Konzeptionelle Fragen zur Archivierung

• Kontenart (POP / IMAP): IMAP
• Postfachanbieter (z.B. GMX): n/a
• PGP-Software / PGP-Version: internes RNP + S/MIME
• Eingesetzte Antivirensoftware: n/a
• Firewall (Betriebssystem-intern/Externe Software): n/a

Grüße ins Forum,

wie in meinem ersten Posting erwähnt, sind wir eine kleine Gruppe ehrenamtlich Tätiger. Ich habe vor kurzem von meinen Vorgängern die Betreuung der kleinen IT übernommen. Vorgefunden habe ich eine Umgebung, die - bedenkt man unser sehr kleines Budget - wirklich bemerkenswert durchdacht aufgesetzt ist. Nun stehen einige Änderungen an, die eine konzeptionelle Anpassung erforderlich machen. Kopfzerbrechen bereitet mir die Archivierung. Vielleicht kann mir hier jemand dazu weiterhelfen.

Ist-Zustand:
Die Mails liegen, solange sie bearbeitet werden, auf einem IMAP-Server. Mails, die aufbewahrt werden müssen, werden anschließend in das Konto Lokale Ordner verschoben. Diese lokalen Ordner liegen auf einem NAS, das für alle erreichbar ist. Um möglichst unabhängig zu sein ist das Speicherformat Maildir, also eml. Besonders wichtige Dokumente aus dem Anhang werden zusätzlich in der Ordnerstruktur gespeichert. Die können sogar signiert werden.
Es gibt ein tägliches inkrementelles Backup der Profile und der Dateien vom NAS auf eine zweite, externe Platte und per Restic in die Cloud. Selbstverständlich verschlüsselt.
Vorgehalten werden so die Mails zweier Kalenderjahre. Alle zwei Jahre wird der Rest archiviert und aus dem aktiven Bestand gelöscht. Zum Archiv kommt stets eine zu diesem Zeitpunkt aktuelle Version des Thunderbird.

Das Problem:
In der Vergangenheit, wohl in der Snowden-Zeit, gab es einige wenige Mails, die mit PGP oder S/MIME verschlüsselt waren. In Zeiten von EnigMail wurden deshalb die Mails nach dem Empfang dauerhaft entschlüsselt. Dann ist die Verschlüssellei mangels Aufkommen eingeschlafen. Neuerdings gibt es wieder vereinzelte Anfragen dazu. Ich müsste das alles neu einrichten. Das wäre nicht das Problem, sondern:

1. Brauchbare S/MIME Zertifikate gibt es anscheinend noch nur gegen Geld. Das ist hier knapp. Deshalb kommt wohl nur PGP in Betracht. Das wiederum ist nicht das bevorzugte Verfahren der wenigen User.
2. Thunderbird hat inzwischen zu RNP gewechselt. Das macht die Archivierung einfacher, weil die Schlüssel im Profil stecken. Klares Plus. Es schafft aber eine gewisse Abhängigkeit zum Thunderbird. Das ist unerwünscht.
3. Thunderbird kann Mails nicht mehr dauerhaft entschlüsseln. Hier liegt das größte Problem, speziell für die Archive. Denn die Mails sind damit der Suchfunktion entzogen. Ich habe dazu Bugs gefunden. Dort gibt es jedoch seit Jahren keinen Fortschritt.
   Man hat mir den Hinweis gegeben, dass Betterbird das könne. Hier jedoch fehlt das Vertrauen, ob es den Betterbird auch noch in einigen Jahren geben wird. Ferner erhält der Betterbird meines Wissens keine automatischen Updates.
   Ich habe trotzdem überlegt, Betterbird auf einer Station zu installieren und damit alle verschlüsselten Mails entschlüsseln zu lassen. Das wäre dann ein manueller Schritt, während alles andere ohne Zutun der User automatisch abläuft. Ich fürchte, das geht schief. Vor allem auch, weil es so selten vorkommt.

Ich tendiere dazu, die Verschlüsselung gar nicht erst anzubieten. Das wäre nicht wirklich schön. Vielleicht hat hier ja jemand eine Idee, wie man insbesondere das Problem der permanenten Entschlüsselung lösen kann. Das würde mich freuen.

Ich wünsche frohe Ostern.

XXX

Quote from rolwinhanger_mac

Es gibt die Möglichkeit in Thunderbird über den "Organisator" eine entschlüsselte Kopie zu erstellen und zu speichern.

Vielen Dank! Das funktioniert. Leider gibt es diese Aktion nicht als Filter, was dem Hörensagen nach bei Betterbird möglich ist.
Diesen Menüpunkt hatte ich zuvor gar nicht wahrgenommen. Ich hätte dort auch nicht gesucht. Die Bezeichnung ist meiner Meinung nach etwas unglücklich gewählt. Bei Organisator denke ich zunächst an den Organisator eines Termins. Gemeint ist anscheinend ein Teil des Programms, der zur Organisation dient.

