Generelle Fragen zu IMAP und VERSENDEN

    Hallo!

    Kann mir von Euch jemand bitte einmal grundlegend erläutern, wie man bei Nutzung des IMAP-Protokolls i. V. mit SMTP für den Versand von Mails vorzugehen hat, um auf mehreren Mail-Clients die bereits über diese VERSENDETEN EMails lesen zu können?

    Normalerweise werden ja bei der Nutzung von SMTP serverseitig VERSENDETE EMails nicht gespeichert, sodass sich diese auch nicht von unterschiedlichen Clients abrufen lassen.

    Ich lese immer wieder im Zusammenhang vom IMAP-Server von "sent items". Aber IMAP ist meines Wissens eigentlich nur auf den ABRUF von eingegangenen Mails ausgerichtet.
    UND es scheint nach allem, was ich lese, auch ein Problem zu sein, dass das o. a. "sent items" nicht immer mit den Ordnerbezeichnungen für über den MailClient, bspw. Thunderbird, versendete EMails übereinstimmt.

    Ich würde mich freuen, wenn von Euch jemand auf vorstehende Fragen exemplarisch anhand eines "IMAP-Accounts" bei Arcor/Vodafone eingehen könnte.
    Ziel ist, dass ich mit meinem Thunderbird-MailClient unter Windows 10 UND auf meinem Android-Smartphone die versendeten EMails sehe, d. h. auch die jeweils von der anderen OS-Plattform versendeten.
    Wenn ich das richtig verstanden habe, muss man hierfür nicht zwingend irgendwelche filterbasierte KOPIEN generieren.

    Herzlichen Dank im voraus und viele Grüße
    imaptestit

    Quote from imaptestit

    werden ja bei der Nutzung von SMTP serverseitig VERSENDETE EMails nicht gespeichert, sodass sich diese auch nicht von unterschiedlichen Clients abrufen lassen.

    Das stimmt (so) nicht (ganz). Entscheidend ist, wo die versendeten Mails gespeichert werden. Wenn diese in einem Ordner "Gesendet" innerhalb des IMAP-Kontos gespeichert werden (und das ist so Standard), dann wird dieser Ordner "Gesendet" auch in jedem anderen Client angezeigt (muss dort natürlich "abonniert" sein) und man kann die Mails dort auch lesen.

    Gesendet wird zwar mittels des SMTProtokolls zum Empfänger der E-Mail, der sendende Client speichert eine Kopie der Mail aber in einem Ordner innerhalb des IMAP-Kontos. Diese Kopie wird (wie jede andere Mail auch) per IMAProtokoll auf den Server "hoch" synchronisiert und liegt dann auch dort im entsprechenden Ordner. Somit ist diese Kopie dann für jeden anderen Client auch wieder erreichbar.

    Hinweis nebenbei:

    Thunderbird meckert bei manchen Anwendern, dass er die Kopie nicht im IMAP-Ordner speichern konnte. Wenn man den obigen Absatz liest und versteht, dann erkennt man auch, dass die Mail trotzdem per SMTP (sehr wahrscheinlich) erfolgreich gesendet werden konnte, aber "nur" die Kopie davon (per IMAP) nicht korrekt erstellt werden konnte.

    Zurück zu Deiner Frage:

    Verschiedene Anbieter der Postfächer nutzen verschieden Standard-Namen für diese speziellen Ordner (Spam vs. Junk, oder auch Gesendet vs. Sent vs. Sent Items, etc.). Im Prinzip kannst Du in Thunderbird immer den vom Anbieter vorgegebenen Namen verwenden, indem Du in den Konten-Einstellungen den entsprechenden Ordner für bspw. gesendete Mails auswählst. Thunderbird legt dann auch seine gesendeten Mails dort rein. Innerhalb von Thunderbird wird für diesen Ordner dann aus kosmetischen Gründen der (quasi intern standardmäßige) Name "Gesendet" oder bei Spam dann "Junk" angezeigt. Wenn Du per Rechtsklick auf den Ordner die Eigenschaften anzeigen lässt, siehst Du dort wie der Ordner technisch auf dem IMAP-Server wirklich heißt (bspw. "Sent Items").

    Sobald Du weitere unterschiedliche Clients verwendest kann es komplizierter werden, da diese oft nicht so flexibel sind und die Auswahl der speziellen Ordner nicht zulassen. Das gilt bspw. für die Gmail-App auf dem Smartphone. Diese erstellt zwangsweise solche Ordner nach eigenem Willen und lässt eine Anpassung durch den Anwender nicht zu.

    Herzlichen Dank für die umfassenden Erläuterungen, die mir das Verständnis erleichtern!

