweise nicht unbedingt für andere praktikabel ist.

Letztendlich muss jeder seine eigene Strategie finden, so wie du ja auch getan hast. Hauptsache ist, dass man überhaupt eine Backup-Strategie hat.

Um aber deine Frage zumindest grob skizziert zu beantworten, will ich meine Vorgehensweise schildern. Es kann sein, dass sie auf dich etwas übertrieben wirkt. Für mich ist sie das ist, denn es läuft fast alles automatisch ab. Ich habe also nahezu keinen Aufwand dadurch. Die nötige Hardware ist günstig zu bekommen.

Ich gehe folgendermaßen vor:

• Zunächst: Meine Datensicherung umfasst sämtliche Daten. Ein Backup für alles. Ich bin kein Freund von Sonderlösungen wie Thundersave, Firesave usw. .
• Ich halte mich weitgehend an die 3-2-1-Regel. So schütze ich wichtige Daten vor schlimmeren Dingen wie Einbruch, Feuer, Flut, ... .
• Wichtige E-Mails kopiere ich vom IMAP-Server zusätzlich in einen lokalen Ordner, der damit dem Backup unterliegt.
• Es gibt einen zentralen Speicher im Netzwerk, in den jedes Familienmitglied wichtige Daten ablegen kann, die ich dann ebenfalls sichere. Für alles Persönliche ist jeder selbst verantwortlich.
• Unter anderem weil ich meine Backups auch verschlüsselt in einen Cloudspeicher lade, habe ich meine Strategie darauf ausgelegt, die Backups möglichst klein und schnell zu halten.
• Ich habe deshalb Backups und ein nach Jahren geordnetes Archiv. In meinem Fall enthält das Archiv neben wichtigen Dokumenten vor allem Fotos, denn diese möchte ich nicht nur über viele Jahre aufbewahren, sie benötigen auch relativ viel Speicherplatz. Darunter befinden sich auch einige sehr alte Fotos, Dias und Dokumente aus Großvaters Zeiten, die wir nachträglich digitalisiert haben. Der ideelle Wert ist sehr hoch.
  
  Da das Archiv nicht dem normalen Backup unterliegt, bleibt das Backup dadurch im Verhältnis zum Archiv sehr klein.
• Ich habe mir angewöhnt, genauer zu schauen, was ich aufbewahren möchte und was nicht. Ich lösche inzwischen sehr rigoros, spätestens nach einigen Wochen bzw. dem Ende von Aufbewahrungsfristen. Dies hat neben der Archivierung den größten Effekt gehabt.
• Ich erstelle etwa einmal pro Jahr ein neues Basis-Backup. Die alten Backups lösche ich einige Wochen später. Zuvor ergänze ich das Archiv um die neuen Daten des letzten Jahres und überprüfe, ob es noch intakt ist.
  Von dem Archiv erstelle ich eine verschlüsselte Kopie auf einer externen Platte und in einem Cloudspeicher. So endgültig archivierte Ordner nehme ich aus dem Backup-Prozess heraus.
  
  Dieser "Frühjahrsputz" ist der einzige zusätzliche manuelle Aufwand. Insgesamt bin ich damit aber gewiss nicht mehr als zwei Stunden netto pro Jahr beschäftigt.
• Basierend auf dem Full-Backup laufen täglich/wöchentlich automatische inkrementelle Backups. Das geht sehr schnell vonstatten, weil die archivierten Dateien nicht mehr Bestandteil des Backups sind.
  Das zuvor verschlüsselte Backup wird über Nacht ebenfalls automatisch in einen Cloud-Speicher geschrieben.
• Dateien und E-Mails, von denen ich weiß, dass ich sie später archivieren möchte, sortiere ich gleich entsprechend ein. Bis zur endgültigen Archivierung sind sie Teil des Backups.

Die Art meines Backups hat gegenüber einem professionellen Backup immer noch diverse Schwächen. Bei einem inkrementellen Backup mit "forward deltas" ist es z.B. nicht ganz so einfach, einen ganz bestimmten Gesamtstand, z.B. den vom letzten Donnerstag, wieder herzustellen. Das ist in meinem Anwendungsfall aber auch nicht nötig.

Ich schrieb bereits,

Zitat von Solaris

Letztendlich muss jeder seine eigene Strategie finden, so wie du ja auch getan hast. Hauptsache ist, dass man überhaupt eine Backup-Strategie hat.

Insofern: Wenn deine Methode für dich passt, dann ist es gut. Für mich/uns würde sie überhaupt nicht passen.

Zitat von matt59

ich kauf mir doch keine Kuh für ein Glas Milch.

Nach meinem Dafürhalten machst du genau das. Du sicherst täglich eine Kuh von 750 GB, obwohl nur ein Glas von vielleicht ein paar MB nötig wäre.

Wir haben mehrere Rechner in der Familie. Wenn jeder von seinem Rechner täglich ein Voll-Backup ziehen würde - meine Herren!

Offen gestanden würde ich das nicht einmal für meinen eigenen Rechner durchhalten. Täglich eine externen Platte aus dem Schrank holen, anschließen und dann nach einer Stunde wieder zurück in den Schrank legen - diese Disziplin hätte ich nicht.

Da ist mir mein Verfahren lieber. Das Backup läuft vollkommen automatisch. Keiner in der Familie muss etwas dafür tun, und es kann nicht vergessen werden.

Das Backup benötigt auch keine Stunde pro PC sondern genau 0 Sekunden.

Zitat von matt59

Mit Thundersave/Firesave sichere ich Firefox und Thunderbird mehrmals täglich. Das benötigt keine 5 min.

Auch hier gilt, ein jeder wie er es mag. Ich frage mich allerdings, weshalb du diese Tools verwendest, wenn du doch sowieso täglich ein Vollbackup machst?