Das Entschlüsseln bricht die Signatur. Dessen war ich mir bewusst. Mir ist nun aufgefallen, dass es auch die DKIM-Signatur bricht. Das wiederum war mir neu. Dachte ich doch, diese würde gar nicht über den Inhalt der eigentlichen Mail hashen.
Die Anwender hier verwenden den DKIM-Verifier. Eine so entschlüsselte Mail ist danach deutlich sichtbar mit einem Warnhinweise versehen. Dies erfordert in jedem Fall ein aufklärendes Gespräch mit den Anwendern. Ich werde mir das in den nächsten Tagen noch etwas genauer ansehen. Für die größte Hürde scheint es aber eine Lösung zu geben. Sehr schön!

Quote from heinerwm

mein Lob für diesen Beitrag,

Vielen Dank auch für das Lob. Dann haben meine Deutschlehrer etwas richtig gemacht. Auch wenn ich mir sicher, sie hätten schon noch etwas zum Anstreichen gefunden.

Euch noch viel Spiel beim österlichen Suchen.

Stichwort Ostersuche. Ich würde gern den Beitrag von rolwinhanger_mac als hilfreiche Antwort markieren, finde die Option aber nicht. Wo ist die versteckt? Ich bitte um einen Hinweis.

Danke, graba. Das war sehr freundlich. Wie viele Problemchen muss ich denn schildern, um auf die nötige Beitragszahl zu kommen?

Ich erhöhe die Anzahl meiner Beiträge um eins mit einer Rückmeldung zum Betterbird. Mit dem habe ich mich heute kurz beschäftigt. Eine Option zum Entschlüsseln per Filter habe ich dort ebenfalls nicht gefunden. Das Hörensagen stammt vermutlich aus den Zeiten von Enigmail.
Was ich allerdings gesehen habe, das ist eine Version für Flatpack. Nun bin ich zwar kein übermäßiger Fan von Snap und Flatpack, jedoch ermöglicht dies ein automatisches Update des Betterbird. Hinzu kommt eine gewisse Abschirmung. Für uns wäre er möglicherweise doch eine Option. Er kommt jedenfalls auf die Agenda für eine der nächsten Besprechungen.
In Betterbird heißt der Menüpunkt, unter dem sich das dauerhafte Entschlüsseln verbirgt, anstatt Organisator Organisation, im Sinne von Mails organisieren. Ich kenne die originale Bezeichnung im Englischen nicht. Doch diese Übersetzung gefällt mit deutlich besser, weil ich dabei nicht automatisch an den Organisator eines Termins denke. Verwalten oder organisieren würde mir noch besser gefallen. Das vielleicht als kleine Anregung für die Übersetzer, sofern sie hier anzutreffen sind. Eine Bewerbung für eine Mitarbeit bei der Übersetzung soll dies ausdrücklich nicht sein.
Für mich selbst werde ich mir den Betterbird in den nächsten Tagen noch etwas genauer ansehen. Mir sind neben der Vielzahl an behobenen Fehlern einige interessante Funktionen aufgefallen, die der Thunderbird nicht oder noch nicht hat. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit einer komplexeren Suche, einschließlich Regular Expressions. Die sind einigen Linuxern gewiss vertraut und können gerade bei der Suche in Archiven hilfreich sein.
Erschreckt hat mich der Punkt "Works well with more than 500 folders". Zu Thunderbird steht dort "Loses message summary files (MSF)". Von 500 Ordnern bin ich zwar weit entfernt, doch sollte das wirklich im Thunderbird ungelöst sein?

Nochmals besten Dank. Kommt gut in die Woche.

Quote from heinerwm

Na, dann mal los!

Der ist nicht schlecht! Immerhin, 16 15 Beiträge habe ich bereits, diesen eingerechnet.
Doch, wenn ich so viele Probleme mit dem Thunderbird hätte, dass ich auf 250 Beiträge käme, müsste er komplett unbrauchbar sein. Wir alle wissen, das Gegenteil ist der Fall. Der Thunderbird ist für mein Dafürhalten schon ziemlich gut.

Quote from ggbsde

Weil's aber BB besser aussehen läßt, läßt der Entwickler es stehen.

Danke für die Information. Ich verstehe durchaus, dass der Entwickler sein Produkt hervorheben muss. Das grenzt dann aber doch sehr an Falschinformation. Am nächsten Wochenende finde ich vielleicht die Zeit, den Betterbird etwas genauer unter die Lupe zu nehmen.