    Du schreibst u. a.:

    Quote

    Gesendet wird zwar mittels des SMTProtokolls zum Empfänger der E-Mail, der sendende Client speichert eine Kopie der Mail aber in einem Ordner innerhalb des IMAP-Kontos. Diese Kopie wird (wie jede andere Mail auch) per IMAProtokoll auf den Server "hoch" synchronisiert und liegt dann auch dort im entsprechenden Ordner. Somit ist diese Kopie dann für jeden anderen Client auch wieder erreichbar.

    Aber wie verhält sich dies zur folgenden Aussage?

    Quote

    Sobald Du weitere unterschiedliche Clients verwendest kann es komplizierter werden, da diese oft nicht so flexibel sind und die Auswahl der speziellen Ordner nicht zulassen. Das gilt bspw. für die Gmail-App auf dem Smartphone. Diese erstellt zwangsweise solche Ordner nach eigenem Willen und lässt eine Anpassung durch den Anwender nicht zu.

    Ist denn zumindest davon auszugehen, dass bspw. ein IPhone und ein bspw. ein BluMail (Android) ebenfalls die von den Smartphones und dem PC (Thunderbird / Outlook) versendeten EMails einander anzeigen?

    Eine Anschlussfrage hätte ich noch:

    Sehe ich das richtig, dass ich in Thunderbird lokale Kopien des IMAP-Accounts (erhaltene Mails UND versendete) anlegen lassen kann, indem ich Thunderbird unter "Nachrichten-Synchronisation" => Nachrichten für alle Ordner dieses Kontos auf diesem Computer bereithalten" aktiviere?

    Mir ist wichtig (und im geschäftlichen Bereich ohnehin vorgeschrieben), dass ich Kopien der eingegangenen und versendeten Mails anfertigen und auf Datenträgern sichern kann.

    Danke und viele Grüße
    imaptestit

    Quote from imaptestit

    Mir ist wichtig (und im geschäftlichen Bereich ohnehin vorgeschrieben), dass ich Kopien der eingegangenen und versendeten Mails anfertigen und auf Datenträgern sichern kann.

    Hallo,

    das ist aber i.d.R. eher eine Frage einer ordentlichen Datensicherung als der Duplizierung von E-Mails im Mailclient.

    Quote from imaptestit

    Sehe ich das richtig, dass ich in Thunderbird lokale Kopien des IMAP-Accounts (erhaltene Mails UND versendete) anlegen lassen kann, indem ich Thunderbird unter "Nachrichten-Synchronisation" => Nachrichten für alle Ordner dieses Kontos auf diesem Computer bereithalten" aktiviere?

    Jaein: Ja, es ist eine temporäre Kopie. Nein, weil der Ordner mit dem Server synchronisiert wird; löscht du eine Mail aus diesem Ordner auf dem Server, verschwindet er beim nächsten Connect auch aus dieser lokal bereitgehaltenen Kopie.

    Eine vom Server unabhängige Kopie kannst du machen, indem du sie in den Lokalen Ordnern des Thunderbirds (in einer sinnvollen Ordnerstruktur) ablegst.

    MfG

    Drachen

    Quote from imaptestit

    Sehe ich das richtig, dass ich in Thunderbird lokale Kopien des IMAP-Accounts (erhaltene Mails UND versendete) anlegen lassen kann, indem ich Thunderbird unter "Nachrichten-Synchronisation" => Nachrichten für alle Ordner dieses Kontos auf diesem Computer bereithalten" aktiviere?

    Das langt nicht als Sicherungskopie, da es wie Drachen schon sagt nur eine Art Cache ist, mit dem Du lokal arbeiten kannst. Dieser Cache wird im Zweifelsfall sofort gelöscht, wenn Dich mit dem eigentlichen Server wieder verbindest und zuvor die Mails von einem anderen Client aus gelöscht oder verschoben wurden.

    Entweder Du hast die "Macht" über den Server, dann kannst Du dort Backups machen, oder Du muss die Mails (ebenfalls wie Drachen sagt) in Thunderbirds lokale Ordner kopieren und davon dann regelmäßig Backups anfertigen lassen.

    Quote from imaptestit

    Ist denn zumindest davon auszugehen, dass bspw. ein IPhone und ein bspw. ein BluMail (Android) ebenfalls die von den Smartphones und dem PC (Thunderbird / Outlook) versendeten EMails einander anzeigen?

    Letztlich muss jeder Client alle notwendigen Ordner "abonnieren" und anzeigen. Theoretisch kann jeder Client jeden Ordner anzeigen und benutzen. Nur weiß der eine Client nicht, was der andere Client als "speziellen" Ordner verwendet, um dort bestimmte Mails abzulegen. Das muss man in jedem Client separat einstellen und möglichst übereinstimmend machen. Nur leider lässt das eben gerade der ganze App-Krams auf den Smartphones nicht immer zu - schon gar nicht die Apps der einzelnen Postfachanbieter. Auf dem Smartphone mit Android bietet sich beispielsweise "K9 Mail" an.

