[imap+lokal] Suche ideales System für Archivierung

  • Thunderbird-Version: 17
    Betriebssystem + Version: Win 8 x64
    Kontenart (POP / IMAP): IMAP
    Postfachanbieter (z.B. GMX):all-inkl


    Ihr Lieben!
    Email ist für mich ein bisschen wie Tagebuch. Ich stelle mir vor, dass ich, wenn ich mal alt und gebrechlich bin, mir mein Leben ein wenig an Hand der empfangenen und gesandten Emails Revue passieren lassen kann. Bei bis zu 12 tsd. Emails pro Jahr (teilweise mit großen Anhängen) bekomme langsam Probleme, bzw. hatte zuletzt mit dem import-export tool (bevor ich auf IMAP umstieg) 17 gb Daten exportiert. Die kriege ich nun ohne Umwege nicht in mein IMAP rein, re-indizieren geht auch nicht (aktuell suche ich lediglich eine Konversation aus der exportierten Zeit) und überhaupt finde ich keine Archivierungs-Systematik, die sicher, sauber und praktikabel scheint.


    IMAP muss sein, weil verschiedene Geräte und ich diese Mini-Cloud-Lösung für mich als sinnvoll erachte. Eine Kombination mit lokalen Konten fände ich nicht schlecht, alleine ob der Sicherung aktueller IMAP-Mails. Hab dahingehend aber noch nix unternommen.


    Wie macht Ihr das, bzw. was schlagt Ihr mir vor? Ideal wäre, wenn die Mails indiziert wären, damit ich sie über die TB-Suche finden kann.


    Danke und Grüße, Sebastian

  • Hallo Sebastian!


    Sehr interessantes Thema!
    Aber gleich vornweg: DIE für alle gültige optimale Lösung gibt es nicht. Aber wir können gern Gedanken austauschen und ich lade auch alle dazu ein.


    Ich stelle fest, dass wir beide viele Gemeinsamkeiten haben. Und ich habe in diesem Zusammenhang auch schon mal den Begriff des "Datenmessies" gehört. Ich habe noch meine ersten "E-Mails" aus dem Anfang der 80er Jahre aufgehoben (ja, damals gab es die heute bekannten E-Mailprotokolle POP und SMTP noch gar nicht, aber dafür andere Möglichkeiten) und ich würde mich sehr ärgern, wenn mir diese verlustig gingen - und da sorge ich vor.
    Aber wir beide haben auch noch einen großen Unterschied in unseren Ansichten:
    Mailanhänge, speziell größere, haben dauerhaft nichts in einer zu speichernden Mail verloren! Sie gehören abgelöst und extern als Datei gespeichert und werden selbstverständlich dort auch noch zusätzlich gesichert.
    Das ist nicht nur technisch vernünftig (ich erinnere nur an das "Aufblähen" der Mails durch die notwendige Umcodierung der binären Anhänge), sondern allein damit werden übergroße und jedes Quota sprengende Mailkonten vermieden.


    So, wie mache ich das: (hier noch einmal, obwohl ich das schon x-mal im Forum beschrieben habe)

    • Für mich gibt es in der produktiven Nutzung auch "nur" noch IMAP. Die Gründe sind die Vorteile dieses Protokolls.
    • Alle auf den unter "Bestandsschutz" stehenden uralten POP3-Konten evtl. noch eintrudelnden Mails werden per Filter automatisch in eines der IMAP-Konten verschoben.
    • In meinen "lokalen Ordnern" habe ich eine, von den einzelnen Mailkonten völlig unabhängige Ordnerstruktur aufgebaut. Hier gilt einzig und allein deine Kreativität. Egal ob nach Jahrgängen oder nach Namen oder Vorgängen oder ... . Hier kann und muss jeder selbst entscheiden. Die Anzahl und die Verschachtelung der Ordner und Unterordner sind meines Wissens nicht oder zumindest nicht "im Rahmen des Sinnvollen" begrenzt. Ich habe diese Grenzen noch nicht ausloten können und benutze "recht viele" Ordner.
    • Alle meine Mails (auch die seltenen der POP3-Konten und bis auf einige sehr wenige Statusmails diverser Dienste, welche ich vorher gleich wegfiltere) bleiben im Posteingang meiner IMAP-Konten zur Ansicht bzw. Bearbeitung liegen. Erst, wenn ich alle Mails in den Status "gelesen" versetzt oder evtl. auch gelöscht habe, greifen die weiteren Filter.
    • Jetzt, nach dem Lesen/Bearbeiten/Löschen stoße ich manuell (!) die Filter an. Dabei werden:
      - zuerst alle Mails, auf welche die Filter passen, in die entsprechenden lokalen Ordner kopiert.
      - danach alle Mails, auf welche die Filter passen, in die entsprechenden Ordner auf dem Server verschoben,
      - bei akuten Platzproblemen ist natürlich hier auch ein Löschen möglich, so dass manche Mails nur lokal gespeichert werden.
      - und die letzten (sehr wenigen) Mails werden nach "Eingang, sonstige" auf dem Server verschoben
      => Alles ist richtig eingeordnet, Aufhebenswertes liegt zusätzlich noch lokal, Müll ist gelöscht, Posteingang ist leer(!)