Zitat von Maxie

Welche Software verwendest du denn, die alle Daten zusammen sichert?

Keine. Ich benutze ein selbst erstelltes Script, welches wiederum nur Standardprogramme bzw. -routinen benutzt. Das ist aber unwichtig. Es gibt hinreichend Backup-Software, die das besser kann und mehr Features bietet, auch kostenlos.

Zitat von Maxie

Wenn du alles sicherst, ist es aber doch eine Spiegelung desSystems, wenn auch eine inkrementelle, richtig?

Ich sichere nur die Daten, nicht das System. Die allerdings zentral für die gesamte Familie. Für sein System ist jedes Familienmitglied selbst verantwortlich. Ein Betriebssystem lässt sich zur Not neu installieren. Verlorene Daten bekommt man nicht zurück.

Bei einem inkrementellen Backup sind im Gegensatz zu einem Spiegel auch alten Stände einer Datei in den vorherigen Backups vorhanden. Das ist ein wesentlicher Unterschied.

Zitat von Maxie

Verschlüsselt deine Software automatisch und lädt die auchautomatisch in die Cloud?

Ja, das geht automatisch. Mein Script ruft zum Verschlüsseln einfach GnuPG auf und lädt die Dateien dann in die Cloud. Es gibt Backup-Programme, wie z.B. Duplicity, die können das von Haus aus.

Ich habe für mich folgende Anforderungen an das Backup gestellt:

• Es muss ohne weiteres Zutun für alle Rechner automatisch laufen, auch dann, wenn die einzelnen Rechner heruntergefahren sind. Ich hätte nicht die Disziplin, Backups regelmäßig von Hand auszuführen. Offen gestanden, hätte ich auch keine Lust dazu.
• Ich möchte eine Kopie an einem anderen Ort haben. Deshalb die Entscheidung für die Cloud mit der Konsequenz, die Daten zu verschlüsseln und die Menge möglichst gering zu halten. Daraus wiederum resultierte die Entscheidung für ein inkrementelles Backup und die Archivierung.
• Es müssen sämtliche wichtigen Daten gesichert werden.
• Auf Zusatzsoftware möchte ich so weit es geht verzichten. Ein Backup-Programm muss genügen. Das Verwenden getrennter Programme, die jeweils nur einen Teil der Daten sichern, kommt für mich nicht infrage.
• Das Datenformat muss so sein, dass ich die Dateien zur Not auch ohne die Backup Software wiederherstellen kann.
• Ich muss die Kontrolle haben.
• Es muss kostengünstig sein. Für das Backup ist bei mir ein Raspberry Pi zuständig. Der kostet nur sehr wenig und kann im Gegensatz zu den großen Rechnern aufgrund seines geringen Stromverbrauchs 7*24 durchlaufen.

Zitat von Maxie

PersonalBackup soll wohl eine brauchbare Software sein, wenn man Backups von einzelnenOrdnern anlegt.

Ein Backup Job kann selbstverständlich beliebig viele Ordner beinhalten. Ein Backup ist aber kein Image, falls du darauf hinaus wolltest.

Ich kenne Personal Backup nur vom Hörensagen. Demnach ist es aber durchaus gut und sollte die Anforderungen eines Privatanwenders in jedem Fall abdecken.

Zitat von Maxie

Ich dachte immer, dass man bei inkrementellen Backups undSpiegelungen keinen direkten Zugriff auf bestimmte Dateien hat.

Selbstverständlich hat man das. Man kann alles, einzelne Ordner oder nur bestimmte Dateien wiederherstellen. Und das sogar aus verschiedenen Versionsständen.

Zitat von Maxie

Sicherst du aus dem TB-Profil also nur deine lokalen Ordnerder jeweiligen Email-Konten?

Ich dachte, du sicherst auch alles (sämtliche Daten).

Ja, ich sichere alle relevanten Daten, dazu gehören auch die lokalen Ordner des Thunderbird. Deshalb habe von den wichtigen E-Mails eine lokale Kopie.

Ich würde gern auf den Ausgangspunkt dieses Threads zurückkommen. Meiner Meinung nach solltest du dich zunächst entscheiden, ob du ein Archiv haben möchtest oder nicht. Die Archiv-Funktion des Thunderbird verdient den Namen meines Erachtens nicht.

Meines Erachtens wiederum ein Muss ist ein Daten-Backup, nicht nur eines der E-Mails. Das hast du, und damit bist du auf der sichereren Seite. Ob du dein Verfahren hier und da vielleicht anpassen möchtest, das ist zunächst einmal zweitrangig.

Backup ist einerseits ein kompliziertes Thema. Es gibt eine Vielzahl an unterschiedlichen Anforderungen. Für den einen ist es wichtig, schnell den kompletten Stand eines bestimmten Tages wieder herstellen zu können, ein anderer benötigt nur den Stand des Vortages. Manche habe mehrere Rechner im Haushalt, manche nur einen. Ich sichere meine wenigen privaten Daten, anderen sichern riesige Datenmengen eines Unternehmens.

Deshalb gibt es auch viele unterschiedliche Verfahren: Images, einzelne Full-Backups, Rolling Backups, inkrementelle mit forward deltas, inkrementelle mit reverse deltas, differentiell usw. . Ich bewege mich hier auch immer noch im Amateurbecken und bin längst kein Experte.

Andererseits kann es auch sehr einfach sein. Wer will und die Disziplin hat, zieht jeden Tag von Hand ein Image und schreibt 750GB weg. Andere möchten vielleicht mehr automatisieren und verschlanken. Ein jeder nach seinem Bedarf und seinen Möglichkeiten.