Schlagwörter synchron bei mehreren Nutzern

    Hallo ins Forum,

    ich hab zum Thema Schlagwörter schon recherchiert, bin aber zu meiner speziellen Konstellation nicht fündig geworden.

    Folgende technische Infos:

    • Thunderbird-Version 115.13 (gleiches verhalten aber auch bei den vorherigen Versionen)

    • Betriebssystem Windows10x64
    • Kontenart IMAP
    • Postfachanbieter AdoMail
    • Eingesetzte Antivirensoftware: Avira


    TB ist auf 4 Rechnern installiert, die von 6 Personen gemischt verwendet werden. Jeder User hat ein eigenes Windows (AD) Konto.

    Im TB hab ich das auf dem ersten PC erstellte Profil mit allen Kontodaten (es wird eine gemeinsame Mailadresse von allen Usern verwendet) auf ein Netzwerklaufwerk gelegt (also nicht mehr lokal auf jedem einzelnen Rechner). Beim Einrichten von TB auf Rechner 2-4 hab ich dann als Profilordner jeweils das Netzlaufwerk angegeben.

    Soweit funktioniert alles, die User schauen alle aufs gleiche IMAP Postfach.

    Jetzt wollen sie sich die eingehenden Mails per Schlagwort für den jeweils zuständigen Bearbeiter taggen und farblich trennen (Unterordner im Postfach pro User sind nicht gewünscht, da auch manchmal mehrere User an einer Mail werkeln).

    Also hab ich auf einem TB die Schlagworte entsprechend eingestellt. Dort werden die Zuordnungen an den Mails auch angezeigt.

    Nachdem ich mitbekommen habe, dass ich die Schlagworte auf den anderen TBs manuell genauso einstellen muß (warum eigentlich, wenn das Profil auf einem Netzwerklaufwerk liegt und gemeinsam genutzt wird ?), hab ich auch das gemacht, und auf allen 4 TBs nun die gleiche Schlagwortliste eingestellt.

    Nun wird es auf 2 TBs synchron angezeigt, auf den anderen nach wie vor gar nicht.

    In anderen Threads hab ich gelesen, dass bei einem IMAP Konto das (normalerweise) funktionieren sollte, vorausgesetzt, der Provider unterstützt das.

    Habt ihr eine Idee, wie ich die Schlagwortzuordnung synchron in allen TBs angezeigt bekomme ?

    Und was die unterschiedliche Schlagwortliste betrifft: soll /muss ich die prefs.js auf allen 4 PCs manuell identisch anpassen, wie in einigen anderen Threads beschrieben ?

    Danke+Grüße

    Frank

  • graba 21. Juli 2024 um 12:31

    Hat das Thema freigeschaltet.
    Zitat von fschweit

    da auch manchmal mehrere User an einer Mail werkeln)

    Zitat von fschweit

    wenn das Profil auf einem Netzwerklaufwerk liegt und gemeinsam genutzt wird

    Hallo,
    beides kann böse Stolperfallen enthalten. TB ist nicht voll "netzwerkfähig" und die Zugriffe könnten sogar Euren Mailbestand semmeln.

    Besser wäre ein eigener Mailserver, über den die einzelnen Arbeitsstationen via IMAP zugreifen.
    Da sollte ein fähiger IT-Berater konsultiert werden.

    Hallo Frank,

    Zitat von fschweit

    TB ist auf 4 Rechnern installiert,

    und

    Zitat von fschweit

    auf ein Netzwerklaufwerk gelegt

    Zitat von fschweit

    Beim Einrichten von TB auf Rechner 2-4 hab ich dann als Profilordner jeweils das Netzlaufwerk angegeben.

    =

    Zitat von fschweit

    Soweit funktioniert alles,

    Nö!

    Siehst Du ja schon, da die Schlagworte nicht synchron angezeigt werden. Aber das ist noch eine harmlose Nebenwirkung. Ihr seid gerade dabei, das Profil zu versemmeln. Suche bitte gerne mal nach Profil / NAS / Netzwerk / gleichzeitiger Zugriff / netzwerkfähig ...

    Was die Schlagworte betrifft, gibt es bisher keinen Weg, diese zuverlässig und stabil ohne manuelle Eingriffe auf mehrere Arbeitsplätze zu synchronisieren. Von Hand kann man sich behelfen. Das geht, wenn man nicht täglich an den Schlagworten editieren muss, sondern die Liste im wesentlichen statisch bleibt.