    Nochmal zur Datensicherung:

    Quote from imaptestit

    Mir ist wichtig (und im geschäftlichen Bereich ohnehin vorgeschrieben), dass ich Kopien der eingegangenen und versendeten Mails anfertigen und auf Datenträgern sichern kann.

    Dazu schrieb ich:

    Quote from Drachen

    das ist aber i.d.R. eher eine Frage einer ordentlichen Datensicherung als der Duplizierung von E-Mails im Mailclient.

    Die Replik lautete:

    Quote from imaptestit
    Nein, ist es nicht, wenn Du selbst einen IMAP-Server betreibst und die Wahl hast, entweder serverseitig die Daten mitzusichern, oder genau das eben über regelmäßige Backups vom Datenträger im PC "miterledigst", was logischerweise nur dann funktioniert, wenn die serverseitigen IMAP-Ordner in irgendeiner Form auf den Client herübergezogen werden.

    Darauf möchte ich noch einmal eingehen, denn du bist offenbar Gewerbetreibender und damit eine Art Sonderfall: Nicht ganz ohne Hintergedanken schrieb ich "i.d.R.".

    Denn natürlich kann es im geschäftlichen Umfeld nicht der Penibilität oder Vergesslichkeit oder gar Urlaubs- und Krankheitszyklen unterworfen werden, ob es eine Datensicherung gibt oder nicht. Völlig üblich, bewährt und sinnvoll ist daher tatsächlich in faktisch allen Betrieben, die eine egal wie kleine IT-Truppe haben, eine zentrale Datensicherung durch eben diese IT-Abteilung (*), die dann auch Mailpostfächer abseits von Max Mustermann einbezieht, also kontakt@firma oder einkauf@firma oder derlei an Funktionen gekoppelte Postfächer, für die keine Einzelperson namentlich zuständig ist und die Max Mustermann regelhaft in seiner lokalen Kopie seines eigenen IMAP-Postfachs vergisst. Sicherung der jeweiligen persönlichen Postfächer durch deren Inhaber ist eher unüblich und ungewöhnlich, von leicht paranoiden Menschen oder solchen mit schlechten Erfahrungen - kombiniert mit dem nötigen Wissen - vielleicht mal abgesehen und selbst die sichern dann eher ihren Gesendet-Ordner und nicht unbedingt das ganze Postfach.

    Unsere Admins würden mir übrigens wohl einen Vogel zeigen, wollte ich mein dienstlichen Postfach mit knapp 15 GB aus fast 20 Jahren häufiger nochmal zusätzlich sichern. Die schiere Datenmenge würde schon auffallen, wenn ich das auch nur monatlich kopieren würde, von wöchentlich oder gar täglich ganz zu schweigen; es sei denn, ich würde das auf externe Platten machen, die aus Sicherheitsgründen wiederum nicht Jeder nutzen könnte ;-)

    Die von dir erwähnte Wahl hat man eigentlich nur in sehr kleinen Firmen, also bei Personengesellschaften und Gewerbetreibenden.

    Ich finde es unabhängig davon übrigens gut, dass du als vermutlicher Einzelkämpfer dieser Art (sonst würdest du ja deinen Mailserver nicht selber betreiben, was dich nebenbei auch wieder zur Ein-Mann-IT-Truppe deiner Firma macht *g*) das Thema überhaupt auf dem Schirm hast, da kenne ich Anderes .... :-)

    (*) Zur Datensicherung gehört auch die Backup-Strategie (z.B. einfach rotierende Sicherung oder zyklisch oder GFS-Konzept usw.), die Lagerung der Bänder oder sonstigen Sicherungsmedien in einem feuerfesten und sicher verschlossenen Tresor (in einem anderen Brandabschnitt) und noch so einige Sperenzchen. Gleich mehrere dieser Punkte wären kaum zu erfüllen, wenn die ganzen Mitarbeiter größerer Firmen einzeln ihre Postfächer nach Gutdünken sichern sollten. Gesetzlich vorgeschriebene Mindestaufbewahrung mancher Daten (Einkäufe, Verträge, Gesundheitsdaten etc. - Kopien an sich sind m.W. übrigens nicht vorgeschrieben) ist damit praktisch nicht machbar.

    Ich hoffe, du kannst es mir verzeihen, dass ich das Thema noch einmal aufgegriffen habe und dabei primär Aspekte von größeren Firmen fokussiert habe, die mit deiner Situation offenbar nichts zu tun haben. Das ist eher für spätere Leser gedacht, die sich zwar für das Thema "Kopien von Mails vom IMAP-Server" interessieren und dabei den Thread wiederfinden, aber einen ganz anderen Hintergrund und eben nicht diese Wahl wie du haben. Die möchte ich ungern auf halber Strecke mitten im Wald stehen lassen, sondern meine und deine Gedanken quasi in einen größeren Kontext einordnen oder Interessierten zumindest dabei helfen ;-)

    MfG

    Drachen