Nachrichten archivieren / Backup

Hallo,

Archiv hab ich nie verwendet, Lokale Ordner dagegen seit vielen Jahren u.a. für den von dir genannten Zweck.

Mein Vorgehen dürfte dir weniger helfen, denn ich halte nur ganz aktuellen Kram auf dem Server und alles Ältere fliegt da runter. Aber ich skizziere es dennoch für dich:

Ich nutze mehrere Clients für den täglichen Postfachzugriff per IMAP, darunter ein Notebook mit TB, ein Smartphone mit K9-Mail und ein iPad mit Apple Mail. Ab und zu noch weitere.

Fürs Aufräumen auf dem Server ist mein Stand-PC zuständig, an welchen ich mich ab und zu setze, anmelde und den TB starte (er läuft also nicht permenent durch). Der ruft zumindest die Hauptkonten per POP3 ab und diverse Filter sortieren dann fast alles in die umfangreiche Ordnerstruktur weg, teils innerhalb des Haupt-Kontos, teils in den Lokalen Ordnern.

Wirklich Unnötiges lösche ich sowieso schon vorher zeitnah über einen der mobilen Clients, was nach dem Abrufen auf dem Stand-PC das Aufräumen der nicht von Filtern verschobenen Mails vereinfacht.

Fürs Hauptkonto ist beim POP3-Abruf Folgendes eingestellt:

Das heißt also, dass nach solch einem Abruf nur noch bis zu 35 Tage alte Mails auf dem Server liegen.

Du müsstest wohl für dein Szenario stattdessen mind. einmal jährlich von Hand den Vor-Vorjahres-Kram manuell vom Server nach Lokal schubsen (*).

Dann noch Datensicherung dieses Profils mit den Lokalen Ordnern, was schon ein eigenes Thema wird, und du hast deine Mails vorheriger Jahre offline sicher, wieder mehr Platz auf dem Server und den Kram vom aktuellen und dem Vorjahr online für alle Clients im Zugriff.

MfG

Drachen

*) vorzugsweise "portionsweise" kopieren und nach erfolgreichen Stichproben erst vom Server löschen. Dauert länger, aber ist sicherer, denn wenn beim "direkten" Verschieben irgendwas hakt, ist die betroffene Mail oft weg, womöglich sogar mehrere.

Quote from Thunderstroke

1. Wie würdet Ihr da am besten vorgehen?

Die E-Mails in eine für dich passende Struktur nach Lokale Ordner kopieren. Kontrollieren, ob alles da ist. Backup machen. Dann vom Server löschen.

Quote from Thunderstroke

2. Wo ist der Unterschied zwischen "Archiv" und lokaler Ordner"

Der Unterschied besteht nur darin, dass du z.B. über die Taste a eine E-Mail schnell in den Ordner Archiv verschieben kannst. Dabei bist du an die Struktur, die der Thunderbird vorgibt, gebunden. Letztendlich liegen die E-Mails ebenso in einem lokalen Ordner auf der Festplatte wie alle Ordner unterhalb des Kontos Lokale Ordner. Da gibt es keinen Unterschied, weshalb ich persönlich diese Funktion auch für überflüssig halte, um nicht zu sagen für einen Schmarren.

Quote from Susi to visit

Letztendlich liegen die E-Mails ebenso in einem lokalen Ordner auf der Festplatte wie alle Ordner unterhalb des Kontos Lokale Ordner.

Das stimmt nicht ganz. Normaler Weise läge das Archiv auch auf dem Server und wäre damit online. Man kann (und ich denke, das meinte Susi to visit) den Ordner zum Archivieren frei wählen und dabei natürlich auch den Lokalen Ordner wählen.

Quote from Susi to visit

... weshalb ich persönlich diese Funktion auch für überflüssig halte, um nicht zu sagen für einen Schmarren.

Ich liebe die Funktion, dann mit einem Tastendruck ist alles aufgeräumt. Dabei gebe ich natürlich zu, dass 95% meiner Mails in genau dieses Archiv wandern und ich keine ausgefeilte Ordnerstruktur verwende. Ich finde es gerade nicht, aber entweder auf Golem oder heise wurde vor ein paar Tagen über den Sinn und Unsinn einer Archivordnerstruktur philosophiert. Aber jeder Jeck ist ja bekanntlich anders. Ist wohl auch ein wenig OT.

Gruß

slengfe

Quote from slengfe

Man kann (und ich denke, das meinte Susi to visit) den Ordner zum Archivieren frei wählen und dabei natürlich auch den Lokalen Ordner wählen.

Ja klar. Andernfalls wäre ja nichts gewonnen, denn das Ziel soll ja sein:

Quote from Thunderstroke

Ich würde gerne aus verschiedenen Gründen (Sicherheit und Postfach kleiner halten) sämtliche E-Mails VOR 2021 nur noch lokal haben

Quote from slengfe

Ich liebe die Funktion, dann mit einem Tastendruck ist alles aufgeräumt.

Wie ich oben schrieb, das ist der einzige Vorteil. Im Ergebnis unterscheidet es sich nicht von der herkömmlichen lokalen Ordnerstruktur, d.h. diese E-Mails bleiben ebenso auf der lokalen Festplatte gespeichert, wie alle anderen lokalen E-Mails. Sie belegen dort Speicherplatz und sind dem gleichen Verlustrisiko ausgesetzt. Das ist ausdrücklich nicht, das, was Thunderstroke oben gewünscht hat.

Quote from slengfe

Ich finde es gerade nicht, aber entweder auf Golem oder heise wurde vor ein paar Tagen über den Sinn und Unsinn einer Archivordnerstruktur philosophiert.

Das Problem ist, dass die IT den Begriff "Archiv" total verwässert hat. Hier wird sogar ein TAR- oder Zip-File schon als Archiv bezeichnet. Dabei geht es im Wortsinne (archivum = Aktenschrank) um den dauerhaften Erhalt unter besonderen Schutzvorkehrungen. Es gibt also drei Aspekte:

• Platz frei machen
• Dauerhaftes Aufbewahren
• Sicherheit

Wenn ich von Archiv spreche, meine ich damit stets eine Archivierung in diesem Sinne, nicht das Auslagern in einen anderen Ordner auf derselben Festplatte.

Das Ziel ist die sichere Langzeitaufbewahrung. Ins Archiv kommt etwas, das schützenswert ist und nicht täglich gebraucht wird. Bildlich gesprochen kommt es vom Schreibtisch in einen feuerfesten Panzerschrank im Keller.

Was der Thunderbird macht, das ist nur ein Umlagern von der linken auf die rechte Seite des Schreibtischs. Das erfüllt kein einziges der drei Ziele. Es spart keinen Speicherplatz, es ist nicht für die Dauer geeignet und schon gar nicht sicher. Ich kann es deshalb beim besten Willen nicht als ein Archiv ansehen.