    Der erforderliche Support seitens des Provider bezieht sich auf das Header-Feld X-Mozilla-Keys. Das muss er zu- und unverändert lassen.

    In der Tat findet sich die Definition der Schlagworte in der prefs.js wieder. Das ist *die* zentrale Datei für das Thunderbird-Profil. Ein gleichzeitiger Zugriff von mehreren Instanzen auf diese Datei führt unweigerlich zur Beschädigung dieser Datei.

    Die relevante Passage für die Schlagworte beginnt bei

    Code
    user_pref("mailnews.tags.$label1.color", "#ff379b");
user_pref("mailnews.tags.$label1.tag", "Wichtig");
user_pref("mailnews.tags.$label2.color", "#ff9900");
user_pref("mailnews.tags.$label2.tag", "Dienstlich");
user_pref("mailnews.tags.$label3.color", "#009900");
user_pref("mailnews.tags.$label3.tag", "Persönlich");
user_pref("mailnews.tags.$label4.color", "#3333FF");
user_pref("mailnews.tags.$label4.tag", "Zu erledigen");

    usw. Immer paarweise Zeilen für die Farbe und das Schlagwort. Die ersten 5 sind vordefiniert mit label1-5. Danach finden sich direkt die individuellen Begriffe wieder.

    Man kan *bei beendetem Thunderbird* diesen Part aus der prefs.js zu einer anderen prefs.js transferieren, in dem man den Part dort substituiert. Sofern man das nicht allzuoft tun muss, wäre das der einzige mir bekannte Weg für eine Synchronisierung.

    Gruß
    Sehvornix

    Edit: Mit den ersten 5 Schlagworten funktioniert es gleich, weil die nach der Installation von Thunderbird jeweils immer schon standardmäßig da sind. Vorausgesetzt, X-Mozilla-Keys wird über IMAP synchronisiert, zeigen auch andere Thunderbirds mit IMAP-Zugriff auf das betreffende Postfach diese TAGS direkt an.

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    Hallo ggbsde,

    Zitat von ggbsde

    Das ist nicht korrekt.

    Stimmt. X-Mozilla-Keys ist nur bei POP3 im Mailheader nachzuvollziehen.

    Zitat von ggbsde

    Für Schlagworte (Tags) stellt das IMAP Protokoll eigene Befehle bereit. Dadurch funktioniert die Synchronisation unabhängig vom verwendeten Mailprogramm.

    Kannst Du das weiter ausführen? Du hast das zweifellos mehr und länger Einblick in die Abläufe unter der Haube.

    Das funktioniert nämlich nicht. Zwar kann ich in der .msf-Datei nachvollziehen, dass das auf der einen Seite gesetzte Schlagwort auf der anderen Seite darin wiederzufinden ist, aber in Thunderbird erstellt sich deshalb kein Schlagwort von alleine irgendwie automatisch und selbst wenn man mit Nachhilfe das Schlagwort analog an gleicher Stelle in der Liste der Schlagworte und mit gleicher Bezeichnung und Farbe anlegt, ändert sich an der angezeigten Beschlagwortung rein gar nichts. Natürlich habe ich Thunderbird dazu auch mal beendet und wieder gestartet und auch komprimieren / reparieren angewendet, um einen Neuaufbau der .msf zu bewirken. Leider nix.

    Gruß
    Sehvornix

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    Zitat von Sehvornix

    Kannst Du das weiter ausführen?

    Das will ich gerne tun. Habe die Details aber nicht ohne weiteres parat und müsste mich selber erstmal wieder schlau machen. Bin aber gerade in Urlaub (hab eigentlich seit ein paar Jahren nur noch Urlaub:-) Habe natürlich meinen Laptop dabei, aber bei sonnigem Wetter ist auf dem Display nix zu erkennen. Ich hole es nach (wenn ich es nicht vergesse...)

    Zitat von ggbsde
    Zitat von Sehvornix

    Der erforderliche Support seitens des Provider bezieht sich auf das Header-Feld X-Mozilla-Keys. Das muss er zu- und unverändert lassen.