    Jetzt habe ich meine gewollte Ordnung in meinen Mails. Und alle für mich aufhebenswerten Mails liegen zusätzlich in den lokalen Ordnern. Das bedeutet, dass ich auch automatisch alles Wichtige immer doppelt gesichert habe: auf dem IMAP-Server und auf einem meiner Rechner.
    Ich gehe davon aus, dass ein seriöser Provider hinsichtlich der Sicherung der ihm übergebenen Kundendaten wesentlich mehr investiert, als es ein privater Nutzer je tun könnte. (Mehrfach redundante und synchronisierte Rechenzentren, unterbrechungsfreie Stromversorgung, Brandschutz usw.) Die Wahrscheinlichkeit, dass dieses Sicherungskonzept zeitgleich mit den eigenen Festplatten versagt, dürfte gegen NULL gehen. Aber wir haben ja auch noch andere Daten auf dem Rechner, welche wir eben nur 1x haben ... . Also sollte sich jeder (!) Gedanken über eine eigene Datensicherung machen. Und wenn wir das schon tun, dann beziehen wir doch gleich unser komplettes (!) TB-Userprofil mit ein! So ganz nebenbei haben wir dann noch eine dritte Sicherung unserer Mails.
    Es gibt wirklich tolle und nach einer durchdachten Konfiguration sogar automatisch ablaufende Sicherungsprogramme! Meine und auch die mehrerer Nutzer hier im Forum favorisierte Anwendung für die WinDOSe ist und bleibt "PersonalBackup" von Dr. Rathlev.
    Ob du dann deine eigene Datensicherung auf eine ext. Festplatte oder (selbstverständlich in einem verschlüsselten Container) bei einem Cloudanbieter oder beides ... durchführst, ist dir überlassen. Es hat schon Vorteile, wenn bei einem Brand oder einer sonstigen Katastrophe die gesicherten Daten "außerhäusig" gelagert werden.


    MfG Peter

    Thunderbird 45.8.x, Lightning 4.7.x, openSUSE Tumbleweed, 64bit
    S/MIME, denn ich will bestimmen, wer meine Mails lesen kann.
    Nebenbei: die Benutzung der (erweiterten) Suche, und von Hilfe & Lexikon ist völlig kostenlos - und keinesfalls umsonst!
    Und: Ich mag kein ToFu und kein HTML in E-Mails!

  • Hallo Peter und Graba!
    :P @ Graba und Danke auch von mir an Peter!
    Es dauert wohl eine Zeit, bis ich das Geschriebene umgesetzt habe, im Groben klingt es gut in meinen Ohren, nur zum Verständnis frage ich nochmal nach:

    Zitat

    [*]Alle auf den unter "Bestandsschutz" stehenden uralten POP3-Konten evtl. noch eintrudelnden Mails werden per Filter automatisch in eines der IMAP-Konten verschoben.

    Du meinst alte freenet-anbieter die noch kein IMAP anbieten ? Die würde sicher jeder an dieser Stelle der Überlegungen schon per Weiterleitung an einer der anderen Adressen umgeleitet haben oder gibt es für Dich ein gutes Argument alle-alle Emailadressen mit einem eigenen TB-Account abzuholen?


    Zitat

    [*]In meinen "lokalen Ordnern" habe ich eine, von den einzelnen Mailkonten völlig unabhängige Ordnerstruktur aufgebaut.

    Mit "Lokale Ordner" meinst Du tatsächlich die Instanz Lokale Ordner des TB (habe nie begriffen, was ich damit soll) oder für Archivierungszwecke angelegte Pendants in Pop statt IMAP mit der Option "auf Server belassen" ?