    Das ist nicht korrekt. Für Schlagworte (Tags) stellt das IMAP Protokoll eigene Befehle bereit. Dadurch funktioniert die Synchronisation unabhängig vom verwendeten Mailprogramm.

    Woher haben Sie diese Informationen?

    Das steht im RFC9051 https://datatracker.ietf.org/doc/rfc9051/ Abschnitt "2.3.2. Flags Message Attribute", unter 'Flags' bzw. 'Keywords'

    Muß mich allerdings korrigieren, für die Schlagworte gibt es keine eigenen Befehle, sondern das sind 'keywords' (im Unterschied zu 'System Flags').

    Mal ein Beispiel:

    Code
    openssl s_client -crlf -connect imap.gmail.com:993
... (ne Menge Infos)
1 login "username" "password"
...
2 select inbox
...
* FLAGS (\Answered \Flagged \Draft \Deleted \Seen $NotPhishing $Phishing $label1 $label2 Junk NonJunk out redirected)
* OK [PERMANENTFLAGS (\Answered \Flagged \Draft \Deleted \Seen $NotPhishing $Phishing $label1 $label2 Junk NonJunk out redirected \*)] Flags permitted.
...

    Die 'FLAGS' zeigen alle Stichworte, die in der INBOX verwendet werden. Die '\...' sind die System Flags, die im RFC definiert werden. Einige der '$...' werden ebenfalls im RFC definiert (z.B. $Phishing). Die '$label1' usw. sind die internen Darstellungen der TB-Standardstichworte, '$label1' ist 'Wichtig'. 'out' und 'redirected' sind von mir in TB definierte Stichworte. Am Ende von '* OK' steht Flags permitted, der Server erlaubt also eigene Stichworte, das muß nicht immer so sein.

    Die individuelle Stichworte einer Nachricht werden beim 'FETCH' Befehl geliefert.

    Code
    16 fetch 3 all
#* 3 FETCH (ENVELOPE ... FLAGS (NonJunk \Seen out) INTERNALDATE "27-Mar-2024 18:54:41 +0000" RFC822.SIZE 4242)

    Alles klar?

    Zitat von Sehvornix

    Kannst Du das weiter ausführen?

    Code
    Rechner A:
 - Schlagwortverwaltung: Schlagwort 'StichW' angelegt
 - prefs.js: mailnews.tags.stichw.tag=StichW
 - neue Mail, gespeichert in Entwürfe, Schlagwort 'StichW' hinzugefügt
IMAP Server zeigt: FLAGS (\Draft stichw)

    Thunderbird hat das intern und auf dem IMAP Server verwendete Schlagwort in Kleinbuchstaben gewandelt

    Code
    Rechner B:
 - Mail geöffnet, kein Schlagwort angezeigt
 - Schlagwortverwaltung: Schlagwort 'StichW' angelegt
 - Mail neu öffnet: Schlagwort 'StichW' wird angezeigt
    Code
    Rechner A:
 - Schlagwortverwaltung: Schlagwort 'StichW' ändern in 'SchlagW'
 - Mail öffnen, 'SchlagW' wird angezeigt
 - prefs.js: mailnews.tags.stichw.tag=SchlagW
IMAP Server zeigt: FLAGS (\Draft stichw)

    Thunderbird hat also nur die externe Darstellung des Schlagworts geändert

    Code
    Rechner B:
 - Mail neu öffnen, Schlagwort zeigt weiterhin 'StichW'

    Da das Schlagwort auf dem IMAP Server nicht geändert wurde, war das zu erwarten

    Code
    eMClient installiert und eingerichtet
 - Mail geöffnet, Schlagwort (dort Etikett genannt) 'stichw' wird angezeigt

    Anders als TB erkennt eMClient sofort das Schlagwort und zeigt es an. Es wird aber nicht automatisch zu den verfügbaren Etiketten hinzugefügt, kann aber per Mausklick schnell erfolgen.

    Code
    eMClient
 - Etikett 'EtiKett' angelegt
 - Dieses Etikett der Mail hinzugefügt
 - IMAP Server zeigt: FLAGS (\Draft \Seen stichw EtiKett)

    Das Schlagwort wird also nicht in Kleinbuchstaben umgewandelt. Damit läßt es sich in TB leider nicht anzeigen (außer durch manuelles Eintragen in der prefs.js)!