    Zitat

    [*]Jetzt, nach dem Lesen/Bearbeiten/Löschen stoße ich manuell (!) die Filter an.


    Abends drückst Du auf "Filter ausführen", dann greift wahrscheinlich irgendein Automatismus vom PersonalBackup und sichert ?!



    Zitat

    => Alles ist richtig eingeordnet, Aufhebenswertes liegt zusätzlich noch lokal, Müll ist gelöscht, Posteingang ist leer(!)


    Mhh..für meine Arbeitsrealität wäre es eher nötiger nicht so viel innerhalb des TB hin und herklicken zu müssen und lieber alle Mails eines Jahres im Posteingang zu belassen, aber dass könnte ich ja durch die Filterung berücksichtigen. Ich habe primär zwei Emailadressen und würde in deren Struktur im Lokalen vom Aufbau beibehalten.
    Bauchschmerzen bereitet mir die Abtrennung der Anhänge: Konkret hast Du einen Ordner "Anhänge 2012" oder so, in den die GB an Daten "abgefiltert" werden, und wenn Du jetzt inner alten Mail das versandt PDF xy ansehen willst, steht in der relevanten Mail "abgetrennter Anhang xy.dat = 3mb", du kopierst den Namen der Datei und findest ihn per Strg+F in o.g. Ordner ?!


    Danke und Grüße vom Datenmessie im Norden (-:

  • Guten Morgen,


    und hier die Antworten auf deine Fragen:

    Zitat

    Du meinst alte freenet-anbieter die noch kein IMAP anbieten ? Die würde sicher jeder an dieser Stelle der Überlegungen schon per Weiterleitung ...


    Ja klar kann man das auch per Weiterleitung machen. Kommt in Endeffekt das gleiche raus. Ein Filter ist IMHO nur schneller gelöscht, falls eine Adresse vermüllt wird. Und ich gehe nur äußerst ungern auf Webmail-Portale <grusel>.


    Zitat

    Mit "Lokale Ordner" meinst Du tatsächlich die Instanz Lokale Ordner des TB (habe nie begriffen, was ich damit soll) oder für Archivierungszwecke angelegte Pendants in Pop statt IMAP mit der Option "auf Server belassen" ?


    Ja, ich meine wirklich die von vielen unverstandenen und geschmähten "Lokalen Ordner".
    Klar, kann man ein Kto. zusätzlich zu IMAP per POP3 einrichten und dann deaktivieren. Aber wozu?
    Es ist doch viel einfacher, ein kontoübergreifendes lokales Archiv anzulegen, wo man dann seine (aufhebenswerten) Mails auch nach völlig anderen Gesichtspunkten und auch völlig frei von den auf den Servern angelegten Ordnerstrukturen dauerhaft archivieren kann.


    Zitat

    Abends drückst Du auf "Filter ausführen", dann greift wahrscheinlich irgendein Automatismus vom PersonalBackup und sichert ?!


    Ich habe oft über meine persönliche Spam-Vermeidungsstrategie geschrieben. Das bedeutet, dass ich sehr viele Mailadressen verstreue, deren Eingänge alle in ggw. drei Mailkonten bei meinem Provider eingesammelt werden, ich sehe also (ggw.) drei IMAP-Konten mit ihren Posteingängen. (Konkret kommen nur auf zweien davon auch Mails an.) In diesen zwei Posteingängen finde ich alles, was reinkommt. Dort lösche ich mit dem Junk-Button Spam, welcher noch nicht erkannt wurde und nicht aufhebenswerte Mails (Newsletter und Hinweise auf PN usw.), lese alles andere, bis keine ungelesenen Mails (=> Filterkriterium!) mehr vorhanden sind.
    Und wenn ich das erste Kto. "abgearbeitet" habe, drücke ich auf "Filter auf Ordner anwenden". In wenigen Sekunden sind die lokal zu speichernden Mails in die Ordnerhirarchie in den lokalen Ordnern reinkopiert und auf dem IMAP-Server aus der INBOX in die entsprechenden Ordner verschoben worden. Der Posteingang ist leer und ich widme mich dem zweiten Posteingang. Und dann klicke ich noch auf den Button "MultiXpunge", und lasse meinen "Mailordnern" eine kleine Pflege angedeien. Diese Pflege bekommen sie täglich!
    Alles das war rein "Thunderbird"!
    Und wenn dann die Oma meiner Enkel zum Abendbrot ruft, beende ich den Thunderbird und klicke auf den Button "Backup_inkrementiell". Und dann erfolgt vollautomatisch ein inkrementielles Backup. Und (in der Regel!) am Freitag wird eben auf "Backup_voll" geklickt.
    Da ich ausschließlich Linux nutze, ist es natürlich ein anderes Backupprogramm. Aber der Effekt ist der gleiche: alle (!) meine persönlichen "Datenschätze" befinden sich aktuell in wohlverschlüsselten Containern auf den in Deutschland stehenden Servern eines vertrauenswürdigen Providers und noch einmal auf meinem Backup-NAS.
    [Ja, ihr könnt jetzt gern sagen, der Alte übertreibt etwas, ich mache es aber trotzdem weiter so ;-)]


    Zitat

    Mhh..für meine Arbeitsrealität wäre es eher nötiger nicht so viel innerhalb des TB hin und herklicken zu müssen und lieber alle Mails eines Jahres im Posteingang zu belassen, aber dass könnte ich ja durch die Filterung berücksichtigen.


    Jeder kann seine Ablage nach Gusto einrichten. Da gibt es keine "Regeln". Bei der Neueinrichtung dauert es zugegebenermaßen doch seine Zeit, bis alles in die lokalen Ordner kopiert wurde. Vor allem bei Leuten, die erst zu spät erkannt haben, dass Megaanhänge nichts dauerhaft auf dem Mailserver zu suchen haben. Aber dann ist es in wenigen Sekunden erledigt.
    Und: nach dem Lesen/Bearbeiten/Löschen der Mails ist es, wie oben beschrieben, ein einziger Klick pro Konto - und ein paar Sekunden Wartezeit - bis alles erledigt ist.
    Und: Ich habe meine Mailpartner schon immer so erzogen, dass sie wissen, dass Megaanhänge nicht per Mail zu versenden sind. Dafür gibt es seit Jahrzehnten ftp-Server und heutzutage "die Cloud". Und wenn ich jemandem (den ich nicht überfordern will ...) mal ein paar Bilder schicke, dann schreibe ich ihm eine nette Mail mit dem Text - und danach noch eine nur mit den Bildern. In der ersten Mail steht, dass er die Anhänge lokal speichern und dann die "Bilder-Mail" löschen kann. So und nur so habe ich es geschafft, dass mein vollständiges 30 Jahre altes Mailarchiv in der Größe weit unter deinem liegt.
    Falls man das verpasst hat, hilft wirklich nur noch ein Add-on, welches Mailanhänge abtrennen kann (AttachmentExtraktor).
    Und NEIN, die Anhänge befinden sich natürlich NICHT auf dem Mailserver oder im Thunderbird. Sie befinden sich in meinen ganz normalen eigenen Dateien auf meinem Rechner und werden wie oben beschrieben gesichert.
    Und JA, auch da kann man sich eine saubere Ordnerhirarchie aufbauen, wo man auch nach 10 Jahren sofort die Bilder der Enkel aus dem Jahre 20xx findet ... .


    Aber, nochmal, es gibt keine "Vorschriften", nach denen jeder seine Mails und seine Dateien organisiert. Ich kann und will nur beschreiben, wie ich es mache. Ich kenne - ehre und liebe - auch Leute, die ihre Mails nach dem Lesen grundsätzlich mit der [Entf]-Taste bearbeiten ... . Es sind halt nicht alle solche Datenmessies wie wir. WOWEREIT!


    MfG Peter

    Thunderbird 45.8.x, Lightning 4.7.x, openSUSE Tumbleweed, 64bit
    S/MIME, denn ich will bestimmen, wer meine Mails lesen kann.
    Nebenbei: die Benutzung der (erweiterten) Suche, und von Hilfe & Lexikon ist völlig kostenlos - und keinesfalls umsonst!
    Und: Ich mag kein ToFu und kein HTML in E-Mails!

  • Ich hänge mich mal hier mit dran - ich hofe ich "verunstalte" diese Thread nicht mit meinen Fragen. Ich habe wohl anscheinend auch noch nicht alle Möglichkeiten des Thunderbirds verstandn.


    Zu meiner Ausgangssituation: Ich habe im Moment auch noch einige Pop3-Konten, auf die regelmäßig Emails eintreffen. Daneben noch 2 Imap-Konten mit Lokaler Speicherung, worauf ich in Zukunft verzichten will.
    In diesen Konten hat der Posteingang jeweils mehrere Unterordner, in die die Emails automatisch durch Filter verschoben werden.