    Code
    eMClient
 - Etikettverwaltung: 'EtiKett' geändert in 'EtiKett2'
 - In Mail wird jetzt 'EtiKett2' angezeigt
 - IMAP Server zeigt: FLAGS (\Draft \Seen stichw EtiKett2)

    Anders als TB wird also beim Ändern des Schlagworts das Schlagwort auch auf dem IMAP Server geändert. Das könnte Probleme machen, wenn eMClient nicht alle Mails mit diesem Etikett/Schlagwort kennt und also nicht überall ändert.

    Fazit: Die Schlagworte werden auf dem Server abgelegt (aber nicht im Header) und wenn alle Klienten mitspielen, werden sie auch (in Grenzen) ordentlich synchronisiert.

    Einmal editiert, zuletzt von ggbsde (29. Juli 2024 um 22:42) aus folgendem Grund: Ergänzung

    Hallo Sehvornix,

    erstmal danke für die ausführliche Antwort.

    Den Teil mit der prefs hab ich soweit auch umgesetzt und siehe da, die Schlagworte werden jetzt synchron auf allen 4 Rechnern angezeigt. Kaum macht man es richtig ...

    Allerdings gibt mir der Teil der Antworten mit dem Profil auf dem Netzlaufwerk zu denken.

    Ich war mir nicht bewusst, das TB da sensibel drauf reagiert. Ich betreib das schon seit einigen Jahren so, und es gab noch keine Probleme damit. Hab ich vermutlich einfach nur Glück gehabt.

    Du meinst also, der bessere und stabile Weg ist in jedem Fall, dass jeder User auf seinem PC sein eigenes lokales Profil hat (und Nutzer, die an wechselnden PCs arbeiten, das ganze dann im Roaming Ordner unterzubringen) ?

    Ich wollte halt vermeiden, dass der "lokale Zwischenspeicher" im TB-Profilordner dann gleich 4 mal rumgeistert, aber das ist dann wohl nicht so optimal.

    Viele Grüße

    Frank

    Hallo Frank,

    Zitat von fschweit

    Hab ich vermutlich einfach nur Glück gehabt.

    schätze, hast Du ;)

    Zitat von fschweit

    Du meinst also, der bessere und stabile Weg ist in jedem Fall, dass jeder User auf seinem PC sein eigenes lokales Profil hat

    Ja. Unbedingt.

    Zitat von fschweit

    (und Nutzer, die an wechselnden PCs arbeiten, das ganze dann im Roaming Ordner unterzubringen) ?

    So 'gut' (*hüstel*), wie Microsoft das Thema Roaming behandelt, habe ich mir den Gebrauch komplett abgewöhnt. Wäre ja wirklich schön, wenn man damit robust und verlässlich was anfangen könnte, aber leider ..

    Inzwischen ist die Technologie aber auch überholt und solche Roaming-Arbeitsplätze möchte MS wohl eher virtualisiert über VDI oder RDSH abgebildet sehen.

    Roaming-Profiles musst Du dann halt mal für Deinen Bedarf sorgfältig testen, bevor Du das produktiv einführst.

    Zitat von fschweit

    Ich wollte halt vermeiden, dass der "lokale Zwischenspeicher" im TB-Profilordner dann gleich 4 mal rumgeistert, aber das ist dann wohl nicht so optimal.

    Kann ich verstehen, aber da kommst Du teils nicht drumherum. Du könntest aber das lokale Vorhalten der Mails deaktivieren. Das kostet Dich den Offline-Modus und bringt Dir aber sehr viel schlankere Profile.

    Statt Roaming könntest Du noch den Einsatz einer Portable-Version in Betracht ziehen und die den Usern über einen Share anbieten. Aber jedem User seine eigene separate Portable-Version. Die Performance wird dabei natürlich wieder vom Netzwerk abhängig und die Risiken des Zugriffs über ein Netzwerk für die Portable.exe kommen natürlich auch wieder mit ins Spiel.

    Aber ich denke, ihr hab da sicherlich ein ordentliches Backupkonzept. Sollte sich eine solche Portabel-Breitstellung zerlegen, müsste sich die direkt aus dem Backup wieder herstellen lassen.

    Gruß
    Sehvornix

    Keyboard not found. Press any key to continue.