    Ich will auch eigentlich gerne diese Trennung nach verschiedenen Emailkonten erhalten. Allerdings wäre es sicherlich sinnvoll, diese Konten auf Imap umzustellen.
    Da alle Anbieter außer GMail vom Speicherplatz her begrenzt sind, kann man bei Nutzung von Imap die Emails nur lokal speichern, falls man lokale Ordner verwendet - sehe ich das richtig?


    Ich hätte jetzt für mich an folgende Lösung gedacht:


    Mir ist es am liebsten, wenn die Emails schon vor dem Lesen per Email im betreffenden Ordner landen (so weiß ich gleich, worum es geht)
    Ich erstelle deshalb in "Lokale Ordner" einen Ordner für jedes Mailkonto und stelle in diesem Ordner die bisher vorhandene UnterOrdnerstruktur jedes Kontos nach (s.o.). Dann verschiebe ich alle Inhalte der alten UnterOrdner des Posteingangs in diese neue erstellten Ordner.
    Dann erstelle ich Filter, die die Nachrichten sofort nach eintreffen in die betreffenden Lokalen Ordner einsortieren bzw. die Nachrichten, die nicht von einem Filter erfasst werden, in einen Unterordner "Misc" im Rahmen des Kontenordners im Lokalen Ordner.


    Wäre dieses Vorhaben so möglich oder birgt das Probleme bzw. hat einen Fehler?


    Oder kann ich auch "in" jedem Konto einen eigenen lokalen Ordner erstellen? Ich möchte wie gesagt die Archivierung nach Konten behalten.


    Wie verfährst du mit Emails mit Anhängen? Kann man nur die Anhänge einer Email löschen?


    Der Button des Addons Xpunge bewirkt dann, dass deine beiden Posteingänge komprimiert werden - oder welche Ordner benötigen nach diesem System außerdem eine tägliche Komprimierung?


    Und schließlich: Was genau macht dein Button "Backup_inkrementiell"


    Danke schon jetzt für deine Hilfe!

  • Hallo,

    Zitat

    Der Button des Addons Xpunge bewirkt dann, dass deine beiden Posteingänge komprimiert werden


    Welcher Button? Xpunge hat zwei davon?
    Der normale Button komprimiert nur alle Ordner eines Kontos.


    Gruß

    Konversationen ohne vorherige Anforderung werden ignoriert..
    Windows 10, 64-bit, immer die aktuelle Thunderbird-Version und ältere Testversionen. Testprofile vorhanden.
    Testkonten bei den meisten größeren Mailanbietern wie GMX, Web.de usw

  • Hallo _xcx_,


    es wäre sinnvoll, wenn Du Deinem speziellen Problem, entsprechend unseren Forenregeln einen eigenen Faden widmen würdest.

    Zitat von "Thunderbird Mail DE"

    Bevor Sie einen neuen Thread (= Thema) erstellen, sollten Sie sich über die Suchfunktion vergewissern, ob nicht schon ein Thema mit dem gleichen Schwerpunkt und einer bei Ihnen funktionierenden Lösung existiert.


    Falls Sie keine Lösung für Ihr Problem finden, eröffnen Sie bitte einen eigenen Thread im passenden Unterforum, auch wenn das in einem anderen Thread geschilderte Problem auf den ersten Blick mit Ihrem identisch zu sein scheint. Denn es gibt immer die eine oder andere Abweichung (anderes Betriebssystem, andere Erweiterungen, andere Sicherheitssoftware usw.). Außerdem werden Threads, in denen mehrere Mitglieder das gleiche oder ein ähnliches Problem schildern, schnell unübersichtlich, so dass evtl. Ihr eigenes Anliegen sogar übersehen werden könnte.

    Hierfür vielen Dank im Voraus!


    Gruß
    Feuerdrache

    „Innerhalb der Computergemeinschaft lebt man nach der Grundregel, die Gegenwart sei ein Programmfehler, der in der nächsten Ausgabe behoben sein wird.“
    Clifford Stoll, amerik. Astrophysiker u. Computer-Pionier

  • Hallo Feuerdrache .. danke für die schnelle Antwort. Ich dachte hier wäre ich nicht ganz falsch. Dann würde ich einen neuen Thread erstellen, hoffe das war mit Faden gemeint :)


    Viele Grüße! :)